多省多市多區(qū)的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，堅持進一步完善檔案管理工作，做好檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理，因此，針對檔案的管理工作獲得各個領導的高度重視。

    隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，已有機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位建立了科學的管理制度，借助檔案管理系統(tǒng)平臺來便于對檔案管理于利用；配置一些必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術（比如：利用掃描儀紙質版檔案掃描生成電子版），實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。
就如企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理弊端眾多：
    1、傳統(tǒng)表格式的檔案管理，信息比較單一、資料零散、查詢不便、更新延遲。
    2、大量數(shù)據(jù)手工管理，工作效率低、易出錯、工作量大、利用率低，報表不清晰，難以全方位深入的各種查詢及統(tǒng)計分析，容易決策依據(jù)不足。
    3、各種報告表格信息分散、零亂、難以共享；安全性差、真實性差、表格信息容易被非法修改與復制。
    4、工作報告式的日常管理，難以真實全面地掌握銷售人員的工作狀況。
    5、只注重結果，缺乏過程管理，沒有明確的工作量指標和有效的稽核手段，導致銷售人員缺乏工作指引、效率低下、能力提升慢，間接浪費了企業(yè)的人力資源投入。
    6、由市場營銷資源的投入帶來的大量潛在意向客戶缺乏及時有效的管理，將導致成交率低、銷售周期拉長，是對市場營銷投入的巨大浪費。
    7、大量潛在客戶信息在銷售人員手中沒有及時報備，容易撞單，導致銷售中斷、客戶資源的流失，影響公司的發(fā)展步伐。

    會博通檔案管理系統(tǒng)平臺組織架構虛擬化，實現(xiàn)與實際組織機構一致的應用場景，管理員在系統(tǒng)上搭建了統(tǒng)一辦公門戶，解決不在同一地點協(xié)同辦公、溝通與共享知識的不便。針對散落第三方軟件的檔案資料也能夠自動實時歸檔，比如散落在OA、ERP、釘釘、企業(yè)微信等第三方軟件的檔案資料，保障檔案資料收集更齊全、更及時。為了公司發(fā)展決策依據(jù)比較全面，系統(tǒng)后臺可以根據(jù)用戶需求生產各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表。
    會博通檔案管理系統(tǒng)平臺采用協(xié)同辦公的方式，解決了傳統(tǒng)復雜的手工流程，以及公司跨部門、跨地域的協(xié)作不便問題，實現(xiàn)全面的自動化與電子化，完美實現(xiàn)協(xié)同辦公。建造信息相互交流和共享的橋梁，消除工作職員成為“信息孤島”，實現(xiàn)知識集成。

    為了檔案的管理更加規(guī)范化，確保信息安全，已是各機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位的當務之急，檔案管理系統(tǒng)平臺可以提高檔案的利用率，還做到保障檔案的安全性，比如針對一些重要檔案資料可嚴密權限控制，檔案的管理、搜索、借還等操作，均需依據(jù)權限進行。檔案的查閱利用管理人員可以自定義設置防散水印，針對機構重要保密檔案才進行多重安全機制，包括SSL網(wǎng)絡加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、強密碼登錄控制等安全策略。

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