學校檔案管理系統：有“檔案數字化機器人”加持，一切大不同！
2023/4/27 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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學校檔案管理系統在數字科技發展的助推下，已紛紛進駐各大院校，成為院校檔案管理、檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等檔案必備利器。相較于傳統的檔案管理方式，系統上線之后，檔案工作效率得到明顯提升。
在檔案工作效率提升提升之后，我們一直在思考，如何將檔案的管理意識在學校當中普及開？如何確保學校檔案收集的完整性？這一次，我們為學校檔案管理提供了“檔案數字化機器人”加持服務。
01檔案數字化機器人，您的100個檔案收集小分身
以我們曾經服務過的哈爾濱師范大學為例。哈爾濱示范大學在哈爾濱市一共有3個校區，26個學院（部）、82個本科專業、1700余名專任教師。如何在校內檔案管理平臺上統籌協調檔案管理工作，哈師大選擇的是“無限用戶版本+雙平臺”管理的方式，系統上線之后，所有有需要的教職工人員，乃至社會各界人士，都可以通過這樣一套體系，協助檔案管理、共享檔案價值。
在檔案收集方面，雖說無限版本檔案管理系統的管理工作者，可以授予大量人員檔案上傳權限，以便教職員工將文件資料電子化，從而將之轉化為檔案資料進行保存。但現實的情況是，并不是每個人都有檔案上傳的條件，所以多多少少還是存在檔案收集不全面的情況。
如何將檔案管理融入教職工的日常工作？我們的做法是借助檔案數字化機器人，構建每一個學院、每一個專業的檔案上傳工作臺，將無形的檔案工作進行有形的展現。
檔案數字化機器人可以有100個小分身，分布在學校的各個角落，這相當于將檔案管理要求的標語貼在了公司的各個角落，在提高檔案管理意識的同時，也減輕了檔案收集工作的行動成本，走兩步就能遇到檔案上傳的工作臺，檔案收集的速度更及時。
02 雙層PDF掃描，檔案檢索質量全把控
在檔案管理系統當中，要實現檔案的高效檢索，掃描文件最好為雙層PDF文件。雙層PDF是一種特殊的文件格式，它將兩個PDF文件合并在一起，形成一個單獨的PDF文件。
雙層PDF文件包含兩個層，其中一個層是正文信息，另一層是正文信息，另一層是諸事信息。這個問題信息包含PDF文檔的主要內容，例如文字、圖片和圖表等；注釋信息層則包含PDF文檔的注釋和批注，例如注釋、標記、高亮、劃線等。
雙層PDF將正文信息和注釋信息分開存儲，可以為OCR檢索提供更好的條件和準確性。
雙層PDF中的正文信息層包含了PDF文檔的主要內容，包括文字、圖片和圖表等，而這些信息是可以被OCR技術識別和檢索的。通過對正文信息層進行OCR處理，可以將PDF文檔中的文字內容轉化為可檢索的文本信息，從而方便用戶快速檢索和查找PDF文檔中的信息。
另外，雙層PDF的注釋信息層也可以為OCR檢索提供幫助。注釋信息層中包含PDF文檔的注釋和批注等信息，這些信息也可以被OCR技術識別和檢索。通過對注釋信息層進行OCR處理，可以將PDF文檔中的注釋和批注轉化為可檢索的文本信息，從而方便用戶查找和管理PDF文檔中的注釋和批注。
目前，大家可以用的掃描方式其實比較多，手機就是最簡單的一種，大多數人會選擇用手機進行掃描，但手機掃描的文件達不到專業掃描儀的效果，可能會影響后續檔案檢索的質量，因此為確保檔案檢索效果，我們全面上線檔案管理機器人，用更專業的方式，串聯各個檔案上傳的端口。
03 掃描即上傳，兩步并做一步，指定路徑更高效！
會博通檔案數字化機器人，為學校檔案管理工作者提供了一種更高效的檔案管理方式：直接將掃描和上傳兩個步驟合并為了一個步驟。當老師們需要上傳檔案的時候，只需要直接對檔案進行掃描就可以將檔案存入檔案管理系統的制定路徑當中。系統管理員可以為不同的上傳賬號指定上傳路徑，以確保檔案上傳規范。
