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【技巧】如何發資料給企業外部人員，并限定閱讀有效期？外部鏈接輕松搞定！

2024/11/1 17:24:33         來源：         作者：小博        瀏覽量：  1

大家好，歡迎觀看[會博通檔案管理小技巧]欄目，我是小博。

 

我們在推進業務過程中，可能會遇到這樣的問題：如何發送檔案系統內的文件資料給企業外部人員，并限定閱讀的有效期？

 

小提醒，用會博通的外部鏈接就可以啦！

 

外部鏈接，是為了便利與外部聯系人的合作共享，打通業務信息鏈而設；通過外部鏈接，系統用戶可以方便地與外部聯系人共享文件資料。

 

下面為大家介紹外部鏈接的用法：

1、 系統用戶選中需要共享的檔案條目，在“管理菜單欄”中打開“外部鏈接”功能；

2、 新建，點擊姓名輸入框，在個人通訊錄或公共通訊錄中，選擇需要共享文件的外部聯系人；

 

3、 為增強文件安全性，可以設置共享文件的有效期，是否需要驗證碼，以及閱讀的限制次數，確認保存后，系統自動生成訪問地址和二維碼；

4、 這時用戶可以通過發送鏈接短信、電子郵件、復制訪問地址或二維碼等方式，共享文件給外部聯系人；外部聯系人在設定效期內，可以方便快捷訪問文件。

 

有了外部鏈接功能，與外部人員共享文件不再難，業務推進效率也能大大提升！

以上就是本次分享的內容。歡迎關注會博通，獲取更多檔案管理小技巧。

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