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能源行業企業，如何做好檔案的科學分類管理？

2022/4/27 0:00:00 來源：最新動態作者：小博瀏覽量： 492

能源行業是我國的支柱型企業，在檔案管理和辦公管理上，普遍采用計算機編輯處理各種文件。在工作的過程中，保留了大量的電子文件和數據，比如行政性的收發文、財務報表、業務數據、科技文件、工程竣工圖與驗收資料等。

檔案管理

這些檔案，分散存放于多個系統、不同的部門和人員中，如何確保這些檔案資料得以100%收集、歸檔，是做好能源行業檔案管理的關鍵。為幫助大家全面歸檔，我們對能源行業的檔案資料進行了劃分方式及內容的梳理。

1）按業務類別劃分

經營策劃類：包括規劃、項目方案、圖紙、個業經營決策、機關政府政策、協議、合同、會議紀要、文件等文件材料。

計劃審計類：包括各種計劃、統計報表、計劃管理、統計分析及審計中形成的各種文件材料。

物資供應類：包括物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

資產類：包括士地、房產信息、辦公家具、辦公設備出入庫。

維修資料：生產設備儀器的技術文件、安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料、設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

2）按載體形式劃分

隨著社會的發展和進步，檔案的種類不斷增多，形式載體日益多樣化。目前檔案的主要載體分為4類，即紙質檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案。在能源行業中，政府或工作部門的“紅頭文件”、工程項目的紙質記錄資料等都屬于紙質檔案的范疇；項目過程中的照片、影片、錄像帶、錄音帶等屬于音像檔案的范疇；項目方案、圖紙、計劃管理、統計報表等以電子形式流轉與存放的資料屬于電子檔案；公章、印章、錦旗、獎杯、牌匾等屬于實物檔案。

凡屬本公司工作中所形成己辦理完畢具有價值的文件、圖表、照片、均需立卷歸檔。聲像檔案指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的具有一定保仔價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。

3）按項目階段劃分

能源行業檔案資料，主要包括前期項目核準文件、勘測設計、招標投標、設備資料、線路、道路、土建、設備安裝、隱蔽工程、裝飾裝修等方面，并經文字、圖紙、圖表、聲像、圖片、照片、實物標本等形式記載，形成數量巨大，種類繁多的工程建設檔案。

4）按重要程度劃分

凡涉及商業秘密或公司重大事項的檔案資料，均需立卷歸檔且不得借閱或復印；檔案管理應定期。

檔案資料的劃分沒有定式，您可以根據您的需求，選取適合您的劃分方式。希望以上內容羅列，可以在您劃分的時候，給到您一定的參考，輔助您做好能源公司檔案管理工作。如果您有更為詳細和完善的劃分方式，也歡迎留言跟我們一起探討交流。

會博通針對能源行業在檔案管理中普遍存在的文件數據分散、調用不便；檔案電子化程度不高，檔案得不到充分利用；第三方軟件較多、資料容易遺漏，收集不便；檔案格式較雜，存儲、搜索無法實現全覆蓋等問題，定向研制了能源行業檔案管理系統，實現檔案歸檔入庫、借閱、利用的快捷操作。與OA系統、ERP系統、財務等第三方系統無縫集成，幫助能源行業整合各個系統的知識內容，消除信息孤島，助力能源行業數字化轉型。

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