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企業(yè)檔案管理這8個流程,任何一個做好都不容易!

2022/9/5 0:00:00       來源:知識學院        作者:小博       瀏覽量:  632

職場上,我們經常會談到一個閉環(huán)思維。何為閉環(huán)?用《閉環(huán)思維》一書的總結就是:凡事有交代、件件有回音。閉環(huán)思維在檔案管理工作中其實也適用,只有當你將企業(yè)檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)做的全面而有成效,才會對企業(yè)的成長發(fā)展產生較大的價值。

企業(yè)檔案管理


整體工作由一條條細分工作組成,為幫助大家切實做好檔案管理,筆者對企業(yè)檔案管理8個流程做了梳理。

流程1:檔案編碼

在企業(yè)中,檔案編碼一般由辦公室統(tǒng)一編碼。

(1)公司下發(fā)的文件按文件編號作為檔案編號。

(2)員工檔案按個人的工號作為檔案編號。

(3)財務檔案由財務部編號。

(4)上級發(fā)文的有文件編號的按文件編號作為檔案編號。

(5)業(yè)務單位往來的文、函件有編號的按其編號作為檔案編號。

(6)對外合同有編號的按合同編號作為檔案編號。

(7)其它無編號的合同、文件、資料等,按年、按級、按類、按順序編號。 備 注:如遇有新增文件或遺漏文件,各個部門需及時進行預先的統(tǒng)計與整理,最后匯總到辦公室進行統(tǒng)一的編碼(財務部的除外)。

流程2:檔案整理

由辦公室整理出‘范本’,各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。

(1)每年裝訂一次。

(2)同一年、同一保管年限、同一類的裝訂在一起。

(3)按時間順序或入檔順序排列裝訂。

流程3:檔案歸檔

(1)原則上每一項工作一結束,就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

(2)對于正在進行的各項工作所涉及的文件,各部門應作好‘預先歸檔’工作,整理方法與‘范本’雷同。

(3)財務部檔案由本部門裝訂、編號,滿 周年歸檔,檔案室設專柜管理。

流程4:外來文件的收發(fā)

由辦公室進行統(tǒng)一接收,并作好登記、存檔,再分發(fā)到各個職能部門,各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。原則上檔案室均保留原稿,如有特殊情況需保留復印件的需在‘文件收發(fā)記錄表’的備注欄上注明。

流程5:檔案資料的發(fā)行

如因工作上的需要,有些部門需備有相關檔案資料,此時應填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’并經審核后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

(1)當有新的檔案資料時,檔案室應及時進行更新、回收、發(fā)行等工作。

(2)各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效,嚴禁私自對各種發(fā)行的檔案進行復印。

流程6:印章管理

(1)在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章 。

(2)發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章 。

(3)對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章。

(4)檔案的‘存檔’、‘發(fā)行’、‘作廢’應做相關的履歷。

流程6:檔案使用審批

(1) 檔案查閱:在檔案室現(xiàn)場查閱,不得帶離。

① 、查閱本部門檔案:查閱人填申請表 → 部門負責人審批 。

②、 查閱非本部門檔案:

a、B級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批。

b、A級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理→董事長)(注:證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理或董事長審批,其余只需主管副總審批即可)。

(2)借閱本部門檔案:

① 、程序:借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、 時間:三天,如續(xù)借則需再次填寫申請表。

(3)借閱非本部門檔案:

①、B級檔案借閱:填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。

②、A級檔案借閱:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理→董事長)

(4)復印、摘抄:

①、復印、摘抄本部門檔案:程序:借閱人填申請表 → 部門負責人審批。

②、復印、摘抄非本部門檔案:

a、B級檔案復印、摘抄:填申請表 → 部門負責人審批 → 辦公室負責人審批。

b、A級檔案復印、摘抄:填申請表 → 部門負責人審批 →辦公室負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理→董事長)。

(5)、備注:A級檔案包括機密檔案、證照類檔案、對外合同檔案、財務檔案;B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

流程8:書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序

(1)借閱:只需在登記表上作相關的登記。

(2) 領用:只限于宣傳資料,但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記。

檔案編碼、檔案整理、檔案歸檔、外來文件的收發(fā)、檔案資料的發(fā)行、印章管理、檔案使用審批、資料使用者8項流程您做得怎么樣?在現(xiàn)在的工作當中,每一項需要花費多少時間?在現(xiàn)代化的檔案管理中,以上8個流程都實現(xiàn)了電子化,可以極大地提高檔案管理效率。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)提供全生命周期檔案管理服務,讓企業(yè)輕松實現(xiàn)檔案管理電子化。在檔案編碼上,我們提供了批量性的檔案編碼功能。如下圖所示,可以通過修改檔案號前綴、件號位數(shù),來批量性修改檔案編碼。此外也可以直接修改歸檔號。


企業(yè)檔案管理


在檔案歸檔方面,會博通可隨時將預歸檔庫當中的檔案,一鍵勾選歸入至檔案庫當中,相較于紙質檔案手動歸檔,歸檔效率提升70%。


企業(yè)檔案管理


在檔案使用審批方面,通過會博通檔案管理系統(tǒng)勾選所需審批的檔案,再遞交申請表單,添加所需審批流程,就可以對檔案進行快速審批了。


企業(yè)檔案管理


諸如企業(yè)檔案管理信息化管理的功能,會博通還有很多,能夠全面涵蓋企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用。如果您有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)定制化的需求,歡迎與會博通進行深度交流。



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