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會博通同檔案管理解決方案：貫穿合同管理全流程，推動業務高效開展！

2022/8/16 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 693

在工作中，我們經常會經手一個重要的文件——合同。企業合同指的是企業合同承辦部門為實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。

合同檔案管理是檔案管理工作范疇中非常重要的內容，提高企業合同檔案管理水平，可以保證檔案合同的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。

做好合同檔案管理，需要著重關注3點

（1）合同收集歸檔不及時

目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。

一般來說，企業合同歸檔由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，以至于兩年后才歸檔的情況也屢見不鮮。

（2）合同檔案管理不規范

當前，企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔。合同檔案的完整性還遠遠不夠。

（3）合同檔案質量有待加強

現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且企業沒有文件對崗位職責范圍和工作要求，進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。

會博通合同檔案管理解決方案

會博通合同檔案管理解決方案貫穿合同檔案管理全流程，為用戶提供全方位的安全保障機制，實現了檔案從起草、到審核、審批等電子化、智能化的管理和應用。

（1）依權限將不同人員納入到檔案管理工作中

會博通合同檔案管理系統可根據需求，為企業定制供不同用戶數使用的系統。對于人員與業務均比較多的企業，會博通提供不限制用戶數量的版本。企業可對不同部門、不同人員進行權限設置后，使他們都參與到檔案管理工作中。

權限與用戶匹配好之后，體量龐大的檔案管理工作就被拆分給了不同的人員和部門，檔案的管理會更高效。比如授權商務部門同事存檔技術服務合同，后續工作中所有的技術服務合同均可由商務部同事負責上傳歸檔，合同檔案管理部門只需要做好核實和審批就行。

（2）流程化審批，合同檔案管理更高效

會博通合同檔案管理系統，為企業提供了流程化審批功能。合同承辦人在起草合同后，可直接發起線上審批流程，在合同審查通過后，即可與客戶簽訂相關合同事宜。

（3）合同檔案可以和不同文檔相關聯，合同資料更完整

會博通在合同檔案管理系統當中，為用戶提供了關聯文檔功能。在使用的過程中，您可以輕松地將合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件關聯到主合同下，以確保合同檔案的完整、全面。

（4）內置合同模板，合同填寫更規范

針對合同書寫不規范、格式不齊全、合同編號重復出現等問題。會博通合同檔案管理系統為用戶提供了常規化的合同模板。合同承辦人，可一鍵套用內置的模板進行合同起草。當然，如果企業有獨創的合同模板要求，也可以在系統中自行設計。合同屬性包含主題、編號、版本號、責任者、日期、順序號、歸檔號等，也都可以進行自定義調整。