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會博通檔案管理系統收納盒功能:批量化管控檔案,省時省心

2022/2/10 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  652

過去,我們使用傳統的檔案管理系統借閱、審批檔案時,通常需要創建多個審批流程,逐一操作,相應地,審批人員也需要花費比較多的時間和精力進行審批,嚴重拉低了工作效率。針對這一檔案應用痛點,會博通創新推出檔案管理收納盒功能,使檔案批量管控成為可能。

檔案管理系統、會博通檔案管理系統

什么是收納盒功能?


檔案管理系統收納盒功能,本質上是快速批量處理檔案的“中轉站”。借助收納盒功能,您可隨時將檔案添加進收納盒,等時間方便或合適時再統一進行提醒、銷毀、移交、借用的操作。您可將它近似理解為,當下各種購物APP中的購物車功能:用碎片化時間瀏覽,加購,再統一執行操作。

如何用好收納盒四大功能?


在收納盒中,會博通檔案管理系統提供了提醒、銷毀、移交、借用四大功能,涵蓋日常檔案管控的全部內容。


批量提醒:批量提醒是辦公和任務管理的實用利器。利用該功能,可為檔案、證件設置到期提醒、借閱到期提醒、團隊待辦事宜提醒等多樣化提醒功能,避免錯過重要事項。提醒方式、內容、頻率、人群均可自定義設置,支持短信通知。


銷毀:根據國家法規和行業規章,超過保管期限的檔案實體可以銷毀。為方便后續檢索利用,與銷毀實體檔案相匹配的電子檔案,會博通可提供專門的銷毀檔案數據庫進行存放,通過收納盒功能,您可將所要銷毀的檔案批量轉入銷毀庫處理。


移交:在企業內部進行檔案移交,涉及兩種檔案類型:已歸檔檔案、未歸檔檔案。通過收納盒進行檔案移交,可對兩種檔案進行區分顯示,已歸檔、未歸檔內容分開發起移交申請,由接收人進行接收歸類,管理更規范。


借用:通過搜索將多份檔案加入收納盒中,即可批量勾選,一鍵借閱。申請借用支持電子版、紙質版、復印件的形式。操作全程在線留痕,借用人、借用時間、用途、歸還時間等關鍵信息均記錄于系統后臺。

從逐一操作,到批量管控,會博通檔案管理系統收納盒功能的加入,讓檔案管理效率有了質的飛躍。根據用戶調研,用收納盒功能后,企業檔案管控效率提升30%以上。如此便捷、高效,省時、省心的收納盒功能,你用上了沒?



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