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大家都在使用檔案管理系統(tǒng)平臺了!您的檔案還是“紙質(zhì)管理?”

2022/12/30 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  653

       無紙化管理好檔案是很多企業(yè)、單位等都在步入的工作形式,他們運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)平臺更能實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)勢,實現(xiàn)檔案儲存的意義。

 檔案管理系統(tǒng)平臺、檔案管理系統(tǒng)

檔案為何需要儲存起來?

       一則是檔案是過去的歷史紀(jì)錄憑證,擁有儲存價值,傳承價值;二則檔案很多屬于擁有情報性、參考等;三則檔案具有再研發(fā)、資源再開發(fā)、再利用等特點.

 

       既然檔案的具備一是憑證作用,二是參考作用,三是可開發(fā)可利用。可看出其凝結(jié)了生產(chǎn)實踐、改革社會、創(chuàng)造科學(xué)文化等各種實踐活動帶狀況與創(chuàng)造成果以及經(jīng)驗教訓(xùn),為人們的各種活動提供了借鑒。因此,做好檔案管理工作是每一個事業(yè)單位、企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、組織、團(tuán)體等重點工作之一。

 

       針對檔案管理大家都在使用檔案管理系統(tǒng)平臺了!您的檔案還是“紙質(zhì)管理?”為何大家不再紙質(zhì)管理了?原因究竟是為何?

 

一、檔案紙質(zhì)管理存在的問題:

       1、人工操作量大,重復(fù)率高、成本高、工作效率低。

       2、紙質(zhì)管理容易出現(xiàn)遺失、被篡改、損毀等各種狀況。

       3、移交、共享難以實現(xiàn)同時互聯(lián)互通。

 檔案管理系統(tǒng)平臺、檔案管理系統(tǒng)

二、會博通檔案管理系統(tǒng)平臺進(jìn)行電子合同管理優(yōu)勢


1、采取電子化管理,操作便捷,效率高,成本低

       電子文檔存儲在互聯(lián)網(wǎng)平臺云端,并通過第三方存證機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)合存證,可以做到不占用物理的倉儲空間,提升工作效率,無需增加人員管理成本,其次電子化操作歸檔,查閱更為規(guī)范化,科學(xué)化。在利用檔案管理系統(tǒng)平臺可以方便查找,檔案可實現(xiàn)多人同時互聯(lián)互通,管理便捷,利用率更高。

 

2、精細(xì)化權(quán)限設(shè)置+數(shù)據(jù)安全儲存機(jī)制

        系統(tǒng)具備“精細(xì)化權(quán)限+數(shù)據(jù)安全儲存機(jī)制”,可以確保檔案出現(xiàn)遺失、被篡改、損毀等各種狀況。

        ①精細(xì)化權(quán)限設(shè)置:管理員在管理檔案時,可以根據(jù)需求進(jìn)行按分類層級集成,也可直接授權(quán)訪問密集。授權(quán)范圍涵蓋類型授權(quán)、具體文件、部分特定元數(shù)據(jù);授權(quán)對象包括部門、單位、組織、具體人員、崗位、職務(wù)變量。是針對管理對象(類型)進(jìn)行的,在不同的管理對象中,同一用戶會有不同的職責(zé),也就是說,可賦予不同的權(quán)限。提供了13個權(quán)限類比,其中包括自己創(chuàng)建的類別,用戶能夠靈活創(chuàng)建和修改用戶權(quán)限。


如何創(chuàng)建角色權(quán)限?

       1、新建權(quán)限角色:輸入新建崗位的名稱,簡單描述該崗位的大概用途,并根據(jù)需求選擇相關(guān)權(quán)限,然后點擊提交,那么崗位即新建完成。

       2、修改權(quán)限角色:再系統(tǒng)中點擊崗位右邊的設(shè)置按鈕,即可跳轉(zhuǎn)到修改該崗位的名稱、描述和權(quán)限頁面,根據(jù)需求進(jìn)行修改。

 檔案管理系統(tǒng)平臺角色設(shè)置

②數(shù)據(jù)安全儲存機(jī)制:

        為了保障重要檔案資料的安全性,系統(tǒng)提供了多重數(shù)據(jù)安全安全機(jī)制。比如檔案借閱與瀏覽時,可使用全局的閱讀水印功能,除了①所講的角色的安全控制方法和細(xì)粒度的權(quán)限控制,會博通檔案管理系統(tǒng)平臺還具備登錄安全驗證、機(jī)器指紋、USBKey,數(shù)字證書等,甚至系統(tǒng)還支持服務(wù)器私有化的各種外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)部署等。

檔案管理系統(tǒng)平臺、檔案管理系統(tǒng)


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