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【案例】公交集團檔案管理如何實施？公交集團把信息化落到實處

2023/1/18 0:00:00 來源：最新案例作者：小博瀏覽量： 845

最近幾年，我們常看到類似“市檔案局檢查評審公交集團檔案管理”的內容。究竟如何做好公交集團檔案管理？我們通過這些資訊可以窺見一二。在這些資訊當中，出現頻率比較高的內容為：門類完整、整理規范、計算機錄入和掃描、檔案的使用情況、檔案信息化。為管好檔案，廣州公交集團與會博通攜手，完成了高標準、高度信息化的檔案管理平臺創建工作。

01客戶簡介

廣州公交集團電車有限公司，成立于1982年，公司地址位于廣州市荔灣區，是會博通超過20年的老用戶。經營范圍包括工程技術服務（規劃管理、勘察、設計、監理除外）、工程管理服務、票務代理服務;旅客票務代理、廣告設計、代理；廣告制作、廣告發布（非廣播電臺、電視臺、報刊出版單位）；分布式交流充電樁銷售；電動汽車充電基礎設施運營；機動車充電銷售;集中式快速充電站；普通機械設備安裝服務；新能源汽車廢舊動力蓄電池回收及梯次利用（不含危險廢物經營）；電氣設備修理；通用設備修理；機動車修理和維護；電工器材制造;電工器材銷售；電工機械專用設備制造；專用設備修理等。

02客戶痛點

1）室藏豐富，但數字化程度需提升：廣州公交集團，可以說是在改革開發之初就成立的企業，擁有非常源遠的歷史，檔案資料不計其數。在過去，這些檔案資料以紙質的形式保存，要想保護這些年代久遠的檔案，并提高其利用率，需進行數字化。

2）保密嚴格，但檔案安全不夠全面：公交集團內部檔案，保密性很強，對檔案保存設施各方面的要求較高。檔案數字化后，需要著重考慮數字化后的電子檔案傳閱、瀏覽等安全問題，最大限度保護檔案安全。

3）利用價值高，但檔案利用需升級：廣州公交集團一直十分注重檔案利用的高效與規范，不斷完善各種檢索工具和利用效果登記，及時提供室藏檔案資料。不過，在現代信息技術的發展與現代化辦公的要求下，檔案利用還需進一步升級。

4）專業性強，但相關專業人才較少：檔案工作，專業性比較強，需要定期采取多種措施開展業務指導，加強檔案隊伍建設，以達到檔案保管安全、利用方便、管理規范、標準統一的工作目標，精力財力投入比較大。

03會博通公交集團檔案管理系統：一個平臺，管控全局檔案

1）一個平臺，實現檔案全面數字化：會博通檔案管理平臺，是一個綜合性的應用平臺，可以全局管控公交公司內部運營、人事、業務、工程、服務等全線內容。會博通平臺上線后，企業內部歷史遺留的紙質檔案，逐步全部實現數字化管理。

2）全方位保密的智能安全管控體系：為了保護檔案信息安全，公交集團通過會博通平臺提供的安全功能配置了符合自身需要的系統應用安全機制，包括錯密鎖定、機器指紋登錄、限定IP地址訪問、強密碼登錄控制等安全策略，以及防擴散水印加密等安全體系。

3）便捷檢索服務，提升檔案利用率：會博通檔案管理系統支持檔案的秒級檢索，用戶在內網中訪問檔案管理系統，可快速查閱相關檔案，大大提高了調閱檔案的效率。并且，用戶在線閱讀檔案文件時，系統會自動匹配動態水印，可動態獲取當前閱讀用戶的用戶名，能有效避免惡意擴散等管理風險。

4）專業標準的培訓服務和檔案工具：會博通是全國領先的檔案管理解決方案供應商，我們不僅可以針對性提供平臺應用，也會針對需求對用戶進行系統化培訓，幫助用戶落實專業化檔案管理。會博通平臺整體貫徹國家與行業標準，在軟件引導下操作，可保障專業性。

從1982到2023，廣州公交集團電車有限公司已經有四十多年的歷史。公交集團檔案是公交集團四十多年輝煌發展史的縮影，是公交行業寶貴的精神與物質財富。后續，會博通將繼續保持與廣州公交集團密切合作，深入挖掘檔案價值，促進檔案工作再上新臺階。