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會博通檔案管理系統批量化應用:多任務一鍵處理,效率提升70%

2022/6/1 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  641

使用檔案管理系統,借閱100個檔案文件,你會怎么操作?依次搜索每一份檔案,依次提交借閱申請,等待相關部門審批,然后一個個單獨下載。聽起來是不是有點麻煩。我們簡單算一下時間,搜索一份檔案大概需要花費10秒,搜索100份大概需要花費16分鐘,審批人員點開軟件、瀏覽同意,大概需要8秒,按4個審批人員來算,審批完總共需要花費53分鐘……算暈了,有沒有?

檔案管理系統

現代化的檔案管理軟件,其實沒有那么麻煩,用上系統應用當中批量化功能,就能實現海量檔案文件的一鍵式處理。


作為檔案管理行業的老牌企業,會博通在系統應用早期就已經上線了批量化操作。今年,致力于為客戶打造更好的使用體驗,會博通特別對檔案管理用戶地圖進行針對性研究,全方位升級了檔案的批量化處理功能,實現隨時隨地一鍵批量化管理檔案。


01檔案收集階段之批量化上傳


會博通檔案管理系統支持批量上傳單個或多個文件夾功能。具體來說,您有多種批量性的檔案上傳方式可以選擇。其一是利用Excel,批量導入案卷、卷內目錄。其二是對于已經以數字形式存儲于電腦中的檔案,可以約定對應關系,直接從磁盤批量導入到系統當中,同時支持電子文檔的批量更換,以及屬性的批量修改和批量導入。

檔案管理系統

02檔案搜索階段之收納盒功能


在檔案搜索階段,您可以通過收納盒功能實現意見批量提醒、銷毀、移交和借閱。收納盒功能類似于購物app當中的購物車,您可隨時隨地將搜索出來的檔案,放置在收納盒中,待檔案搜索完畢,就可以一次性地對檔案執行各種操作。這一功能結合會博通app端,讓檔案用戶利用通勤、等電梯等碎片化時間就可以完成檔案使用操作。


檔案管理系統


03檔案審批階段之批量化審批功能


在會博通檔案管理系統中,我們也實現了流程審批的批量化處理。使用批量化流程審批功能,您可以快速地一次性處理一批類似的的代辦業務。假設有10份抄送給您的郵件,您可以統一打包,統一回復;假設您有多份檔案借閱申請的意見需要批示,若您的意見都為同意,那邊可以打包,統一回復同意。


檔案管理系統


04檔案管理階段之批量化提醒


會博通檔案管理系統內置了檔案提醒功能,您可以根據實際需要靈活設置提醒的內容和周期。假設為了保證檔案的利用率,體可以對借出的檔案設置歸還提醒;為了推進檔案借閱流程,可在每一個流程節點上,設置審批提醒;此外,在管理各種證照文件的時候,也可以設置過期提醒。批量化提醒功能上線后,您可以對多份具有共同屬性的檔案,一鍵設置相同的提醒。

檔案管理系統


從收集階段之批量化上傳,到搜索階段之收納盒功能,再到審批階段的批量化審批、管理階段的批量化提醒,會博通檔案管理系統實現了貫穿檔案管理全生命周期的批量化處理,使檔案管理效率得到了質的提升。



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