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會博通企業證照管理系統:打造3大場景化應用,證照管理安全更高效

2022/1/13 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  458

談到企業證照,可細數的類型非常多,營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、用工許可證、營業資格證、資質證書、與資質有關的個人證件、與資產有關的房產證、車船執照、注冊商標等都屬于企業證照的范疇。面對如此龐大的證照體系,要做好管理并不容易,大多企業選擇采用專業的企業證照管理系統,通過數字化的方式來進行管理。


企業證照管理


證照數字化應用,給證照管理帶來了很大便利,但與此同時,如何確保數字證照安全、有效、合法地使用,也成為大家頗為關注的話題。


一直以來,會博通對于證照安全十分重視,我們希望在確保證照安全的同時,也能很好地兼顧證照應用的便捷性。經過數十年的需求對接和應用優化,會博通在企業證照管理系統底層安全框架的基礎上,打造了證照安全3大場景化應用。

1、多維度證照授權:不同秘級、自主設定


企業可以根據自身需要,自定義創建證照管理分類,分類層級不限。除自定義外,會博通提供按照證照性質、類型、管理主體的基礎分類框架,幫助企業更便捷、更高效地實現證照數字化錄入、存儲。


證照分類后,我們可以非常高效地進行文件授權處理。你既可以將某一類別證照,批量授權給某一個團隊(小組、部門、中心等)或個人,同時你也可以將單個證照,授權給某一個團隊或個人。

此外,你也可以通過權限設置,限定授權對象對證照的處理權限。對于證照管理人員,你可以授權全部權限;對于經常使用到證照的商務人員,你可以授權閱讀下載權限;對于公司其他人員,僅僅設置授權閱讀就OK了。通過這樣的權限設置,基本上就可以實現證照的自動且安全的管控了。當然,你也可以通過自定義權限設置,以及更豐富的權限組合,實現更精細的權限管理。

企業證照管理


2.證照防擴散處理:輸入文字,即可直接生成水印


為確保證照管理的安全性,無論是紙質證照,還是電子證照,在使用的過程中,通常都有加水印的要求。證照加水印的方法有很多,PS比較常用,另外美圖秀秀等其他的軟件也可以實現,操作起來不算復雜,但比較費精力。


會博通企業證照管理系統支持證照加水印處理,證照系統管理員可在借閱流程中,直接設置電子證照水印。關于水印內容,系統提供單位名全稱、單位名簡稱、單位英文名、系統名稱、操作者姓名、日期時間等內容板式,此外你也可以根據證照用途自定義內容。



企業證照管理


3.流程化證照管理:自定義管理流程,操作痕跡可查詢


企業對于證照的管理,一般都有非常明確的規定,比如何時提交申請、需要經過怎樣的層級審批、何時歸還等。以往企業通過頒布政策,通過激勵和獎懲的方式推進執行。

會博通企業證照管理系統,將證照的流程化管理由線下搬至線上。有權限的用戶可直接發起證照管理流程,依據標準化的流程進行證件的借閱、使用等操作。流程步驟與表單可按照管理制度自定義。比較常用的流程是證照的借用和歸還,你可通過系統表單模板或企業自定義模板,一鍵申請借用、歸還,申請自動流轉至相關部門審批。


系統準確記錄流程化管理全部過程,期間如果涉及證照變更,除了保存變更記錄外,也可自動保存證照歷史版本,規避證照管理風險。通過系統的統計功能,有權限的用戶可隨時對用戶的操作軌跡、證照的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統計。不僅掌握證照資料的利用情況,還能統計證照的使用熱度。

企業證照管理


企業證照管理


多維度授權、自主可控的流程管理、證照防擴散處理3項場景應用,在原有USBKey,數字證書、機器指紋、登錄安全等底層安全設置的基礎上,進一步增強了安全保障力度,同時也使得證照的傳播和利用,更為便捷和高效。


未來,我們也將持續挖掘更多證照管理應用場景,不斷打造既便捷又安全的企業證照管理系統,期待與更多優質企業一同探索需求,研創更多證照應用的新場景、新模式。



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