在互聯網時代，電子文件的應用已經滲透到了現代人的工作和生活中。如果缺少對電子文件的合理控制，就會造成文檔冗余、版本錯亂、文檔丟失等問題。此時，許多具有文檔管理需求的企業或個人都面臨著如何選擇一個好的文檔管理系統的問題，而要解決這個問題，用戶必須首先了解文檔管理系統能給我們帶來什么樣的功能與便利。

第一、只能管理文檔的軟件

一些企業已意識到文檔管理的重要性，并找到各種文檔管理解決方案，但是，他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果。

因為一般企業對于文檔管理的誤區，只停留在文檔的存儲與備份層面，但還是會出現查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權限不清導致惡意擴散等文檔形成后的后續管理問題。

第二、與日常工作緊密相關的文檔管理軟件

企業文檔管理，應該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文檔管理系統去創建文檔，并可以支持文檔創建的過程管理、形成成果文檔后分門別類的管理，以及后續的再利用。

因此，文檔如何進行分類，需要記錄哪些字段，權限如何管理，如何實現規范化的協同編輯，怎樣管理文檔的版本與變更等，都是企業文檔管理的核心問題。

會博通綜合知識管理系統幫助企業搭建適合企業的文檔管理體系，讓企業員工充分有效地利用企業內部文檔的價值，從而促進企業的文檔管理走向系統化、科學化、規范化，提升企業綜合競爭力。

會博通為企業提供文檔從創建、協作、歸檔到再利用的全生命周期管理，員工在文檔創建之初就利用系統創建文檔，并可啟動對文檔的協同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文檔后，可把成果文檔，以及形成成果文檔的管理痕跡（協同痕跡），一并分類保存到對應的文檔分類中，從而在企業層面完成了文檔的集中統一管理。