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使用會博通文檔管理系統郵件網關功能，企業外部人員也能納入協作流程

2022/8/2 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 632

在企業文檔管理或日常辦公協作的過程當中，你有沒有遇到過這樣的情況？

為了提升客戶對公司服務的滿意度，經常發送一些滿意度調查表、確認收貨單、產品使用體驗等信息收集表單給客戶填寫。為了確認調研、或服務閉環，這些表格部分采用實地調研、部分采用線上問卷的形式，需要花費大量的時間和人力，但由于給客戶造成時間和內存上的負擔、通常結果都不太理想或性價比不高。

在進行跨企業合作的時候，一個文件需要經過跨部門的審批流轉。由于跨企業造成的人員復雜性，文件審批經常找不到人，“皮球”踢來踢去，很多事情經常不了了之或者推進起來特別慢，導致項目在DDL之前瘋狂“填坑”加班。

這些問題，如今在會博通企業文檔管理系統上都得到了解決。會博通通過郵件網關功能，可以很好地將企業外部人員納入到內部的協作流程當中，并通過郵件的方式向該聯系人發送流程消息，從而推動企業業務高效運轉。

網關實質上是一個網絡通向其他網絡的IP地址，郵件網關和協議轉換器的作用是一樣的。網關在網絡層以上實現網絡互聯，是最復雜的網絡互聯設備。網關既可用于廣域網互聯，也可用于局域網互聯。

啟用了會博通文檔管理系統郵件網關后，當郵件流轉到外部聯系人時，會自動往外部聯系人的郵箱中發送一封郵件。外部聯系人在他的郵箱中打開該郵件，并點擊進入第三方鏈接，即可打開流程郵件處理單，閱讀郵件并參與業務流程的處理。

這種以郵件發送流程文檔的形式，使得企業外部的合作對象也能輕松地參與到內部的協作流程當中，在保障文檔安全的同時打破了跨企業合作壁壘，也讓文檔審批更為高效。

會博通為某高效打造的文檔管理系統中，就有這么一個案例。他們有一個“互聯網+”項目需要進行校企合作，但學校的部分科研資料對保密性的要求比較高，不適合直接通過社交軟件傳播，怎么辦呢？經過多番比較，帶隊老師決定使用學院已落地的會博通系統，將企業對接人員整合到整個合作流程當中，從而確保了“互聯網+”項目的按時推進和落地。

使用會博通文檔管理系統郵件網關功能，是一種怎么樣的體驗？想必，你大概也收到過點擊鏈接對某個密碼進行更改或確認的郵件。實質上，這就是郵件網關的使用效果，你可以直接點擊郵件鏈接，跳轉到會博通中，進行各種文檔的審批、批注、審閱等一系列的操作，待你操作完之后，郵件會自動流轉到協作流程的下一人員，繼續往下推進項目。

使用會博通文檔管理跨系統，你就擁有了獨屬于企業的、安全性更強的內外協作流程體系。“獨行者速、眾行者遠”，會博通希望通過各項精心打磨的流程化協作工具，助力企業行穩致遠。