在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、信息數(shù)字化等技術(shù)的發(fā)展下，為保持學(xué)校內(nèi)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的高度重視，需要落實(shí)對(duì)檔案信息搜集、分類(lèi)、整理、保存、安全管理等技術(shù)系統(tǒng)的智慧化建設(shè)——學(xué)校檔案管理系統(tǒng)；

  由于學(xué)校檔案管理工作會(huì)直接影響到整個(gè)學(xué)校的檔案立卷歸檔規(guī)范、教師、學(xué)員、學(xué)院職員的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息查詢(xún)、學(xué)校歷史進(jìn)程的佐證等方面，因此在整理過(guò)程中須避免信息缺失和編目漏洞所導(dǎo)致的亂序問(wèn)題，希望能夠以高度科學(xué)性的檔案管理工作機(jī)制來(lái)助推教學(xué)管理工作的正常運(yùn)行。

一、學(xué)校檔案管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化建設(shè)

1.1發(fā)展現(xiàn)狀

  國(guó)內(nèi)學(xué)校的檔案管理工作正處于建設(shè)初期，管理理念、管理措施與管理模式具有諸多漏洞與不足，有不少問(wèn)題亟待解決。

  學(xué)校目前主要存在的是檔案存儲(chǔ)方面、信息技術(shù)方面以及共享方面的技術(shù)落實(shí)不到位等問(wèn)題，所以現(xiàn)檔案管理在應(yīng)用與建設(shè)中存在諸多問(wèn)題。另外多數(shù)學(xué)校的檔案管理人員偏向老齡化，導(dǎo)致有些學(xué)校檔案管理工作因循守舊，難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展；

  在傳統(tǒng)檔案管理方式中，管理員想快速搜集整理與查詢(xún)服務(wù)是很難實(shí)現(xiàn)的，由于管理中的效率和與作質(zhì)量較低，不符合信息化時(shí)代的建設(shè)進(jìn)程，具體表現(xiàn)如：應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，缺乏管理水平和管理體系的建設(shè)與創(chuàng)新，管理團(tuán)隊(duì)的工作素質(zhì)和工作質(zhì)量已經(jīng)成為重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題；

  由于檔案管理中所涉及的機(jī)密文件進(jìn)行保密工作，保密安全體系是否健全與學(xué)校檔案管理工作素養(yǎng)培訓(xùn)的機(jī)制密切相關(guān)，需要引起學(xué)校工作人員的高度重視，需要加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的保密體系。

1.2具體方式的優(yōu)化

  檔案管理工作的創(chuàng)新模式與優(yōu)化體系在落實(shí)過(guò)程中：

  首先，需加強(qiáng)相關(guān)工作人員對(duì)管理模式的創(chuàng)新和管理體系的優(yōu)化，切實(shí)創(chuàng)新與優(yōu)化工作理念與方式，杜絕傳統(tǒng)管理形式的弊端和漏洞，秉承《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見(jiàn)》的精神，把握主要?jiǎng)?chuàng)新方向，落實(shí)檔案管理服務(wù)的應(yīng)用與開(kāi)展，注重提升檔案管理工作的便捷性和數(shù)據(jù)查詢(xún)共享的快捷性，而不是單純地進(jìn)行檔案搜集、整理和保密等相關(guān)工作內(nèi)容；

  其次，還需要落實(shí)檔案管理體系的創(chuàng)新性建設(shè)與發(fā)展，符合信息化時(shí)代背景下的發(fā)展方向，不斷提升創(chuàng)新發(fā)展理念，加強(qiáng)技術(shù)技能的培訓(xùn)，保證任何一個(gè)工作人員能夠認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代下學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵性與必要性；

  最后，定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行考核，落實(shí)思想政治教育的培訓(xùn)工作，明確工作目標(biāo)與端正檔案管理工作態(tài)度，以提升管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)為主要建設(shè)方向，確保了檔案管理工作的順利落實(shí)。

