近來(lái)收到一些客戶朋友詢問(wèn)：

“有沒(méi)有適合小團(tuán)隊(duì)的的檔案管理系統(tǒng)，最好能即用的？”

“幫忙推薦一款適合小公司用的檔案管理產(chǎn)品，要簡(jiǎn)單易上手的。”

“要能做紙質(zhì)檔案數(shù)字化的，包括歸檔和查找一系列功能，不用太多人用的，哪款適合？”

小微企業(yè)做文檔和檔案管理，推薦一個(gè)成本低、功能全、部署快的選擇——檔案管理機(jī)器人。

小微企業(yè)相較于大中型企業(yè)而言，可供調(diào)用的人力、物力資源更有限。因此所選擇的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)能滿足投入更低、資源消耗更少、對(duì)環(huán)境兼容更靈活的要求。

同時(shí)，小微企業(yè)規(guī)模雖小，但所產(chǎn)生的信息量、類型數(shù)及數(shù)據(jù)處理需求并不一定比大中型企業(yè)少，因此系統(tǒng)功能要全，要能覆蓋各類型檔案、各格式文件及檔案收集管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

此外，系統(tǒng)最好簡(jiǎn)單易上手，并能隨企業(yè)發(fā)展靈活拓展。會(huì)博通檔案管理機(jī)器人除了能滿足以上這些要求外，還是一款免部署的軟硬件一體化產(chǎn)品，電腦、檔案管理系統(tǒng)、掃描儀配齊，到手立即就可開(kāi)展檔案管理工作，企業(yè)購(gòu)置更省心。

下面，我們結(jié)合具體情況，看看檔案管理機(jī)器人如何助企業(yè)降本提效。

1、人力資源有限 → 更少人力投入

小微企業(yè)的團(tuán)隊(duì)規(guī)模有限，團(tuán)隊(duì)成員往往身兼多職多任，難以騰出專員管理檔案。但隨著企業(yè)發(fā)展，各類證照、資料、文件都快速增加，將檔案掃描、整理形成數(shù)字化文件歸集的工作量也劇增，既消耗掉大量人力，也容易上傳不及時(shí)。 

對(duì)此，檔案管理機(jī)器人特有的一人管理、全員參與的模式可靈活解決。

當(dāng)成員手中有文檔資料時(shí)，通過(guò)上傳程序+掃描儀，即可自行快速掃描上傳。掃描儀具自動(dòng)雙面高速掃描、自動(dòng)糾偏/圖像處理、自動(dòng)形成雙層PDF等多項(xiàng)自動(dòng)化功能，文件上傳后會(huì)自動(dòng)歸集至指定分類內(nèi)，省去了諸多人工操作。

管理員在電腦上操作會(huì)博通系統(tǒng)，即可完成文件及檔案在收集、整理、儲(chǔ)存、利用的全流程業(yè)務(wù)，實(shí)施合規(guī)化管理。一名檔案員，也可輕松管理全公司檔案。

2、溝通短平快 → 查用匯報(bào)方便

小微企業(yè)往往采用扁平化管理，基層員工直接對(duì)接老板的情況很常見(jiàn)，這樣溝通、決策響應(yīng)都更迅速。這種情況下，對(duì)檔案員的管理水平、響應(yīng)效率要求也更高。

對(duì)此，檔案管理機(jī)器人也是提效利器。系統(tǒng)提供搜索平臺(tái)、檔案統(tǒng)計(jì)與檔案利用統(tǒng)計(jì)、借還登記、到期提醒等功能，支撐檔案員高效處理、快速響應(yīng)。

比如，老板急用某份文件，檔案員通過(guò)搜索平臺(tái)，即可迅速檢索出來(lái)發(fā)給老板。系統(tǒng)提供了關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、類自然語(yǔ)言搜索、二次搜索等多種方式，搜索更簡(jiǎn)單快捷。

（會(huì)博通系統(tǒng)-搜索功能示例）

再如，周會(huì)、月會(huì)常要做匯報(bào)，應(yīng)用統(tǒng)計(jì)功能，可形成清晰直觀的數(shù)據(jù)表及圖表，包括檔案綜合情況、在庫(kù)情況、保管期限、利用情況等多種統(tǒng)計(jì)維度，還可導(dǎo)出數(shù)據(jù)做成PPT等。匯報(bào)重點(diǎn)更清晰，老板也能一目了然。

（會(huì)博通系統(tǒng)-統(tǒng)計(jì)功能界面示例）

3、發(fā)展變化快 → 可拓展、可增配

小微企業(yè)發(fā)展變化迅速，某個(gè)項(xiàng)目成功可能即迎來(lái)爆發(fā)式增長(zhǎng)，對(duì)內(nèi)對(duì)外需處理的信息量也會(huì)大幅增加，要適應(yīng)的工作場(chǎng)景也更復(fù)雜。

對(duì)此，檔案管理機(jī)器人所具有的彈性適應(yīng)力，可謂是小微企業(yè)的不二之選。

一方面，檔案管理機(jī)器人是軟硬件一體化的檔案管理解決方案，一套配齊電腦、會(huì)博通系統(tǒng)軟件、掃描儀，并且免部署，基本上連電聯(lián)網(wǎng)就能用，即使團(tuán)隊(duì)沒(méi)有專業(yè)IT輔助也能完成。

另一方面，這套方案的適用性高、可拓展性強(qiáng)。當(dāng)企業(yè)檔案管理的需求增加，可擴(kuò)展其它管理應(yīng)用模塊，如虛擬庫(kù)房、知識(shí)地圖等；系統(tǒng)初始為單用戶版，當(dāng)應(yīng)用人數(shù)變多，可按需增配用戶數(shù)；如多地辦公，還可配置多臺(tái)掃描機(jī)器人形成自動(dòng)化歸檔網(wǎng)絡(luò)……

簡(jiǎn)而言之，會(huì)博通檔案管理機(jī)器人能根據(jù)企業(yè)需求靈活調(diào)整，即可適用于小微企業(yè)檔案管理，也能隨企業(yè)發(fā)展擴(kuò)張不斷“升級(jí)”，伴隨企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

會(huì)博通，讓文檔為組織賦能

檔案管理機(jī)器人，是會(huì)博通公司推出的一體化解決方案。會(huì)博通專注于檔案管理行業(yè)軟、硬件的開(kāi)發(fā)與整合，深耕行業(yè)超30年，技術(shù)沉淀深厚，系統(tǒng)成熟穩(wěn)定。目前，檔案管理機(jī)器人在全國(guó)各地多個(gè)黨政機(jī)關(guān)、院校機(jī)構(gòu)、企業(yè)單位等都有成功應(yīng)用案例，歡迎訪問(wèn)會(huì)博通官網(wǎng)咨詢了解。

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