相信做過檔案資料的管理員都有這樣的體驗，每天需要整理大量的企業檔案資料，編號、登記、歸檔、整理。這些看似簡單的工作實際需要用大量的時間來完成，可能經常一抬頭就發現隔壁桌的同事已經下班走了。而且企業的檔案資料需要確保其完整性和安全性，在管理的過程稍有不小心可能會資料丟失，比如隨時都有可能出現“用的時候找不到、用完不還、機密文件丟失”等現象，這樣造成無法彌補的損失。同時檔案資料工作的繁瑣，需要大量人力來完成。

一、如何更簡單的管理企業文檔資料，降低運營成本?

隨著信息化的發展，很多企業通過利用文檔一體化辦公管理系統，實現文件、檔案電子化的分類存儲、無紙化的借閱操作，降低文檔管理的繁瑣度，提高效率。會博通綜合文檔管理系統企業提供解決方案：

1、文檔資料信息化存儲：

會博通文檔一體化管理系統，可以實現文件管理的全程信息化。通過在系統的信息錄入，可以隨時進行文件的線上上傳、編輯、查看、刪除，同時不受時間和地域限制，并且該操作支持批量完成。在進行新建時，可詳細列明名稱、編號、保管期限、所屬案卷/卷庫、組卷年度，并且可以通過附件上傳封面及相關資料。

同時還能對文檔資料的權限進行管控

企業的檔案基本上都存儲著需要保密的文件，為了保證其安全性，需要對其進行權限的設置。在系統內，針對特定的文件都可進行借閱范圍的設置，權限可詳細到個人，防止隱私泄露，進一步提升檔案的安全性。

2、輕松管理資料文檔，對歷史管理痕跡保存：

隨著企業的進一步發展，存儲在系統內的檔案可能會失去價值，需要進行銷毀，然而，在銷毀中總是會遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題，還可能會遇到誤銷文檔無法恢復的問題，給檔案工作帶來極大的麻煩。

會博通文檔一體化管理系統，可以輕松解決這一問題，檔案的所有操作日志都可以在系統中查詢到，責任可以落實到人;如果檔案被誤銷毀還可以恢復。在鑒定案卷時，可查看該案卷基本情況，并進行鑒定意見的書寫，系統自動匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害，管理方便。

3、電子信息化借閱流程：

電子化的借閱管理過程更加規范，不僅使用必須經審批，整個借閱過程都有嚴格監控，借多久、還沒還一目了然。

利用會博通文檔一體化管理系統，流程化運轉，有借閱需求可直接進行線上申請，寫明借閱的時間及歸還時間，相關負責人可通過借閱審批列表進行審批。通過我的借閱可查看審批情況及過往借閱記錄;通過借閱記錄則可以查看全部人員的借閱情況及歸還情況。

3、紙質檔案借、還流程化：檔案室的每份紙質檔案無論借還是還，必須從經過系統電子流程審批，誰借的、借的什么檔案、什么時候還的等信息，都會一一記入系統，隨時核查。同時還可以通過電子表單根據關鍵字篩選文件，實現一鍵批量借閱幾十份文件資料。

會博通文檔一體化管理系統，檔案管理的全方位日志跟蹤、便捷權限管理、無紙化借閱申請，將繁瑣化為精細，讓檔案管理更簡單。

4、歸還全程記錄：

會博通文檔一體化管理系統，全程電子化的流程管控，可以智能掌控檔案的整個借閱過程。每份被借出去的檔案，管理員直接通過系統的臺賬頁面就能監控返還情況，即將到期或已經超期的文件，會直接通過色塊標記出來。

隨時可查閱文檔借閱管理記錄：借助智能報表系統和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。可以查檔案詳情、可以了解具體數據分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規使用多不多，以及各類檔案的數量占比等情況。管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間。

會博通文檔一體化管理系統，全面提升文檔管理質量。