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【伙伴故事】綠色園林單位進行檔案管理是否有必要？山東新未來落地實踐來啦！

2022/12/29 0:00:00 來源：行業資訊作者：小博瀏覽量： 698

綠色園林單位需要進行檔案管理嗎？怎么樣才能做好綠色園林檔案管理？最近，會博通合作伙伴——山東新未來系統集成有限公司，以地域優勢和專業的技術服務水平，簽訂了德州市綠化園林服務中心檔案管理項目，讓會博通走進園林單位，創新賦能綠色園林數字化發展。

綠色園林企業檔案管理、綠色園林企業檔案管理系統

德州市綠化園林服務中心，位于德州市湖濱中大道，負責城區管道路的綠化管理工作；負責市管公園、街頭游園、苗圃的綠化養護管理工作；負責市管公園、街頭游園、主要道路節點節日鮮花組擺等工作；負責完成市城市管理局交代的其他任務。

01從2020到2022，用本地化團隊提供優質服務！

德州市綠化園林服務中心與會博通初步溝通是在2020年的3月份，而正式開始并實施項目，是在今年的10月份。從初步對接到落地實施，時間上有兩年多的延遲。按理說，檔案管理是一件宜早不宜晚的事情，為什么會延遲？

延遲的原因在于地域上的困難。會博通總部在廣州，而德州市綠化園林服務中心地處山東，在疫情層層防控的外部形式下，橫跨大半個中國進行實地走訪和溝通，存在諸多不便。

如何解決地域上的問題，會博通在內部諸多代理商中，找尋合作對象，最終我們敲定了山東省內智慧城市、建筑智能化和檔案信息化的領先企業——山東新未來系統集成有限公司的合作。在合作中，山東新未來憑借地域優勢、檔案管理系統落地服務優勢跟園林綠化服務中心進行面對面洽談服務，會博通技術服務團隊在大后方提供資源和技術支持。

山東新未來擁有非常強的業務能力和技術水平，幾輪溝通下來，就順利簽訂項目合作，并圓滿落成應用系統。目前德州市綠化服務中心在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案檢索、檔案編研、檔案利用上均實現了數字化管理。

山東新未來系統集成有限公司與會博通科技在本次合作中，充分發揮自身優勢，以本土化服務，為檔案管理用戶打造了更為貼心的落地服務，實現了合作上的共贏。為繼續發揮優勢，進行價值創造，山東新未來加入了會博通的合作伙伴行業，以區域合伙人的形式，繼續參與到本土化檔案管理服務業務中。

02檔案管理軟件，究竟能為綠色園林單位做什么？

綠色園林單位真的需要檔案管理嗎？綠色園林企業是否有那么多的檔案資料要管理？初深入了解之后您就會發現，在綠色園林項目鏈條上能夠產生的文檔、檔案可是太多了。

在項目實施過程中，會博通總部技術服務團隊專門做過整理。這些資料涉及合同類文件、勘察設計規劃類文件、資質類文件、監理工程指導類文件、施工指導類文件、監理工作記錄文件及工程管理往來收發文記錄文件、綠化分部工程質量文件等共224項。具體細項，如果您感興趣，可以翻閱我們的文章《園林綠化工程竣工資料歸檔目錄怎么做？幫您整理出224項具體文件！》，在這里就不多做展開。

這么多的文檔、檔案管控起來究竟有啥用？簡單來說，綠色園林單位進行檔案數字化管理，可以實現幾個方面的目標：改進工程質量、建立及時有效的文件存儲與查詢服務，提高園林工程效率，對園林工程現場施工質量進行檢查和評估，以及保存工程資料記錄，使資料可追溯，便于審計等等。

03德州市綠色園林服務中心，檔案管理全面數字化！

數字化的檔案管理系統，可幫助園林服務中心提高經濟效益。園林服務中心的檔案，肉眼可見的多、雜。以往要充分管理這些檔案，不僅需要大量的紙張進行打印，也需要專門的實體檔案庫房進行管理。檔案數字化后，這兩項支出，都可以節省了，降本成效明顯。

數字化的檔案管理系統，可幫助園林服務中心提高辦公效率。會博通檔案管理系統，擁有檔案高速搜索引擎，只要輸入關鍵詞，即可在秒級內快速查找所需檔案。與之配套的在線交流、外部聯系人共享、依權限應用等功能，讓檔案利用和快捷辦公，都更便利。

數字化的檔案管理系統，可有效保護檔案原件安全。檔案通過數字化處理后，可有效防止檔案的篡改。同時，電子檔案的傳播和利用不會對原始紙質檔案造成損壞，可有效保護原始紙質檔案的真實和完整。

綠色園林單位進行檔案管理是否有必要？看完長文，相信您已經有了答案。數字化檔案管理布局，是整個數字化體系的重要組成部分，而數字化是我們處在巨大的商業變革、市場變革中的必選之路。積蓄力量、穩健前行，希望數字化、數字化檔案管理都能夠給予我們更多面向未來的底氣和勇氣。