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企業合同檔案：從起草到歸檔，全線上操作！
2022/11/24 0:00:00 來源：知識學院 作者：小博 瀏覽量： 576
我們都知道企業合同檔案很重要。做好企業合同檔案管理不僅有助于維護企業的合法權益，也有利于幫助企業守法、實施監控履約情況。合同檔案管理如此重要，落到具體的執行動作上要怎么做呢？本期內容，小編跟會博通內部負責合同檔案的小姐姐聊了聊，給大家詳細拆解會博通合同檔案管理4個關鍵點：合同起草、合同擬定、待歸檔合同、合同檔案。
01合同起草
為確保合同條例的規范與嚴謹，合同需要由專業人員起草，并經過層層審核，才能夠執行簽訂和合同檔案歸檔操作。在會博通合同檔案管理系統中，用戶可直接新建文件，填寫屬性信息后，一鍵套用合同模板，即可獲得規范化的合同文件。
文件起草完，便可以發起審核流程，流程審核流程走完后，就代表合同內容沒有問題。合同文件自動歸入到下一環節：合同擬定。
02合同擬定
合同擬定環節，指的是合同蓋章、合同履約等一系列的操作集合。比如，合同簽訂涉及到雙方、或多方，此時我們可以通過合同檔案管理系統，以二維碼或鏈接的形式將合同信息發送給合作昂，待合作方加蓋電子公章或實體章后，將相關文件上傳后統一保存。
合同簽約過程中涉及到的所有資料，都可以集中管理。所有簽約資料審核完備后，資料就會轉入下一個環節：待歸檔處理。
在待歸檔庫中，系統管理員發起移交申請，待相關審核通過后，便可以進行移交歸檔。移交后的合同文件資料，便可歸入到合同檔案當中。
04合同檔案管理
在會博通合同檔案管理系統中，點擊檔案管理，就可以看到已歸檔完畢的合同檔案。
以往合同續期需要人為提醒。使用合同檔案管理工具之后，可在檔案歸檔之初，就設置好提醒事項，提醒的節奏和頻率均可自由設定。比如，某客戶簽訂了一年的軟件使用期。合同到期后，系統會通過短信、郵件等信息發送給企業主，企業主再根據實際情況對該用戶進行需求追蹤和簽約提醒，以便為用戶提供更貼心周到的服務，提升客戶價值與客戶粘性。
為方面紙質檔案查詢，會博通軟件還提供了卷內文件目錄打印功能。按需求選中合同檔案，即可直接打印出卷內目錄。卷內目錄直接附在每一份案卷上，檔案使用者就可以輕松了解案卷內包含的內容了。
01合同起草
為確保合同條例的規范與嚴謹，合同需要由專業人員起草，并經過層層審核，才能夠執行簽訂和合同檔案歸檔操作。在會博通合同檔案管理系統中，用戶可直接新建文件，填寫屬性信息后，一鍵套用合同模板，即可獲得規范化的合同文件。
文件起草完，便可以發起審核流程，流程審核流程走完后，就代表合同內容沒有問題。合同文件自動歸入到下一環節：合同擬定。
02合同擬定
合同擬定環節，指的是合同蓋章、合同履約等一系列的操作集合。比如，合同簽訂涉及到雙方、或多方，此時我們可以通過合同檔案管理系統，以二維碼或鏈接的形式將合同信息發送給合作昂，待合作方加蓋電子公章或實體章后，將相關文件上傳后統一保存。
合同簽約過程中涉及到的所有資料，都可以集中管理。所有簽約資料審核完備后，資料就會轉入下一個環節：待歸檔處理。
在待歸檔庫中，系統管理員發起移交申請，待相關審核通過后，便可以進行移交歸檔。移交后的合同文件資料，便可歸入到合同檔案當中。
04合同檔案管理
在會博通合同檔案管理系統中，點擊檔案管理，就可以看到已歸檔完畢的合同檔案。
以往合同續期需要人為提醒。使用合同檔案管理工具之后，可在檔案歸檔之初，就設置好提醒事項，提醒的節奏和頻率均可自由設定。比如，某客戶簽訂了一年的軟件使用期。合同到期后，系統會通過短信、郵件等信息發送給企業主，企業主再根據實際情況對該用戶進行需求追蹤和簽約提醒，以便為用戶提供更貼心周到的服務，提升客戶價值與客戶粘性。
紙質版合同檔案簽訂后需要同步歸檔管理。比如您按照閱讀對合同檔案歸檔，便可以一月一卷的形式歸檔。在會博通檔案管理系統中，支持二維碼批量打印。封裝檔案信息的二維碼下載打印后，可直接賦在案卷內，合同檔案使用人員只需要掃描二維碼，就可以方面查看合同檔案信息。
為方面紙質檔案查詢，會博通軟件還提供了卷內文件目錄打印功能。按需求選中合同檔案，即可直接打印出卷內目錄。卷內目錄直接附在每一份案卷上，檔案使用者就可以輕松了解案卷內包含的內容了。
為加強實體檔案與電子檔案的聯系，在會博通檔案管理系統當中，您可以一鍵查詢紙質合同檔案的存放位置，合同檔案查找更方便。
使用會博通合同檔案管理系統，合同起草、合同擬定、待歸檔處理、合同檔案管理全流程合同檔案應用，都可以通過線上解決。有會博通，合同檔案管理更高效！
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