當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案是一種重要信息資源，檔案管理工作作為信息產業的組成部分，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。

1、為公司提供決策的依據

因為企業的檔案承載著企業的發展記憶、經驗以及成果，所以企業在新的決策面前，可以利用過往的檔案信息，從而在其中找到有關的信息作為依據。

2、企業文化的具體體現

檔案是與企業文化息息相關的，它是企業文化的重要組成部分，它見證著企業的發展歷程，為企業的發展做好記錄，同時它也是企業精神文化與價值觀的一種體現，記錄著企業的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業真實的回憶，也是企業員工的珍貴經歷，它凝聚著企業的向心力，因此它在企業文化中有著無可取代的作用。

3、保證員工的合法權益

檔案真實的記錄著員工在何時、何地進行了何種的業務，所以當企業與員工的權益發生矛盾的時候，它能提供有力的證據，明確兩方的責任，減少不必要的糾紛。

4、是一種教育資源

當企業對新員工或老員工培訓時，可以用做教材與參考資料，因為其真實的記錄和反映著過往的公司的文化和輝煌，它比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服。

居然檔案在企業中發揮著這么重要的作用，那么選擇一款好的檔案管理軟件，也是保障檔案管理工作很好進行的重要前提。

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