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如何高效利用檔案,同時保護檔案安全

2021/1/6 14:49:09         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1

眾所周知,檔案在利用過程中需要調卷、查閱、還卷,這對檔案的物質載體將造成磨損,影響檔案的自然壽命,同時,還不可避免地存在其他安全隱患。因此,制定相應的保護制度,采取適當的保護措施十分必要。如何讓檔案的到高效利用,同時還能完整保護好檔案的安全?下面小編從兩個方面介紹檔案利用和保護供大家參考!

 

一、利用過程中的保護制度

 

1、檔案使用登記和交接制度。檔案出入庫時對調卷、還卷及交接行為進行登記,簽收手續必須清楚、嚴格。

 

2、檔案利用行為規范制度。包括對檔案利用行為方式的規范及防止不良行為,如禁止在檔案上勾畫、涂抹;禁止擅自將檔案帶離規定的使用場所;未經允許,任何人不得擅自拍照、抄錄、復印檔案;對于損毀檔案的行為應有嚴明的懲罰措施。

 

二、利用過程中的保護措施

 

1、數量與順序的控制。當檔案利用數量過大時,應分批定量提供,并要求利用者在使用過程中和交還檔案時保持原排列順序,以免發生混亂。

 

2、對檔案利用行為的監督和指導。外部利用者利用檔案時,檔案館()應安排工作人員在利用現場進行監督和指導,發現問題及時指出和糾正。

 

3、檔案利用方式及利用場所。檔案既可以現場閱覽,也可以通過網絡、郵政、電子郵件、傳真、電話等方式進行利用和查詢?,F場閱覽的場所應為集中式大閱覽室,便于管理。而通過檔案館主頁進行網上檢索或通過電子郵件進行咨詢的,應采取相關的網絡安全保密措施。

 

4、珍貴檔案利用過程中的保護性措施。珍貴檔案在利用過程中應采取嚴密的保護措施:一般提供縮微品或復制件,不提供原件;利用時應特別監護;復制時應采取嚴格的限制措施和保護性措施。

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