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檔案資料在哪里？用企業檔案管理系統一查便知！

2022/9/14 0:00:00 來源：公司資訊作者：小博瀏覽量： 831

黨群工作檔案、行政管理檔案、經營管理檔案、生產管理檔案、產品文字檔案、科研文字檔案、基建文字檔案、設備文字檔案、財務檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案……企業檔案五花八門，該如何尋找？

企業檔案管理系統、企業檔案管理

“小李啊,等會把咱們去年生產管理檔案整理一下，一會開會用。”

“領導，現在距離開會不到1小時，時間上恐怕有點來不及。因為生產管理檔案有點多，不僅包括生產調度、質量管理，還包括安全管理、計量工作等等……找齊估計得花費一天”

“不用那么麻煩，直接在咱們公司檔案管理系統上搜索位置，一會就找到了。”

您是怎么找檔案的？是不是還需要花費很多的時間？實際上檔案搜查很簡單，用會博通檔案管理系統，不論是電子檔案還是實體檔案都可以快速查找。

01快速檢索電子檔案

在會博通企業檔案管理系統中，用戶可通過基礎檢索與高級檢索兩種不同的方式進行檔案檢索。使用基礎檢索功能時，只需在搜索框中輸入屬性關聯詞，檔案管理軟件便會自動在系統中搜索相關文檔。同時，還可以多個關聯詞聯合搜索、二次搜索，以縮小搜索范圍。

舉個例子，若您搜索的內容既包含檔案管理部門，又包含會議資料，那么就可以用“檔案管理部門”+“空格”+“會議資料”的組合方式進行搜索。

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除了基礎搜索之外，您還可以通過多屬性組合、自定義搜索排名來快速鎖定目標文件的搜索方式。搜索過程中，通過“或者”、“并且”、“或者不”，基礎屬性/自定義屬性，框定區域、時間等多維度條件，便可以非常精準地定位目標文件。并且，搜索結果可依據需求進行升序和降序排布。

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通過以上的方式，您就可以非常快速地找到所需檔案了。

02快速定位實體檔案

會博通企業檔案管理系統，不僅僅能夠快速找到電子檔案，也能快速定位實體檔案。在使用快速定位功能，您需要先在分類管理器中管理存放地點。管理方式為，在分類管理器的數據庫節點，單擊鼠標右鍵，選擇“存放地點表”子菜單，即彈出“存放地點表”窗口，在這個窗口中可以添加、刪除或修改存放地點。

公立醫院合同檔案管理、合同檔案管理、檔案管理

會博通可對多個庫房的位置示意圖進行統一管理，以方便大型機構以及大型檔案館的應用。

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可通過下拉選擇切換當前的示意圖，示意圖中的紅點表示對應一個存放地點編號。示意圖顯示有三個模式：

1）顯示標簽：在示意圖中顯示存放地點的標簽，并且，可以通過單擊存放地點標簽，對該標簽進行隱藏或顯示。

2）隱藏標簽：示意圖中只顯示存放地點的標記點，鼠標移到標記點時，會顯示標簽信息。

3）編輯模式：示意圖進入編輯狀態，點擊示意圖上的某一位置，即可在該位置添加新的標記點，輸入標簽編碼。點擊已經存在的標記點，也可以編輯該標記點。然后，點擊保存示意圖按鈕保存當前修改。

4）標記查找：在查找按鈕左側的文本框中輸入要查找的標簽關鍵字，點擊查找按鈕，即會顯示符合條件的標記點列表，點擊列表中的標記，會定位到相應的示意圖位置，關鍵字輸入越完整，查找越精確。

快速檢索電子檔案與快速定位實體檔案，強強聯合，讓企業檔案管理更高效。面對領導一個小時后要找全所有檔案緊急情況。淡定下來不要慌，交給會博通企業檔案管理軟件就對了！