會博通33周年優惠活動：制造業檔案管理系統專場直播
2023年9月8日下午3點，會博通33周年優惠活動之制造業檔案管理系統專場直播，順利開播。本次直播當中，我們跟大家分享了在制造行業當中檔案管理普遍存在的6個痛點，及其解決方案，跟大家進一步拆解了南京天加的客戶案例，內容量很大，干貨滿滿，錯過的小伙伴直呼可惜！
應客戶朋友們的需求，小編將部分直播內容整理如下。
01制造業檔案管理系統的6大痛點和解決方案
痛點1：檔案管理流程繁瑣且不完善，周期長、工作量大，容易導致管理成本過高。
針對這個痛點，會博通制造業檔案管理系統支持多人協同，可多人參與檔案的錄入、掃描、上傳、及時形成電子檔案并移交歸檔。可以將管理方式植入到業務端，化整為零。為了做好多人協同，我們今年也推出了檔案管理機器人。
檔案管理機器人由愛普生掃描儀和會博通文件檔案知識一體化管理系統智慧集成。通過檔案管理機器人的輔助，一個專職或兼職的文檔管理員，即可承擔起整個單位的文件與檔案管理職責，并且，可通過配置一定數量的智能掃描工作臺，讓單位全員可以及時、方便、高效的將文件與檔案數字化并上傳系統。
痛點2：檔案管理分散、人員流動大、收集困難，檔案完整性得不到保障，且傳統硬盤存儲方式丟失率高。
針對這個問題，我們提供了一個集中管理的解決方案。我們建立了統一的歸檔平臺，歸檔的范圍涵蓋文書、科研、產品、基建、會計、人事等各類檔案的收集、整理、存儲、利用管理，如產品創意、研發、生產、銷售、售后過程中的成果文件，均可實現產品全生命周期的集中統一管理。
痛點3：系統集成要求高，不同類型檔案使用獨立系統管理，容易造成信息孤島。
會博通檔案管理系統可以跟很多第三方系統打通信息傳輸的接口，實現單點登錄、組織架構同步等功能。這些第三方系統包括但不限于泛微、致遠、藍凌等OA系統；SAP、金蝶、用友等ERP系統；稅務、銀行、淘寶、京東等財務系統；微信、釘釘、云之家等即時通訊工具。
痛點4：經營、設計、制造等檔案保密程度高、管理存在安全風險。
針對這一個痛難點，我們為大家配置了包括用戶行為監控、痕跡可查、依權限管理、嚴密地防擴散機制等。會博通系統利用用戶登錄監控、應用操作行為監控、工作流程監控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監控信息統計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統當中瀏覽過企業文檔資料，系統就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發現哪個文檔資料出現泄露，通過痕跡可尋即可找到對應的責任人，幫助企業快速找到泄密者。
痛點5：檔案管理專業程度低，管理不規范、標準化程度低。
針對檔案管理專業度的問題，會博通檔案管理系統提供的是可與國家規范、標準以及制造業制度合一的檔案管理平臺，同時也可以由用戶自定義檔案管理規范與標準。具體地來說，會博通檔案管理系統符合中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法、電子檔案管理系統通用功能要求、電子文件歸檔與管理規范、企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定、科學技術檔案工作條例、檔案行業網絡與信息安全信息通報工作規范等等。
痛點6：檔案數量龐大，查找、利用不便，檔案的利用價值難以提升。
針對這個問題，會博通為的大家提供了面向用戶服務的利用體系，用戶可自行在系統中依權限查閱檔案資料，如果有需要也可以按照需要勾選發起借閱、借用流程，管理節點自動提醒、自動記錄，隨時查詢和統計。
02南京天加環境科技有限公司案例分享
南京天加是創始于1991年的企業，是集研發、制造、銷售、服務于一體的潔凈環境及熱能利用的專業化公司，擁有南京、天津、廣州、成都、吉隆坡5大基地，70多個銷售和服務網點。產品線包括潔凈單元、新風除霾機、潔凈空氣處理機、模塊機、多聯機、螺桿機、離心機，ORC低溫余熱發電系統等。
天加屬于比較大型的制造型企業，2021年年中財經中心梳理公司基礎資料，共統計到2019種各類檔案文件，種類繁多。公司相關資質，其他榮譽資料也分散在各處，合同保管在多個不同的部門，沒有統一歸口的檔案部門及檔案系統。
各類資料文件零散分散在各部門，有可能造成重要合同，重要文件的丟失，不利于公司知識的積累，也不利于各類文檔的有效利用。歸結起來，它們的4大痛點包括檔案分散、收集工作麻煩、檔案制度確實、資質證照到期無提醒。
基于這樣的一個背景，會博通為天加建立了面向全體員工的檔案“服務”中心。整個的服務包括4個方面：
1)將泛微 OA 系統、每刻系統、CRM 系統、SRM 系統等中的需要歸檔的文檔數據，導入檔案系統中，實施歸檔及相關管理。從電子目錄+紙質檔案的管理模式，升級為紙質+電子檔案雙套制管理模式。
2)實現文件從起草、發布、歸檔，到檔案借還、銷毀等的文檔一體化管理。
3)實現公司蓋章的流程及蓋章文件歸檔。
4)建設內部數字檔案館，實現面向單位內部用戶服務的檔案管理模式。
在檔案管理實時的過程中，會博通做了很多大量的工作，比如說檔案歸檔范圍的調研和收集。在項目的實施過程當中，經過梳理，我們將天加的檔案劃分為了多個部門板塊和檔案門類，共200多項小項的檔案歸檔范圍。
會博通還為南京天加提供了定制化的功能，比如壓縮包預覽功能。功能設置完成之后，用戶登錄系統可預覽壓縮包目錄文件、預覽文件、支持RAR和ZIP文件，直接下載壓縮內文件、支持帶密碼的壓縮包；比如單點登錄功能。功能布設完成后，天加的系統用戶可以通過單點登錄到會博通。同時我們也對初始檔號的生成策略進行了演變。
更多南京天加的內容，我們在往期的文章當中也有介紹。文章的題目是：《南京天加攜手會博通：產品制造檔案管理，可以這樣做》，感興趣的朋友們可以點擊了解。
03會博通服務過不同體量的制造型企業
除天加之外，會博通服務過很多制造型企業，比如：日立電梯（中國）有限公司、廣州珠江鋼琴集團股份有限公司、廣州智能裝備產業集團有限公司、天能電池集團股份有限公司、廈門鎢業股份有限公司、廣州廣日股份有限公司、天津微納芯科技有限公司、廣州萬寶集團有限公司、新天科技股份有限公司、江蘇卓高新材料有限公司、佛山市北川電子科技有限公司等。
會博通系統實施的經驗非常豐富，在我們33周年優惠活動期間，我們開放了檔案管理體系建設免費咨詢服務。有想要了解的朋友們，可以隨時咨詢我們的專業技術人員。
04寫在最后
以上就是制造業檔案管理軟件專場直播的部分內容整理，感謝大家看到這里，我們下一場的直播是工程檔案管理痛點與解決方案的專場，時間定在2023年9月15號，也歡迎大家預約觀看。在直播間觀看比內容整理更為豐富哦！
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