會博通批量導(dǎo)入功能適用于批量導(dǎo)入類,文件夾,案卷和文件,本指南以導(dǎo)入文件為例,導(dǎo)入其他類型的操作方法類似,請參閱第五點。
一、批量導(dǎo)入條目的Excel模板基本要求
Excel模板以簡潔為主,除了日期和數(shù)字等特殊格式外,最好不要有表格格式和文字樣式設(shè)置。下圖是一個的Excel導(dǎo)入模板:
可以看到,所有行列都是用默認(rèn)設(shè)置,沒有行內(nèi)回車,表格框線等等,一般的數(shù)據(jù)列用常規(guī)格式,日期列需要設(shè)置成英文帶“/”的顯示格式,頁數(shù)和數(shù)量之類的純數(shù)字列也用常規(guī)格式即可,以便系統(tǒng)識別。
二、Excel導(dǎo)入模板的表頭制作
Excel導(dǎo)入模板的表頭是以要導(dǎo)入的條目屬性決定的,要確定屬性,只需要記錄下要導(dǎo)入的屬性的名稱,(可以在要導(dǎo)入的類目下,以屬性新建方式新建一個文件的形式來查看有哪些屬性)
確定屬性后,把需要錄入屬性值的屬性作為Excel導(dǎo)入模板的表頭即可,如下圖,
三、導(dǎo)入條目
在要導(dǎo)入條目的分類的菜單欄,點擊“管理”-“導(dǎo)入條目”
在打開的對話框選擇點擊“選擇Excel文件”,找到我們設(shè)計好的導(dǎo)入條目模板點選后,可以看到導(dǎo)入條目的具體信息展示,然后點擊“開始導(dǎo)入”,并等待導(dǎo)入過程結(jié)束。
下圖為批量導(dǎo)入后的文件列表
四、編號唯一性
在導(dǎo)入時,如果遇到待導(dǎo)入條目的編號和已有文件的編號重復(fù)時,我們可以選擇操作規(guī)則。
允許相同:即同時保留兩份文件,它們的編號是相同的
相同跳過:即保留原文件,跳過待導(dǎo)入的相同編號文件
相同覆蓋:即保留待導(dǎo)入的文件,刪除原文件
五、條目后綴
六、注意事項:
1.導(dǎo)入條目模板不需要太多的格式,會影響系統(tǒng)識別屬性,如果覺得查看不便,可另起一個有表格屬性的表格,填好相關(guān)屬性值后,以只有值的形式復(fù)制粘貼到模板中,只有日期相關(guān)的列需要設(shè)置格式。
2.請慎重選擇編號唯一性的選項,因為被覆蓋的文件無法還原。
3.批量導(dǎo)入條目的目的是批量導(dǎo)入多個條目的屬性,批量導(dǎo)入條目可以是類,文件夾,案卷或者是文件,但無法用此功能導(dǎo)入文件正文。
4.除了備注,其他數(shù)據(jù)不要有回車!特別是主題/題名/文件名稱/標(biāo)題等,不要有回車!
5.如果表頭有頁數(shù),則頁數(shù)這一列不能有任何單元格值為空,必須有數(shù)字。
6.如果表頭有密級,則密級這一列不能有任何單元格值為空,值必須是會博通里的密級。
7.如果表頭有保管期限,則保管期限這一列不能有任何單元格值為空,值必須是會博通里的保管期限
8.如果表頭有日期,可以先使用文件分列向?qū)ВO(shè)置格式為日期的“YMD”