在互聯(lián)網(wǎng)時代，電子文件的應用已經(jīng)滲透到了現(xiàn)代人的工作和生活中。如果缺少對電子文件的合理控制，就會造成文檔冗余、版本錯亂、文檔丟失等問題。此時，許多具有文檔管理需求的企業(yè)或個人都面臨著如何選擇一個好的文檔管理系統(tǒng)的問題，而要解決這個問題，用戶必須首先了解文檔管理系統(tǒng)能給我們帶來什么樣的功能與便利。

第一、只能管理文檔的軟件

一些企業(yè)已意識到文檔管理的重要性，并找到各種文檔管理解決方案，但是，他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務中的問題相結(jié)合，很多時候，往往難以達到理想的效果。

因為一般企業(yè)對于文檔管理的誤區(qū)，只停留在文檔的存儲與備份層面，但還是會出現(xiàn)查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權限不清導致惡意擴散等文檔形成后的后續(xù)管理問題。

第二、與日常工作緊密相關的文檔管理軟件

企業(yè)文檔管理，應該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文檔管理系統(tǒng)去創(chuàng)建文檔，并可以支持文檔創(chuàng)建的過程管理、形成成果文檔后分門別類的管理，以及后續(xù)的再利用。

因此，文檔如何進行分類，需要記錄哪些字段，權限如何管理，如何實現(xiàn)規(guī)范化的協(xié)同編輯，怎樣管理文檔的版本與變更等，都是企業(yè)文檔管理的核心問題。

會博通綜合知識管理系統(tǒng)幫助企業(yè)搭建適合企業(yè)的文檔管理體系，讓企業(yè)員工充分有效地利用企業(yè)內(nèi)部文檔的價值，從而促進企業(yè)的文檔管理走向系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化，提升企業(yè)綜合競爭力。

會博通為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理，員工在文檔創(chuàng)建之初就利用系統(tǒng)創(chuàng)建文檔，并可啟動對文檔的協(xié)同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文檔后，可把成果文檔，以及形成成果文檔的管理痕跡（協(xié)同痕跡），一并分類保存到對應的文檔分類中，從而在企業(yè)層面完成了文檔的集中統(tǒng)一管理。