  與此同時(shí)，學(xué)校因需加強(qiáng)完善檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，人才的引進(jìn)，制定積極、比較完善的檔案管理工作制度，讓高素質(zhì)檔案管理人才入職于學(xué)校檔案管理工作體系中，不斷加強(qiáng)檔案管理理念，創(chuàng)新建設(shè)檔案工作制度，提高工作效率與加強(qiáng)工作質(zhì)量。

二、學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

2.1提高工作效率

  學(xué)校檔案管理工作在創(chuàng)新建設(shè)與發(fā)展的過(guò)程中不僅需要記錄學(xué)校的整個(gè)歷史發(fā)展進(jìn)程，還需要針對(duì)教師和學(xué)生的基本信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與匯總。另外，還包括對(duì)學(xué)校內(nèi)所有承辦的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行檔案記錄，因此，會(huì)博通學(xué)校檔案管理系統(tǒng)在這里發(fā)揮著重要的作用。

  把控不同階段檔案管理工作的實(shí)際情況，需要把握工作的科學(xué)性、連續(xù)性、直觀性與系統(tǒng)性，能夠充分展現(xiàn)出每個(gè)時(shí)期不同的工作成果和具體活動(dòng)內(nèi)容。讓檔案管理形式一目了然，清晰具體，讓學(xué)校檔案管理員能夠綜合性地針對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，以利于信息化水平的建設(shè)與應(yīng)用，提高檔案管理工作效率。在后續(xù)檔案管理技術(shù)應(yīng)用時(shí)提高真實(shí)性與可靠性，穩(wěn)步推進(jìn)高職教育工作的健全發(fā)展。

2.2保證檔案安全檔案管理體系

  學(xué)校檔案管理系統(tǒng)作為承載學(xué)校建校以來(lái)重要?dú)v史事件和重要人員信息的基本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)版的存儲(chǔ)方式會(huì)由于紙質(zhì)折損過(guò)度、字跡模糊不清、缺頁(yè)等問(wèn)題而影響數(shù)據(jù)的完整性與真實(shí)性，在采用學(xué)校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子檔保存后，就解決了查詢(xún)難、可永久保存、并且不會(huì)因?yàn)楦鞣N因素導(dǎo)致丟失。

  采用現(xiàn)代化的信息化技術(shù)，利用掃描儀將紙質(zhì)版的資源轉(zhuǎn)化為電子資源后，能夠全面保證學(xué)校檔案管理工作的安全性與快捷性，突出云端儲(chǔ)存技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，并實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的備份、存儲(chǔ)與共享，避免意外操作而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或篡改等問(wèn)題，為后續(xù)學(xué)校檔案信息技術(shù)的應(yīng)用與建設(shè)提供支持，以利于檔案信息的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：

  總的來(lái)講，在現(xiàn)代化學(xué)校檔案信息管理建設(shè)的過(guò)程中，學(xué)校方應(yīng)提高每個(gè)相關(guān)工作人員對(duì)學(xué)校方案管理工作的重視程度，需加強(qiáng)檔案管理工作在整個(gè)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中的助推作用，不斷凸顯檔案管理的價(jià)值，在提高檔案基礎(chǔ)信息管理與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與完善的過(guò)程中，加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作，以更科學(xué)、有效的信息化服務(wù)來(lái)優(yōu)化檔案管理水平，不斷促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展，帶來(lái)更好的使用效益。

推薦閱讀：

會(huì)博通：學(xué)校知識(shí)資源管理系統(tǒng)專(zhuān)家

會(huì)博通助推學(xué)校知識(shí)資源管理升級(jí)迭代

廣州市市政職業(yè)學(xué)校利用會(huì)博通解決人事檔案管理難的問(wèn)題

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)——學(xué)校檔案管理系統(tǒng)解決方案

定制化高校檔案管理系統(tǒng)！全面全能，一個(gè)系統(tǒng)管理所有檔案資料