檔案數字化機器人可以說是學校檔案數字化強有力的助手，它可以快速幫助檔案工作者隨時上傳檔案，對檔案進行規范化保存和管理。
在學校里面，基于法律原因或規章制度的規定，留存有大量的實體文件，比如學生的畢業證書、學位證書，教師的聘任合同、任職文件，學校的章程、規章制度等，使用檔案數字化機器人，可以隨時隨地快速將檔案進行數字化處理。
在已有檔案管理系統的情況下，想要進一步提升檔案管理的效率，檔案數字化機器人當是不二之選！會博通檔案數字化機器人，已經在各大平臺上線，各位學校檔案管理系統的新老用戶可以通過平臺或直接聯系我們進行咨詢布設！
在檔案工作效率提升提升之后，我們一直在思考，如何將檔案的管理意識在學校當中普及開？如何確保學校檔案收集的完整性？這一次，我們為學校檔案管理提供了“檔案數字化機器人”加持服務。
01檔案數字化機器人，您的100個檔案收集小分身
以我們曾經服務過的哈爾濱師范大學為例。哈爾濱示范大學在哈爾濱市一共有3個校區，26個學院（部）、82個本科專業、1700余名專任教師。如何在校內檔案管理平臺上統籌協調檔案管理工作，哈師大選擇的是“無限用戶版本+雙平臺”管理的方式，系統上線之后，所有有需要的教職工人員，乃至社會各界人士，都可以通過這樣一套體系，協助檔案管理、共享檔案價值。
在檔案收集方面，雖說無限版本檔案管理系統的管理工作者，可以授予大量人員檔案上傳權限，以便教職員工將文件資料電子化，從而將之轉化為檔案資料進行保存。但現實的情況是，并不是每個人都有檔案上傳的條件，所以多多少少還是存在檔案收集不全面的情況。
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02 雙層PDF掃描，檔案檢索質量全把控
在檔案管理系統當中，要實現檔案的高效檢索，掃描文件最好為雙層PDF文件。雙層PDF是一種特殊的文件格式，它將兩個PDF文件合并在一起，形成一個單獨的PDF文件。
雙層PDF文件包含兩個層，其中一個層是正文信息，另一層是正文信息，另一層是諸事信息。這個問題信息包含PDF文檔的主要內容，例如文字、圖片和圖表等；注釋信息層則包含PDF文檔的注釋和批注，例如注釋、標記、高亮、劃線等。
雙層PDF將正文信息和注釋信息分開存儲，可以為OCR檢索提供更好的條件和準確性。
雙層PDF中的正文信息層包含了PDF文檔的主要內容，包括文字、圖片和圖表等，而這些信息是可以被OCR技術識別和檢索的。通過對正文信息層進行OCR處理，可以將PDF文檔中的文字內容轉化為可檢索的文本信息，從而方便用戶快速檢索和查找PDF文檔中的信息。
另外，雙層PDF的注釋信息層也可以為OCR檢索提供幫助。注釋信息層中包含PDF文檔的注釋和批注等信息，這些信息也可以被OCR技術識別和檢索。通過對注釋信息層進行OCR處理，可以將PDF文檔中的注釋和批注轉化為可檢索的文本信息，從而方便用戶查找和管理PDF文檔中的注釋和批注。
目前，大家可以用的掃描方式其實比較多，手機就是最簡單的一種，大多數人會選擇用手機進行掃描，但手機掃描的文件達不到專業掃描儀的效果，可能會影響后續檔案檢索的質量，因此為確保檔案檢索效果，我們全面上線檔案管理機器人，用更專業的方式，串聯各個檔案上傳的端口。
03 掃描即上傳，兩步并做一步，指定路徑更高效！
會博通檔案數字化機器人，為學校檔案管理工作者提供了一種更高效的檔案管理方式：直接將掃描和上傳兩個步驟合并為了一個步驟。當老師們需要上傳檔案的時候，只需要直接對檔案進行掃描就可以將檔案存入檔案管理系統的制定路徑當中。系統管理員可以為不同的上傳賬號指定上傳路徑，以確保檔案上傳規范。
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