企業發展過程中，離不開各種電子文檔。但是常常這些文件缺少專人管理，極容易出現企業機密被公之于眾，重要信息流失，企業內部溝通不暢，文檔管理對于公司發展有著非常重要的作用，管理不善，會對企業的發展起到阻礙作用。如今，一些大型的知名企業已經開始關注文檔管理系統，將公司各部門的信息都存儲到指定服務器上，從而進行有效管理，防止信息的丟失。

文檔管理軟件的出現，可以輕松的管理公司各部門的全部文件，再也沒有出現過文件丟失的事情，而且部門內部、部門之間在信息溝通上更加便利，提高了工作效率。

每一位員工都將自己常用的資料傳輸到公司的服務器上，并且可以設置文檔的拷貝、閱讀、打印等權限，如果屬于保密的文件，便可以將權限設置為僅為自己所見，而對于部門內部或者部門之間交流的資料，就可以有針對性的對其設置相應的權限。不用硬盤拷貝、QQ傳輸這樣的傳統方式，資料更安全、更保密。

文檔管理系統自問世以來，便深受關注，功能強大，界面簡潔，操作便利的優勢，通過利用先進的網絡技術，實現了企業文檔資料的全面電子化信息化。文檔管理系統為您搭建企業內部信息共享、協同溝通、知識沉淀的交互平臺，快速查詢業務流程管理辦公，為企業帶來高效、便捷的文檔管理解決方案。

文檔資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果，一般管理只停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

企業普遍會把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業務中的問題相結合，往往難以達到理想的效果。

會博通綜合文檔管理系統可以管理企業層面、部門層面以及個人層面，三個層級不同類型的文檔資料，這些管理分類都可以分別授權，員工按照與其職責職能一致的權限使用，并且，系統中的每一個文檔都可發起流程參與審批以及工作協作。

同時，提供知識問答、論壇中心等知識分享應用，讓員工分享經驗，從而凝聚企業的綜合性知識內容，響應員工的學習需求。您使用搜索引擎在系統中了解與企業業務有關的知識內容，就像百度一樣，結果的來源有文章（就像百度文庫）、具體的客戶資料、以往的業務成果等等，還有咨詢臺（像百度知道）、論壇、微博帶來的經驗內容，從而響應員工的學習契機。