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大家都在使用檔案管理系統平臺了!您的檔案還是“紙質管理?”

2022/12/30 0:00:00       來源:        作者:小通       瀏覽量:  653

       無紙化管理好檔案是很多企業、單位等都在步入的工作形式,他們運用檔案管理系統平臺更能實現檔案管理的優勢,實現檔案儲存的意義。

 檔案管理系統平臺、檔案管理系統

檔案為何需要儲存起來?

       一則是檔案是過去的歷史紀錄憑證,擁有儲存價值,傳承價值;二則檔案很多屬于擁有情報性、參考等;三則檔案具有再研發、資源再開發、再利用等特點.

 

       既然檔案的具備一是憑證作用,二是參考作用,三是可開發可利用??煽闯銎淠Y了生產實踐、改革社會、創造科學文化等各種實踐活動帶狀況與創造成果以及經驗教訓,為人們的各種活動提供了借鑒。因此,做好檔案管理工作是每一個事業單位、企業、政府機構、組織、團體等重點工作之一。

 

       針對檔案管理大家都在使用檔案管理系統平臺了!您的檔案還是“紙質管理?”為何大家不再紙質管理了?原因究竟是為何?

 

一、檔案紙質管理存在的問題:

       1、人工操作量大,重復率高、成本高、工作效率低。

       2、紙質管理容易出現遺失、被篡改、損毀等各種狀況。

       3、移交、共享難以實現同時互聯互通。

 檔案管理系統平臺、檔案管理系統

二、會博通檔案管理系統平臺進行電子合同管理優勢


1、采取電子化管理,操作便捷,效率高,成本低

       電子文檔存儲在互聯網平臺云端,并通過第三方存證機構進行聯合存證,可以做到不占用物理的倉儲空間,提升工作效率,無需增加人員管理成本,其次電子化操作歸檔,查閱更為規范化,科學化。在利用檔案管理系統平臺可以方便查找,檔案可實現多人同時互聯互通,管理便捷,利用率更高。

 

2、精細化權限設置+數據安全儲存機制

        系統具備“精細化權限+數據安全儲存機制”,可以確保檔案出現遺失、被篡改、損毀等各種狀況。

        ①精細化權限設置:管理員在管理檔案時,可以根據需求進行按分類層級集成,也可直接授權訪問密集。授權范圍涵蓋類型授權、具體文件、部分特定元數據;授權對象包括部門、單位、組織、具體人員、崗位、職務變量。是針對管理對象(類型)進行的,在不同的管理對象中,同一用戶會有不同的職責,也就是說,可賦予不同的權限。提供了13個權限類比,其中包括自己創建的類別,用戶能夠靈活創建和修改用戶權限。


如何創建角色權限?

       1、新建權限角色:輸入新建崗位的名稱,簡單描述該崗位的大概用途,并根據需求選擇相關權限,然后點擊提交,那么崗位即新建完成。

       2、修改權限角色:再系統中點擊崗位右邊的設置按鈕,即可跳轉到修改該崗位的名稱、描述和權限頁面,根據需求進行修改。

 檔案管理系統平臺角色設置

②數據安全儲存機制:

        為了保障重要檔案資料的安全性,系統提供了多重數據安全安全機制。比如檔案借閱與瀏覽時,可使用全局的閱讀水印功能,除了①所講的角色的安全控制方法和細粒度的權限控制,會博通檔案管理系統平臺還具備登錄安全驗證、機器指紋、USBKey,數字證書等,甚至系統還支持服務器私有化的各種外網與內網部署等。

檔案管理系統平臺、檔案管理系統


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