檢察院如何做好檔案管理工作？檢察院檔案管理系統(tǒng)功能需求介紹

檢察院如何做好檔案管理工作，首選要了解檢察院對檔案管理的功能需求，檢察院對檔案管理主要用于管理文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案等綜合性檔案，實現(xiàn)檔案從掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。

一、檢察院對檔案管理分類的功能需求

提供紙質(zhì)檔案、實物檔案與數(shù)字化檔案在同一系統(tǒng)中實施同步管理，并且，可提供實體檔案的存放位置地圖顯示，以方便管理與利用。數(shù)字化檔案集中統(tǒng)一管理，實體紙質(zhì)檔案則可根據(jù)需要，實施分布式存儲與管理，即可對存放于不同地點的檔案庫房實施管理。

如下圖所示，系統(tǒng)中的分類方式為：全宗檔案種類檔案分類檔案定義（紅色方框）具體文件。這是一種可以結(jié)合按卷歸檔與按件歸檔的分類方式，因為，我們可以把檔案定義理解成檔案室里的一個檔案盒：檔案盒中裝訂成案卷的則為以卷歸檔的檔案；而檔案盒中一文一件的文件，即為按件歸檔的檔案。因此，在系統(tǒng)中的分類架構(gòu)，與實際在檔案室中的情況是完全一致的。并且，系統(tǒng)專門列有一項存放位置的屬性對實體檔案的存放位置進行管理，方便實體檔案的管理與利用。

二、檢察院對業(yè)務(wù)檔案的專業(yè)性需求

檔案管理需結(jié)合檔案局的實際情況與需要，符合人民檢察院檔案卷宗屬性的要求，匹配年度、編號、案件來源、申訴人、犯罪嫌疑人/被告人、案由、處理結(jié)果、收案日期、結(jié)案日期、案卷信息、承辦人、保管期限、全宗號、目錄號、卷號等案卷屬性，并可對應(yīng)自動生成各類檔案的封面、目錄、備考表、背脊等檔案表格，為檢察院提供對檔案實體進行歸檔時的信息化支撐。

三、檢察院對現(xiàn)有歸檔工作流程全面電子化管理的需求

提供文件歸檔編輯平臺，綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，實現(xiàn)從文件到檔案的全過程。

四、檢察院對檔案物聯(lián)化管理的需求

會博通將條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理，提高管理的科技水平與技術(shù)含量。

可根據(jù)要求，對每條會博通中的信息，不管其是文件、檔案、圖書、設(shè)備、還是辦公用品，生成并綁定對應(yīng)的唯一標(biāo)識（條形碼或電子標(biāo)簽）以方便識別和管理。

將配置了唯一標(biāo)識的管理對象，如文件、檔案、圖書或物品等，使用閱讀器識別，即會將唯一標(biāo)識中所記載的相關(guān)信息傳入會博通系統(tǒng)中，會博通將快速定位到所關(guān)聯(lián)的管理對象，供操作者查看或用于工作所需的借閱、租用、歸還等管理操作。

五、檢察院對檔案資料的利用需求

各種檔案對象，也就是各種檔案類型，都可以根據(jù)工作需要，進行授權(quán)，使用戶可以按權(quán)限查閱和利用檔案，就是沒有權(quán)限閱讀的檔案，只要工作需要，也可提交申請流程，由檔案管理人員審核，并報相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再進行借閱與利用。

1、檔案利用的授權(quán)開放

2、檔案的借閱管理

3、檔案的防擴散管理

六、檢察院對檔案的查詢需求

系統(tǒng)提供根據(jù)用戶權(quán)限實施的搜索功能，搜索框貫穿整個系統(tǒng)，用戶可以快捷地實施搜索。

專門的搜索平臺將根據(jù)操作者的職能權(quán)限來實施搜索，對于搜索出的文檔，還具備與操作者職能相適應(yīng)的管理功能，并可作為其他系統(tǒng)的知識支持工具使用。

七、滿足檢察院對檔案統(tǒng)計的需求

檔案管理應(yīng)用模塊帶有專用的統(tǒng)計頁面，可對庫存檔案的綜合情況實現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級、數(shù)字檔案不同維度進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

并且，在每一個檔案管理分類的屬性頁面中，都帶有統(tǒng)計功能，并可進行自定義統(tǒng)計

八、檢察院對過期檔案管理的需求

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉(zhuǎn)移保存更為可取。

1、查找過期檔案

2、檔案注銷

3、管理過期的電子檔案

4、檔案銷毀

九、用戶檔案管理系統(tǒng)的安全要求

會博通檔案管理系統(tǒng)容許采用現(xiàn)在流行的各種安全及可靠性策略與方法，如SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書與電子印章，USBKey登錄驗證以及機器指紋加密等，具體描述如下：

u1、支持SSL加密傳輸，使系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸信息實現(xiàn)全過程加密。

u2、支持在公用網(wǎng)絡(luò)上建立專用網(wǎng)絡(luò)，進行加密通訊的虛擬專用網(wǎng)絡(luò)通道（VPN）。

u3、支持對數(shù)字證書和電子印章加密文檔的管理。

u4、支持各種病毒防御系統(tǒng)。

u5、支持密碼登錄和密碼修改時的高強度密碼提示。

u6、用戶名與密碼信息的高強度加密處理。

u7、支持密碼登錄及手機驗證碼登錄。

u8、支持密碼輸入錯誤時的賬戶鎖定功能（可設(shè)定超過輸錯次數(shù)鎖定）。

u9、可設(shè)置密碼有效期限，到期強制提醒修改。

u10、支持USBKey安全認(rèn)證登錄。

u可根據(jù)用戶終端機器指紋進行登錄限制（每個用戶最多可限制使用三臺終端登錄系統(tǒng)）。

u11、支持備用路徑訪問，當(dāng)系統(tǒng)主路徑無法連接時，可自動轉(zhuǎn)移到備用路徑，以提高系統(tǒng)的可靠性。

u12、支持?jǐn)?shù)據(jù)庫自動備份。

u13、PDF及圖片格式文件的防擴散功能，可設(shè)置顯示水印和二次打印水印。

u14、支持黑匣子功能，系統(tǒng)將自動保留操作痕跡。

用戶的任何操作，都受權(quán)限的嚴(yán)格控制。