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廈門鎢業建設檔案管理系統,促能源產業檔案智慧化管理

2020/1/22 11:39:25         來源:         作者:譚紹林        瀏覽量:  1

廈門鎢業建設檔案管理系統,促能源產業檔案智慧化管理

 

廈門鎢業股份有限公司簡稱“廈門鎢業”是在上海證券交易所上市的集團型股份公司。公司前身福建省廈門氧化鋁廠始建于1958年,1982年開始轉產鎢制品,1984年更名為福建省廈門鎢品廠。199712月,福建省廈門鎢品廠整體改制為廈門鎢業股份有限公司。200211月,公司股票在上海證券交易所上市。廈門鎢業擁有32家控股子公司、1家分公司,設有國家鎢材料工程技術中心,國家高端儲能材料國家地方聯合工程研究中心、稀土工程技術中心和3個博士后工作站。公司是國家級重點高新技術企業、國家火炬計劃鎢材料產業基地、國家首批發展循環經濟示范企業,是國家六大稀土集團之一。

 

2020年廈門鎢業為了規范企業檔案管理,攜手會博通建設文檔及綜合檔案管理系統,促進鎢鉬、新能源、稀土等領域檔案管理規范化檔案管理數字化,檔案管理智能化

 

檔案作為企業組織內部最為規范的知識,是組織存在的歷史依據,做好檔案管理工作是一個組織健康發展的需要,是提高組織工作質量和工作效率的基礎條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作,是衡量一個組織管理水平的重要尺度。對于企業組織而言,檔案管理并非單單把檔案封存在檔案室或系統中,而是能為日后的生產經營活動提供重復利用、歷史借鑒以及促進改善功能的重要材料。

 

下面小編給大家簡單介紹一下廈門鎢業的檔案管理系統搭建方案,由于部分功能和一些具體方案具有保密性,很多詳情有所刪減,僅供參考。

 

1. 自定義創建檔案管理分類架構:

會博通作為一款精通檔案管理的知識管理系統,它支持檔案管理架構的自定義,為廈門鎢業搭建的綜合文檔檔案管理系統可根據實際管理需要,創建檔案管理分類。

 

2. 檔案取卷管理:

從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷,取卷時注意,準確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。

 
3. 創建檔案定義:

檔案定義,是會博通給用戶搭建檔案管理系統平臺的專用術語,簡單的理解即是確定檔案的最底層分類的相關屬性,或稱案卷的相關屬性。創建檔案定義即是在系統中進行立卷步驟。

 

4. 檔案拆卷管理:

拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質實體案卷信息已保存在會博通系統中,還應執行取消注冊功能,相當于在會博通中執行拆卷操作。需保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標注是否正確。保持案卷的清潔,取掉案卷中的金屬物,注明每卷(包括正、副卷)的頁數及其他的特殊情況。

 

5. 檔案錄入卷內文件信息管理:

一份案卷,一般都由多份性質相同或相似的文件組成,即所謂卷內文件。同時,每份文件都應擁有對應的屬性信息,因為檔案類型多樣性的特點,檔案資料的屬性也不盡相同,會博通則可以根據具體需要,對案卷或檔案分類自定義文件屬性,適用不同的管理需要。

 

6. 檔案掃描管理

對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描,并將掃描結果文件引入(上傳)檔案系統。會博通文檔檔案管理系統的圖片管理器內嵌掃描處理程序,可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描(支持各種掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用會博通提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統,會博通還提供了專門的批量引入工具。


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