1、基本原則

1.1  同步檢查檔案實體質量，確保數字化成果的真實、完整。

1.2  采用先進的數字技術，確保數字化成果的長期有效、數據兼容和安全遷移。

1.3  采取有效的保護措施，確保檔案實體及數字化成果的安全。

1.4  確保檔案實體與數字化成果間的有機聯系。

2、過程管理要求

2.1  制定檔案數字化的總體方案、技術路線與工作方法，確保檔案數字化工作標準化、規范化和流程化。

2.2  檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描（轉換）、數據處理、數據存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

2.3  建立檔案數字化各環節的安全保密機制和工作制度，確保檔案數字化工作的安全與高效。

2.4  檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

3、數據掛接

3.1  檔案數字化轉換過程中形成的圖像、音頻、視頻數據，經質量驗收合格后，加載到檔案數據庫服務器。通過編制的程序或借助相應的軟件，實現檔案數據庫條目與相關聯的數字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。

3.2  認真填寫檔案數字化掛接檢查情況登記表單，記錄數據關聯后的頁（張、盤）數，核對每一份文件關聯后的頁（張、盤）數與檔案整理、掃描（轉換）時填寫的頁（張、盤）數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

4、數據驗收

4.1  圖像、音頻、視頻數據驗收

以一個全宗或多個目錄為單位，隨機抽查5%的檔案條目數據對應的圖像、音頻、視頻數據。圖像、音頻、視頻應符合本規范中所規定的分辨率、采樣頻率、數碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數據題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉換完整性要求達到100%，圖像偏斜度、清晰度、整潔度，音頻、視頻的清晰度等技術指標，要求抽檢合格率達到95%以上（含95%）。合格率＝抽檢合格文件數/抽檢文件總數×100%。

4.2  驗收審核

驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

4.3  驗收登記

認真填寫數字化驗收登記表單。

5、數據備份

5.1  備份范圍

經驗收合格的完整數據應及時進行備份。

5.2  備份方式

為保證數據的安全，除將數據上傳至集團公司檔案管理系統服務器外，還應采用在線（磁盤）、離線（DVD刻錄盤）相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

5.3  數據檢驗

檢驗內容包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

5.4  備份標簽

數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

5.5  備份登記

填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。

6、數字化成果管理

6.1  應加強對數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。

6.2  數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識（水印），并根據具體情況決定是否采用微軟DRM保護的文件格式。