在互聯(lián)網(wǎng)時代,電子文件的應用已經(jīng)滲透到了現(xiàn)代人的工作和生活中。如果缺少對電子文件的合理控制,就會造成文檔冗余、版本錯亂、文檔丟失等問題。此時,許多具有文檔管理需求的企業(yè)或個人都面臨著如何選擇一個好的文檔管理系統(tǒng)的問題,而要解決這個問題,用戶必須首先了解文檔管理系統(tǒng)能給我們帶來什么樣的功能與便利。
第一、只能管理文檔的軟件
一些企業(yè)已意識到文檔管理的重要性,并找到各種文檔管理解決方案,但是,他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存,變成了一個額外的工作,且不說員工會抵觸,也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務中的問題相結(jié)合,很多時候,往往難以達到理想的效果。
因為一般企業(yè)對于文檔管理的誤區(qū),只停留在文檔的存儲與備份層面,但還是會出現(xiàn)查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權限不清導致惡意擴散等文檔形成后的后續(xù)管理問題。
第二、與日常工作緊密相關的文檔管理軟件
企業(yè)文檔管理,應該考慮到如何讓員工在潛移默化中,直接利用文檔管理系統(tǒng)去創(chuàng)建文檔,并可以支持文檔創(chuàng)建的過程管理、形成成果文檔后分門別類的管理,以及后續(xù)的再利用。
因此,文檔如何進行分類,需要記錄哪些字段,權限如何管理,如何實現(xiàn)規(guī)范化的協(xié)同編輯,怎樣管理文檔的版本與變更等,都是企業(yè)文檔管理的核心問題。
會博通綜合知識管理系統(tǒng)幫助企業(yè)搭建適合企業(yè)的文檔管理體系,讓企業(yè)員工充分有效地利用企業(yè)內(nèi)部文檔的價值,從而促進企業(yè)的文檔管理走向系統(tǒng)化、科學化、規(guī)范化,提升企業(yè)綜合競爭力。
會博通為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理,員工在文檔創(chuàng)建之初就利用系統(tǒng)創(chuàng)建文檔,并可啟動對文檔的協(xié)同工作(如編輯、校對、變更、審批等),形成成果文檔后,可把成果文檔,以及形成成果文檔的管理痕跡(協(xié)同痕跡),一并分類保存到對應的文檔分類中,從而在企業(yè)層面完成了文檔的集中統(tǒng)一管理。