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大家都在使用檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)了！您的檔案還是“紙質(zhì)管理?”
無(wú)紙化管理好檔案是很多企業(yè)、單位等都在步入的工作形式，他們運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)更能實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存的意義。
檔案為何需要儲(chǔ)存起來(lái)？
一則是檔案是過(guò)去的歷史紀(jì)錄憑證，擁有儲(chǔ)存價(jià)值，傳承價(jià)值;二則檔案很多屬于擁有情報(bào)性、參考等;三則檔案具有再研發(fā)、資源再開(kāi)發(fā)、再利用等特點(diǎn).
既然檔案的具備一是憑證作用，二是參考作用，三是可開(kāi)發(fā)可利用。可看出其凝結(jié)了生產(chǎn)實(shí)踐、改革社會(huì)、創(chuàng)造科學(xué)文化等各種實(shí)踐活動(dòng)帶狀況與創(chuàng)造成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為人們的各種活動(dòng)提供了借鑒。因此，做好檔案管理工作是每一個(gè)事業(yè)單位、企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、組織、團(tuán)體等重點(diǎn)工作之一。
針對(duì)檔案管理大家都在使用檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)了！您的檔案還是“紙質(zhì)管理?”為何大家不再紙質(zhì)管理了？原因究竟是為何？
一、檔案紙質(zhì)管理存在的問(wèn)題：
1、人工操作量大，重復(fù)率高、成本高、工作效率低。
2、紙質(zhì)管理容易出現(xiàn)遺失、被篡改、損毀等各種狀況。
3、移交、共享難以實(shí)現(xiàn)同時(shí)互聯(lián)互通。
二、會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行電子合同管理優(yōu)勢(shì)
1、采取電子化管理，操作便捷，效率高，成本低
電子文檔存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)云端，并通過(guò)第三方存證機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)合存證，可以做到不占用物理的倉(cāng)儲(chǔ)空間，提升工作效率，無(wú)需增加人員管理成本，其次電子化操作歸檔，查閱更為規(guī)范化，科學(xué)化。在利用檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)可以方便查找，檔案可實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)互聯(lián)互通，管理便捷，利用率更高。
2、精細(xì)化權(quán)限設(shè)置+數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存機(jī)制
系統(tǒng)具備“精細(xì)化權(quán)限+數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存機(jī)制”，可以確保檔案出現(xiàn)遺失、被篡改、損毀等各種狀況。
①精細(xì)化權(quán)限設(shè)置：管理員在管理檔案時(shí)，可以根據(jù)需求進(jìn)行按分類(lèi)層級(jí)集成，也可直接授權(quán)訪問(wèn)密集。授權(quán)范圍涵蓋類(lèi)型授權(quán)、具體文件、部分特定元數(shù)據(jù)；授權(quán)對(duì)象包括部門(mén)、單位、組織、具體人員、崗位、職務(wù)變量。是針對(duì)管理對(duì)象（類(lèi)型）進(jìn)行的，在不同的管理對(duì)象中，同一用戶會(huì)有不同的職責(zé)，也就是說(shuō)，可賦予不同的權(quán)限。提供了13個(gè)權(quán)限類(lèi)比，其中包括自己創(chuàng)建的類(lèi)別，用戶能夠靈活創(chuàng)建和修改用戶權(quán)限。
如何創(chuàng)建角色權(quán)限？
1、新建權(quán)限角色：輸入新建崗位的名稱，簡(jiǎn)單描述該崗位的大概用途，并根據(jù)需求選擇相關(guān)權(quán)限，然后點(diǎn)擊提交，那么崗位即新建完成。
2、修改權(quán)限角色：再系統(tǒng)中點(diǎn)擊崗位右邊的設(shè)置按鈕，即可跳轉(zhuǎn)到修改該崗位的名稱、描述和權(quán)限頁(yè)面，根據(jù)需求進(jìn)行修改。
②數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存機(jī)制：
為了保障重要檔案資料的安全性，系統(tǒng)提供了多重?cái)?shù)據(jù)安全安全機(jī)制。比如檔案借閱與瀏覽時(shí)，可使用全局的閱讀水印功能，除了①所講的角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)還具備登錄安全驗(yàn)證、機(jī)器指紋、USBKey，數(shù)字證書(shū)等，甚至系統(tǒng)還支持服務(wù)器私有化的各種外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)部署等。
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