企業項目文檔管理實操方案

2020/4/8 0:00:00 來源：作者：孫超瀏覽量： 1

企業項目文檔管理實操方案

受疫情影響，全國各地遲遲不能正常復工，近日，疫情得到良好的控制。據報道，除湖北外，95%以上的企業已經正常復工。企業辦公文檔作為項目各個階段成功實施的關鍵證明以及成果材料，企事業單位對文檔的管理也是越來越重視，尤其是受疫情影響，不少企業采用遠程辦公模式，不僅未造成損失，甚至很多企業因此獲取新的契機。然而，企業項目開展和管理過程中涉及文檔量非常大，通常一個項目都會確定專門或兼職的項目文檔管理員。項目文檔是保證項目質量的關鍵工作，文檔管理的重要性這里就不多說了。就面對浩如煙海的項目文檔，該如何有效管理這個問題，小編將會博通綜合文檔管理系統實操管理方案分享給大家：

會博通從1988年開發出我國第一套文檔一體化軟件產品以來，就是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商。歷經30年，會博通一直潛心研發綜合知識管理系統，打造組織知識生態鏈，已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。現在會博通已經在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。

項目文檔分類管理：

會博通綜合檔案管理系統，從項目內容、項目進度、子項目、等多個角度入手給出解決方案，1、根據內容或者進度來分類：根據內容或者進度不同將項目文檔分成若干子項目，每個子項目設置一個存放文檔的文件夾，用以歸檔該子項目所屬的文檔文件。2、根據子項目分別建檔保存：將項目中產生的文檔必須按照項目下的子項目分別建文檔進行保存，項目下面的文檔只能用來存放項目級的文檔，如工作進度報告，聯系人清單，已經成型或暫時有效的方案、規范等非臨時性的文件；3、根據不同的子項目進行歸檔：將具體工作中的文檔按照所屬不同的子項目文件夾進行歸檔存放。

接收文檔命名規范：

會博通綜合檔案管理系統中每一個子項目文件夾中應當設置“接收文檔”文件夾，保存從外部獲得的文檔。所有從外部獲取的文件，必須按照固定的格式重新編著文件名，文件名要標明：標注編號、原文檔名稱、接收時間、發送人、版本號、狀態號(非必須)。例如：001.[數據匯總表]_20180612_會博通_V1.5_最新版本。其中，同一種文檔不同版本的序號標注一樣，這樣可以方便在一個文件夾中查看同一系列的文件，當文件夾中文檔非常多，且接收的相同文檔可能名稱不一致，通過此類方法，設置列表顯示、按名稱排序，將會很方便的顯示同系列文檔。

發出文檔命名規范：

會博通綜合檔案管理系統中每個子項目文件夾中應當設置“發出文檔”文件夾，用來保存工作中涉及到的對外發送的文檔，以達到對自己所發文檔清晰明了易于查找的作用，發出文檔的編碼方式為：序號、原文檔名稱、發出時間、發送對象、版本。發出文檔的命名要明確，原文檔名稱可采用工作區文檔名稱或者所收到文檔的名稱，同一文檔不同版本要序號一致，根據版本號卻別；以方便在以后的工作中分類查看。

文檔管理工作區

會博通綜合檔案管理系統的每個子項目文件夾中設置一個工作區，工作區中的文檔應當按照易用性、正確性、全面性的原則進行安排設置。（注意：該工作區不需要再創建新的文件夾，直接使用子項目文件夾這一層級），工作區用于存放工作中自己創建的文檔，或者是對接收到的文檔進行修改后直接使用時進行存放，此類接收到的文檔需要進行相應的調整，以滿足自己工作要求，同時如有新的版本不同的文檔收到，可視情況對工作區中對應的文檔進行更新，或者在工作區中創建新的文檔進行保存。