“數字檔案·數智向新”直播回放|檔案系統和檔案功能模塊，有啥區別？
2023/5/25 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
瀏覽量： 986
您在挑選檔案管理軟件的時候，想必一定見過各種各樣的檔案形態，有的是單獨的檔案軟件，有的是小插件，有的是辦公系統下面的一個小工具，細看它們里面的功能也是千差萬別，一不小心就會挑花眼，正兒八經地做個評測也是蠻耗心力的。為解決大家心中的這個疑惑，會博通在3月“數字檔案·數智向新”特別直播活動中，跟大家暢聊了這個話題。
“檔案系統和檔案功能模塊，究竟有什么不同？”這個問題，是會博通售前工程師們在工作當中，被問得比較多的問題，基于此我們技術工程師們專程對市面上的檔案應用進行了研究，發現商業形態的軟件，參差不齊，但基本上價格跟價值是正相關的。
01檔案系統和檔案功能模塊的4點區別
會博通檔案技術專家白繼成白工在直播中跟我們分享了，他所總結的檔案系統和檔案功能模塊的4點區別。
第一個區別是功能上面的區別：專門的檔案管理系統具有更強大的檔案管理功能，例如檔案分類、檢索、借閱、歸還等功能，而OA系統自帶的檔案管理工具通常只能進行簡單的檔案管理操作。
第二個區別是定制化的區別：專門的檔案管理系統可根據不同企業的需求進行定制化開發，適應性更強，而OA系統自帶的檔案管理工具則只能使用預設的功能。
第三個區別是安全性區別：專門的檔案管理系統可提供更加完善的權限管理、備份恢復等安全措施，保障檔案數據的安全性，而OA系統自帶的檔案管理工具則可能存在一定的安全風險。
第四個區別是成本區別：專門的檔案管理系統的價格通常較高，而OA系統自帶的檔案管理工具則可以在OA系統中免費使用。
針對以上四點，我們再幫大家稍作展開。
第一點，在功能應用上面，檔案管理系統因為聚焦的是檔案管理，所以不管是政策性的要求也好，還是目前與日俱增的檔案業務的使用場景，比如檔案的預覽、在保證安全的前提下進行跨平臺分享等等在檔案管理系統上有進行過很好的磨合。就會博通檔案管理系統而言，目前我們正根據用戶的使用場景，對產品功能進行更深度的細化和打磨，為用戶提供與檔案和企業想匹配的檔案軟件，而這是很多檔案功能模塊覆蓋不到的。
第二點，檔案管理軟件在于企業的適配性上是更強的。現如今，檔案管理軟件已經不單單是一套軟件，以會博通為例我們為企業提供的服務已經從軟件系統轉化為了解決方案。我們認為只有切實保障企業合法權益、推動企業實現新型增長的系統才是好的檔案管理系統，為此會博通將檔案的各項應用進行模塊化劃分，針對用戶實際需求靈活重組調試為更適用于該企業的軟件應用系統。
第三點，從安全性上來說，檔案管理軟件的安全性是更為細致的，比如會博通采用的是細?；臋嘞薰芾?，保障檔案安全每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象是組織架構中的組織或具體的用戶，首先是定義授權對象可訪問內容的密級，以及可以進行的操作行為。這一點對于很多檔案管理模塊來說是做不到的。
第四點，從成本上來說，檔案管理軟件相較于檔案管理模塊來說，因為是一個獨立的軟件應用，需要額外的支出，顯得會比較貴，但實際上我們都知道一個道理，所謂綜合性的軟件也許能做到很多事情，但不一定很多事情都能做到很精細，想要更為專業的檔案管理系統，還是推薦專業的系統。專業性的價值不在眼前，而在長期，檔案管理軟件對企業的長遠、穩定、健康發展，起著重要作用，我們當然希望它更安全、更有保障一些。
02這些功能只有在檔案管理軟件中才有
從事檔案業務運營多年的陳曉佳也從業務的角度，跟大家介紹了她自己總結出來的不同點，她說：“我這邊也有對OA系統里面的檔案工作做過研究。從使用的角度上來說，研究下來我覺得，獨立的檔案管理軟件有會有這么幾個優勢。第一個是可以在線預覽我們的檔案，第二是有權限等一系列的安全措施，不需要設置專門的人員進行安全管控，除此之外合規化的編號管理，檔案的統計功能都是比較專業檔案管理軟件才有的?！?
關于選擇檔案系統還是檔案功能模塊的問題，大家還是需要回歸到自己本身的需求上，如果預算允許，還是比較建議大家用專業的工具，畢竟檔案關于企業的安全和穩健發展，是企業發展不容忽視的環節，在前期做得到位一點，后期就會省掉很多不必要的麻煩。如果您在構建數字檔案體系上，有猶豫不決的點，也歡迎隨時致電我們，我們可以為您提供更為全面的咨詢服務。
推薦閱讀：
公司新聞
最新案例
免責聲明：部分文章信息來源于網絡以及網友投稿，本網站只負責對文章進行整理、排版、編輯，是出于傳遞更多信息之目的，并不意味著贊同其觀點或證實其內容的真實性，如本站文章和轉稿涉及版權等問題，請作者在及時聯系本站，我們會盡快處理。
更多資訊