企業(yè)項目文檔管理實操方案

受疫情影響，全國各地遲遲不能正常復(fù)工，近日，疫情得到良好的控制。據(jù)報道，除湖北外，95%以上的企業(yè)已經(jīng)正常復(fù)工。企業(yè)辦公文檔作為項目各個階段成功實施的關(guān)鍵證明以及成果材料，企事業(yè)單位對文檔的管理也是越來越重視，尤其是受疫情影響，不少企業(yè)采用遠程辦公模式，不僅未造成損失，甚至很多企業(yè)因此獲取新的契機。然而，企業(yè)項目開展和管理過程中涉及文檔量非常大，通常一個項目都會確定專門或兼職的項目文檔管理員。項目文檔是保證項目質(zhì)量的關(guān)鍵工作，文檔管理的重要性這里就不多說了。就面對浩如煙海的項目文檔，該如何有效管理這個問題，小編將會博通綜合文檔管理系統(tǒng)實操管理方案分享給大家：

會博通從1988年開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來，就是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，打造組織知識生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國家認證雙軟企業(yè)，國家重點支持的高新技術(shù)企業(yè)。現(xiàn)在會博通已經(jīng)在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。

項目文檔分類管理：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)，從項目內(nèi)容、項目進度、子項目、等多個角度入手給出解決方案，1、 根據(jù)內(nèi)容或者進度來分類：根據(jù)內(nèi)容或者進度不同將項目文檔分成若干子項目，每個子項目設(shè)置一個存放文檔的文件夾，用以歸檔該子項目所屬的文檔文件。2、 根據(jù)子項目分別建檔保存：將項目中產(chǎn)生的文檔必須按照項目下的子項目分別建文檔進行保存，項目下面的文檔只能用來存放項目級的文檔，如工作進度報告，聯(lián)系人清單，已經(jīng)成型或暫時有效的方案、規(guī)范等非臨時性的文件；3、 根據(jù)不同的子項目進行歸檔：將具體工作中的文檔按照所屬不同的子項目文件夾進行歸檔存放。

接收文檔命名規(guī)范：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)中每一個子項目文件夾中應(yīng)當設(shè)置“接收文檔”文件夾，保存從外部獲得的文檔。所有從外部獲取的文件，必須按照固定的格式重新編著文件名，文件名要標明：標注編號、原文檔名稱、接收時間、發(fā)送人、版本號、狀態(tài)號(非必須)。例如：001.[數(shù)據(jù)匯總表]_20180612_會博通_V1.5_最新版本。其中，同一種文檔不同版本的序號標注一樣，這樣可以方便在一個文件夾中查看同一系列的文件，當文件夾中文檔非常多，且接收的相同文檔可能名稱不一致，通過此類方法，設(shè)置列表顯示、按名稱排序，將會很方便的顯示同系列文檔。

發(fā)出文檔命名規(guī)范：

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)中每個子項目文件夾中應(yīng)當設(shè)置“發(fā)出文檔”文件夾，用來保存工作中涉及到的對外發(fā)送的文檔，以達到對自己所發(fā)文檔清晰明了易于查找的作用，發(fā)出文檔的編碼方式為：序號、原文檔名稱、發(fā)出時間、發(fā)送對象、版本。發(fā)出文檔的命名要明確，原文檔名稱可采用工作區(qū)文檔名稱或者所收到文檔的名稱，同一文檔不同版本要序號一致，根據(jù)版本號卻別；以方便在以后的工作中分類查看。

文檔管理工作區(qū)

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)的每個子項目文件夾中設(shè)置一個工作區(qū)，工作區(qū)中的文檔應(yīng)當按照易用性、正確性、全面性的原則進行安排設(shè)置。（注意：該工作區(qū)不需要再創(chuàng)建新的文件夾，直接使用子項目文件夾這一層級），工作區(qū)用于存放工作中自己創(chuàng)建的文檔，或者是對接收到的文檔進行修改后直接使用時進行存放，此類接收到的文檔需要進行相應(yīng)的調(diào)整，以滿足自己工作要求，同時如有新的版本不同的文檔收到，可視情況對工作區(qū)中對應(yīng)的文檔進行更新，或者在工作區(qū)中創(chuàng)建新的文檔進行保存。

文檔管理歸檔

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)在項目管理的全過程中，特別是在項目結(jié)束之后，對各種項目文檔進行定期或不定期的總結(jié)，從中深入挖掘項目的進展信息和成敗經(jīng)驗，以形成項目管理資產(chǎn)庫，最后還應(yīng)在子項目中設(shè)置“歸檔區(qū)”文件夾，此文件夾用來保存子項目工作中已不再使用的文檔，全部都來自于工作區(qū)，如舊版本的匯總、中間文檔等。

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