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這些檔案管理導入條目的方法，一般人都不知道，但會博通軟件懂你！

2022/6/14 0:00:00       來源：知識學院        作者：小博       瀏覽量：  532

在會博通檔案管理系統中，導入條目實際上就是從Excel 數據表格中導入條目信息，如文件清單、卷內文件目錄、人員通信錄、單位通信錄、資產清單等。


會博通檔案管理系統 檔案管理系統


數據導入有兩個操作入口，即：類型屬性頁面左上角的類型圖標下面，有一個Excel 數據導入的按鈕：


會博通檔案管理系統 檔案管理系統


再就是，功能工具條上，管理菜單組中，有一個導入條目（Excel）的菜單項：


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點擊以上兩個功能按鈕，進入的操作界面都是一樣的，即：


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此時，瀏覽、選擇要導入信息條目的Excel 文件，程序會測試該文件是否為可供導入的Excel文件。

選好Excel 文件后，一般來說，一個Excel 文件會有多個工作表，如Sheet1、Sheet2、Sheet3等，但程序默認只會讀取sheet1 的數據，測試sheet1 的數據是否符合會博通信息導入的格式要求。

導入程序會根據信息的種類自動判斷和處理Excel 中的列與數據庫中的列（字段）的對應關系，如基本、單位、人員、資產和物品等信息種類，其對應關系都會有所不同。

Excel 文件的格式要求如下：


對于基本類信息，列標題中應至少包括“主題”列（名稱也可為標題或題名），導入時，無法與會博通匹配的列，將被忽略或轉為附加屬性。列標題可以是規范的標題名，如主題、責任者、文件編號、文件日期等，也可直接為會博通的內部字段名如Subject 或Author 等，一個導入列對應會博通數據庫的一個字段；對于人員類信息，列標題中應至少包含“姓名”列；對于單位類信息，列標題中應至少包含一列“單位名稱”；對于資產類信息，列標題中應至少包含一列“資產名稱”；對于物品類信息，列標題中應至少包含一列“物品名稱”等。但導入的目錄存在附加屬性名稱和表格列名一致時候會優先導入為附加屬性。

各類型目錄對應的列標題如下：


注：如同一字段有多個對應中文名稱，則以英文字段名稱第一優先，從左往右第二優先；有字段而無內容則認為其值為空。

Subject：標題、主題、題名，姓名、單位名稱、資產名稱、物品名稱


Emergency：緩急程度、性別，單位，計量單位


Tag：文號、文件編號、編號


Author：責任者、責任人、作者，工作單位，電子郵箱，生產廠家


FileDate：文件日期、日期，出生日期


Pages：頁數，累計出貨


Description：備注，說明


ZTC：主題詞、關鍵詞、職務、單位地址、型號規格


FLH：分類號、電話、聯系電話


ArchiveNo：檔號


CBGQX：保管期限 (只能3 種內容：永久、長期、短期)


Quantity：數量、累計進貨


QZH：全宗號


GeogID：地理編碼、網址、存放地點


當導入客戶資料數據時，Excel 表格中，需要有一個名稱為類型標記的列，并且，類型標記=CM_Client。

另外，用戶還可以選擇，是否將沒有對應關系的字段列導入為附加屬性。

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詳細的對應關系，用戶也可以自行在導入屬性頁面進行詳細的設置。

以上就是會博通檔案管理系統從excel導入條目的操作說明，希望對您有幫助。想要了解更多檔案管理操作指引，歡迎留言與我們交流互動。



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