企業(yè)檔案管理這8個流程，任何一個做好都不容易！

2022/9/5 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 632

職場上，我們經(jīng)常會談到一個閉環(huán)思維。何為閉環(huán)？用《閉環(huán)思維》一書的總結就是：凡事有交代、件件有回音。閉環(huán)思維在檔案管理工作中其實也適用，只有當你將企業(yè)檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)做的全面而有成效，才會對企業(yè)的成長發(fā)展產(chǎn)生較大的價值。

企業(yè)檔案管理

整體工作由一條條細分工作組成，為幫助大家切實做好檔案管理，筆者對企業(yè)檔案管理8個流程做了梳理。

流程1：檔案編碼

在企業(yè)中，檔案編碼一般由辦公室統(tǒng)一編碼。

（1）公司下發(fā)的文件按文件編號作為檔案編號。

（2）員工檔案按個人的工號作為檔案編號。

（3）財務檔案由財務部編號。

（4）上級發(fā)文的有文件編號的按文件編號作為檔案編號。

（5）業(yè)務單位往來的文、函件有編號的按其編號作為檔案編號。

（6）對外合同有編號的按合同編號作為檔案編號。

（7）其它無編號的合同、文件、資料等，按年、按級、按類、按順序編號。備注：如遇有新增文件或遺漏文件，各個部門需及時進行預先的統(tǒng)計與整理，最后匯總到辦公室進行統(tǒng)一的編碼（財務部的除外）。

流程2：檔案整理

由辦公室整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。

（1）每年裝訂一次。

（2）同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。

（3）按時間順序或入檔順序排列裝訂。

流程3：檔案歸檔

（1）原則上每一項工作一結束，就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

（2）對于正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應作好‘預先歸檔’工作，整理方法與‘范本’雷同。

（3）財務部檔案由本部門裝訂、編號，滿周年歸檔，檔案室設專柜管理。

流程4：外來文件的收發(fā)

由辦公室進行統(tǒng)一接收，并作好登記、存檔，再分發(fā)到各個職能部門，各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留復印件的需在‘文件收發(fā)記錄表’的備注欄上注明。

流程5：檔案資料的發(fā)行

如因工作上的需要，有些部門需備有相關檔案資料，此時應填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’并經(jīng)審核后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

（1）當有新的檔案資料時，檔案室應及時進行更新、回收、發(fā)行等工作。

（2）各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴禁私自對各種發(fā)行的檔案進行復印。

流程6：印章管理

（1）在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章。

（2）發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章。

（3）對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章。

（4）檔案的‘存檔’、‘發(fā)行’、‘作廢’應做相關的履歷。

流程6：檔案使用審批

（1）檔案查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。

① 、查閱本部門檔案：查閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、查閱非本部門檔案：

a、B級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批。

b、A級檔案查閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）（注：證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可）。

（2）借閱本部門檔案：

① 、程序：借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、時間：三天，如續(xù)借則需再次填寫申請表。

（3）借閱非本部門檔案：

①、B級檔案借閱：填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。

②、A級檔案借閱：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）

（4）復印、摘抄：

①、復印、摘抄本部門檔案：程序：借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、復印、摘抄非本部門檔案：

a、B級檔案復印、摘抄：填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。

b、A級檔案復印、摘抄：填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批（副總→總經(jīng)理→董事長）。

（5）、備注：A級檔案包括機密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財務檔案；B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

流程8：書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序

（1）借閱：只需在登記表上作相關的登記。

（2）領用：只限于宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記。

檔案編碼、檔案整理、檔案歸檔、外來文件的收發(fā)、檔案資料的發(fā)行、印章管理、檔案使用審批、資料使用者8項流程您做得怎么樣？在現(xiàn)在的工作當中，每一項需要花費多少時間？在現(xiàn)代化的檔案管理中，以上8個流程都實現(xiàn)了電子化，可以極大地提高檔案管理效率。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)提供全生命周期檔案管理服務，讓企業(yè)輕松實現(xiàn)檔案管理電子化。在檔案編碼上，我們提供了批量性的檔案編碼功能。如下圖所示，可以通過修改檔案號前綴、件號位數(shù)，來批量性修改檔案編碼。此外也可以直接修改歸檔號。

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