資深產品經理：數字化檔案管理系統如何篩選

在這個數字時代，無紙化辦公已經越來越普及，要使用大量紙張的傳統檔案管理，也逐漸被電子檔案系統取代。眾所周知，相比傳統的紙質檔案管理手段，搭建檔案管理系統，實現檔案管理電子化，數字化文件管理，可以將數量龐大的資料，輕松地儲存在一起，無需占用大量的辦公空間。功能足夠強大的檔案平臺，還會配備智能檢索等功能，能夠實現精準的查找和定位。企業部署一款好的檔案管理系統，可以讓企業的運作變得更快捷和高效。然而，電子檔案管理系統類產品琳瑯滿目，質量參差不齊，如何進行篩選，才能夠找到一款合適企業需求的檔案管理系統呢？

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟件產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業?，F在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。會博通在研發綜合檔案管理系統前，做了大量的調研和需求分析，在如何篩選檔案管理系統產品也有很多經驗。下面小編就會博通資深產品經理內部培訓分享的《企業如何選擇合適的檔案管理數字化產品》課題，提煉出一些重點建議分享給大家。

一、清楚企業自身需求：

會博通綜合檔案管理系統資深產品經理指出：在開始挑選數字化檔案管理系統之前，企業自己應該先搞清楚企業資深需求。企業規模和組織架構不同，對檔案管理系統的功能訴求就有所區別。舉個例子，若企業人員流動性不大，檔案管理系統的主要用途是儲存員工的資料，那么最大的訴求資料存放；如果企業的規模較大，人員流動頻繁，經常需要調動檔案資料，那么我們企業除了存儲功能，還需要注重檔案系統是否具備權限管理、審批管理以及智能檢索和查找功能等。

二、挑選最合適的功能

不同的企業對檔案管理系統會有不同的訴求，當然在挑選系統的時候，就應該衡量系統的功能跟我們自身的需求是否契合，這里需要強調的是，選擇檔案管理系統時，不是一味追求強大的功能，再強大、多樣的功能，倘若用不上，那也只是在浪費企業購置成本，并非理智之舉。當然，不管哪款檔案管理系統產品，我們都應該考慮到以下的基本的因素：

1、安全性

顯然，員工電子檔案系統所儲存的資料，既是員工的私密信息，同時也是企業的機密資料。挑選一款技術水平達標、擁有安全證書的檔案系統，是對企業數據安全的最大保障。

2、易學性

在企業內部，不管推行哪款新的系統，都必然需要投入一定的時間和精力讓員工去適應，一款容易上手的系統，可以降低員工的學習成本，不單可以讓檔案系統在企業內部更快地發揮功效，還能提高員工的滿意度。

3、延展性

企業是不斷發展和變化的，員工檔案系統也需要不斷適應企業發展的需求，挑選一款延展性強的系統，可以及時添加開設新功能，滿足企業當下發展的需求。

 
三、親自體驗試用所挑選的系統

目前，大多數檔案管理系統軟件都會提供一定試用期，在挑選的時候，應該抓住住試用的機會，親自體驗系統的功能和操作效果。與其光看商家的介紹，不如親自體驗更能辨別檔案系統的好壞，最后再綜合對比，挑選出一款適合自己企業的檔案檔案管理系統。

最后，小編希望通過會博通資深產品經理內部培訓分享的《企業如何選擇合適的檔案管理數字化產品》課題，幫助您的企業挑選到一款合適的檔案管理系統。

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