能源行業(yè)是我國的支柱型企業(yè),在檔案管理和辦公管理上,普遍采用計算機編輯處理各種文件。在工作的過程中,保留了大量的電子文件和數(shù)據(jù),比如行政性的收發(fā)文、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、科技文件、工程竣工圖與驗收資料等。

這些檔案,分散存放于多個系統(tǒng)、不同的部門和人員中,如何確保這些檔案資料得以100%收集、歸檔,是做好能源行業(yè)檔案管理的關(guān)鍵。為幫助大家全面歸檔,我們對能源行業(yè)的檔案資料進行了劃分方式及內(nèi)容的梳理。
1)按業(yè)務(wù)類別劃分
經(jīng)營策劃類:包括規(guī)劃、 項目方案、圖紙、個業(yè)經(jīng)營決策、機關(guān)政府政策、協(xié)議、合同、會議紀要、文件等文件材料。
計劃審計類:包括各種計劃、統(tǒng)計報表、計劃管理、統(tǒng)計分析及審計中形成的各種文件材料。
物資供應(yīng)類:包括物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
資產(chǎn)類:包括士地、房產(chǎn)信息、辦公家具、辦公設(shè)備出入庫。
維修資料:生產(chǎn)設(shè)備儀器的技術(shù)文件、安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料、設(shè)備儀器的運行、維修記錄,設(shè)備改進、改裝和報廢的文件材料等。
2)按載體形式劃分
隨著社會的發(fā)展和進步,檔案的種類不斷增多,形式載體日益多樣化。目前檔案的主要載體分為4類,即紙質(zhì)檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案。在能源行業(yè)中,政府或工作部門的“紅頭文件”、工程項目的紙質(zhì)記錄資料等都屬于紙質(zhì)檔案的范疇;項目過程中的照片、影片、錄像帶、錄音帶等屬于音像檔案的范疇;項目方案、圖紙、計劃管理、統(tǒng)計報表等以電子形式流轉(zhuǎn)與存放的資料屬于電子檔案;公章、印章、錦旗、獎杯、牌匾等屬于實物檔案。
凡屬本公司工作中所形成己辦理完畢具有價值的文件、圖表、照片、均需立卷歸檔。聲像檔案指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的具有一定保仔價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
3)按項目階段劃分
能源行業(yè)檔案資料,主要包括前期項目核準(zhǔn)文件、勘測設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)、設(shè)備資料、線路、道路、土建、設(shè)備安裝、隱蔽工程、裝飾裝修等方面,并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、圖片、照片、實物標(biāo)本等形式記載,形成數(shù)量巨大,種類繁多的工程建設(shè)檔案。
4)按重要程度劃分
凡涉及商業(yè)秘密或公司重大事項的檔案資料,均需立卷歸檔且不得借閱或復(fù)印;檔案管理應(yīng)定期。
檔案資料的劃分沒有定式,您可以根據(jù)您的需求,選取適合您的劃分方式。希望以上內(nèi)容羅列,可以在您劃分的時候,給到您一定的參考,輔助您做好能源公司檔案管理工作。如果您有更為詳細和完善的劃分方式,也歡迎留言跟我們一起探討交流。
會博通針對能源行業(yè)在檔案管理中普遍存在的文件數(shù)據(jù)分散、調(diào)用不便;檔案電子化程度不高,檔案得不到充分利用;第三方軟件較多、資料容易遺漏,收集不便;檔案格式較雜,存儲、搜索無法實現(xiàn)全覆蓋等問題,定向研制了能源行業(yè)檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案歸檔入庫、借閱、利用的快捷操作。與OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)等第三方系統(tǒng)無縫集成,幫助能源行業(yè)整合各個系統(tǒng)的知識內(nèi)容,消除信息孤島,助力能源行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
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