各級政協常委會的議事規則中都有規定，召開常委會會議之前，應將開會日期、建議會議討論的主要事項，通知常務委員會組成人員和列席會議的人員。

如：

《中國人民政治協商會議全國委員會常務委員會工作規則》第八條規定：
常務委員會會議的議程由主席會議擬訂，于會前一個月將會議的有關事項通知常務委員會組成人員；臨時舉行的會議，可以臨時通知。

回顧紙質時代的會議文件管理：

在紙質時代，文件載體是紙張，所有的流程均依賴于人力，勞動強度大，周期長，成本高，耗能多，影響環境…

如今網絡時代：

集成文件數字化、傳遞網絡化、閱讀電子化的會議文件管理。

網絡時代的會議文件管理致力于丟掉紙張，實現會議文件的“云存儲”，提高會議文件管理與使用的便捷性，并利用云端傳輸，改善工作流程與質量，常委們使用移動設備即可進行會議文件閱讀，響應國家號召，達到節約能源，保護環境的目的。