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【技巧】檔案歸檔后，如何限制增刪改？檔案注冊上大分！

2024/10/23 18:27:34         來源：         作者：小博        瀏覽量：  1

大家好，歡迎觀看[會博通檔案管理小技巧]欄目，我是小博。

 

檔案在系統中歸檔完成后，如何鎖定狀態，避免誤操作導致的增刪改？

 

今天就來為大家介紹會博通系統中一個非常非常實用的功能——檔案注冊。檔案注冊可以固化檔案的歸檔狀態，對檔案進行進一步鎖定保護，同時便于檔案統計與管理。

 

 

檔案注冊后，會發生以下調整：

1、 鎖定檔案的增刪改權限

注冊后即確定了檔案的歸檔狀態，就如同紙質檔案已經入盒并合上；即便是有權限的用戶，也不能再進行增刪改操作，只能閱讀。

 

2、 可勾選自動重編歸檔號

注冊后，既可對所有盒內、卷內條目批量編制歸檔號，亦可在插件/卷和調整排序后進行歸檔號的重編。

 

 

3、 可加蓋電子歸檔章

如采用單套制的歸檔方法，亦可按需加蓋電子歸檔章；加蓋后既可做“去技術化”處理，亦可確認該文件的歸檔狀態。

 

4、 會自動計算并納入綜合統計

注冊后，系統會自動計算與提取計算盒/卷內文件的頁數、數量、起止時間等，并將該盒或該卷檔案計入綜合統計。

 

總而言之，檔案注冊能確定檔案的歸檔狀態，更好保護檔案；也支持重編歸檔號、加蓋電子章，并納入綜合統計，方便進一步管理，是應用頻率非常高的功能之一。

 

以上就是本次分享的內容。歡迎關注會博通，獲取更多檔案管理小技巧。

 

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