知識學院
《電子檔案管理系統基本功能規定》解讀
為了進一步規范電子檔案管理過程，促進提升電子檔案管理科學化、規范化、系統化水平，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，2017年12月15日，國家檔案局印發了《電子檔案管理系統基本功能規定》（以下簡稱《功能規定》），并于公布之日起正式實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》同時廢止。《功能規定》對各級國家綜合檔案館電子檔案管理工作的檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、系統管理作出了明確的規定，對電子檔案管理的核心要素電子檔案管理系統提出了規范化的要求，對各級檔案部門規范使用電子檔案管理系統有很強的指導作用。為更好的指導檔案部門規范開放使用電子檔案管理系統，國家檔案局技術部編寫了《電子檔案管理系統基本功能規定》解讀，供各級檔案部門參考執行。
一、文件印發的重要意義
各行各業辦公自動化系統的廣泛應用產生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進行管理和長期保存、利用。為了不斷提升工作質量、降低資源浪費，滿足國家信息化發展需要，檔案部門大力推進開展電子文件歸檔工作。而此項業務工作的開展，注定離不開電子檔案管理系統。2001年6月，國家檔案局印發了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，但伴隨信息技術的發展與新業態的不斷產生，該規定已經無法適用于今后電子檔案管理系統的開發和應用，迫切需要立足全國檔案工作發展全局視角對電子檔案管理系統的基本功能進行明確規定，引導檔案信息化的健康發展，提升各級檔案部門電子檔案管理系統以建設水平為目的新規范出臺。2016年底，國家檔案局技術部牽頭啟動了《功能規定》文件的起草工作，先后組織了10余次研討會，邀請了國家檔案局相關部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學、人民大學和部分技術企業的專家，對文稿的體例、框架、文字以及內容等進行了全面討論。經反復論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規定》。
《功能規定》基于對現有電子檔案管理系統功能分析，電子檔案管理業務應用現狀分析、電子檔案管理系統相關規范性文件和標準關聯性分析，充分研究并設計了電子檔案管理系統功能框架，解決了國內電子檔案管理領域存在的功能不完整性和不確定性困擾，對檔案管理軟件基礎模塊的功能設計提出了明確要求，對于檔案管理標準化程度的提高起了重要作用。
《功能規定》秉承開放、適用原則，要求系統具有開放和可擴展的體系架構，滿足各級各類檔案館基礎業務應用和未來發展的需求。《功能規定》中的條款內容突出了基本業務特點，規定了電子檔案管理系統的基本功能應滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業務需求，以電子檔案管理流程各環節為主線，有效促進各級各類檔案館開發和應用電子檔案管理系統的規范化建設。《功能規定》中的每一項要求，都是電子檔案管理系統應具備的必要功能，規定內容立足于電子檔案管理宏觀環境，從電子檔案的安全和利用的角度出發，強調了檔案管理系統的可靠性、可用性、兼容性。技術公司必須遵循《功能規定》的各項要求來開發此類系統。《功能規定》的出臺，有利于電子檔案管理系統實現科學化、規范化建設，有利于實現電子檔案更好地共享及利用，有利于檔案業務人員利用電子檔案管理系統實現對電子檔案的科學、高效和安全管理。
二、文件的主要內容
《功能規定》按照規范性文件體例編制，共10章45條，以國家各級各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準，以電子檔案管理業務的工作流程為主線，以檔案管理軟件設計時的各個功能模塊需求為章節，包含了總則、系統總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、系統管理和附則共10章內容，有力地推動電子檔案管理系統建設實現科學化、規范化發展，進而實現電子檔案更好地共享及利用，確保電子檔案準確、完整、可用和安全。考慮到電子檔案實際管理對象的特點，針對電子檔案管理的實際情況，立足宏觀檔案網絡環境，從電子檔案的安全和利用出發，對電子管理系統提出了具體的要求。
1.系統總體要求：
《功能規定》提出電子檔案管理系統結構應具備開放性、可拓展性、靈活性，系統運行應安全可靠，根據保存和利用的業務要求建立相應的數據庫，能夠保管符合國家、行業標準規定的各類電子檔案，能夠具備對實體檔案進行輔助管理的功能。第一章第二條中解釋了“本規定所稱電子檔案管理系統，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。”明確了系統必備的功能，規定了系統建設應依據先進、使用、安全、發展的原則。根據電子檔案管理系統實際情況，落實責任部門和責任人，確立統一的管理機制，明確電子檔案管理責任，保存電子檔案管理的關鍵業務過程記錄，采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全。
為實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換，滿足當前及可預見時間內的業務需求，電子檔案管理系統還應當具備開放性和可拓展性，能夠靈活的定義和部署電子檔案管理的業務模式、工作流程和數據結構等。
2.電子檔案接收與整理：
《功能規定》提出電子檔案管理系統應具備電子檔案接收、處理、格式轉換、著錄及備份等功能，能夠對電子檔案的數量、質量、完整性和規范性等進行檢查，電子檔案應滿足《電子文件歸檔與管理規范》要求，對不合格的電子檔案進行標注，對合格的電子檔案進行登記。滿足對電子檔案在線和離線進行批量接收、整理、保存的需求，支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證，保存移交接收及整理的處理記錄，通過電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，賦予電子檔案唯一標識，并與電子檔案相關聯。電子檔案管理系統還需要具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
3.電子檔案保存：
《功能規定》提出電子檔案管理系統應具備對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數據，對備份數據和介質進行登記、監測與管理，使用備份數據進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。為防止數據丟失，電子檔案管理系統應定期進行數據備份，并記錄數據備份的時間、介質等相關信息，確保數據備份的安全可靠性。
系統應具備對電子檔案存儲狀況的監控及警告功能，對于存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統響應超時等情況發出警告，并對警告事項處理過程進行跟蹤與記錄，以便后續進行處理。
4.電子檔案利用、鑒定及處置：
《功能規定》提出電子檔案管理系統應具備對檔案檢索、借閱、鑒定等功能，記錄利用、鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。電子檔案利用中，檢索是非常關鍵的一個環節，電子檔案管理系統的檢索功能應當做到具備多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地輸出。為了更好地提供利用，系統還應當具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理。
檔案鑒定是指檔案管理部門依據一定的原則、方法和標準，科學地判斷單位檔案歷史與現實的價值，確定其保管期限的管理行為。電子檔案的管理中也需要鑒定，電子檔案管理系統可以根據電子檔案的目錄信息及保管期限設置，對系統內的電子檔案進行管理，對到期的電子檔案進行鑒定處理，判定電子檔案的價值，確定其保管期限、公布情況、利用范圍，并對其做相應處理。在完成鑒定處理后，需要根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施條例、《檔案館工作通則》、《關于進一步加強檔案安全工作的意見》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制適用范圍的暫行規定》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等相關法律法規規范的規定，檢查檔案鑒定、解密、公布、借閱等是否合規，是否規范。
5.檔案統計：
為了更好地管理電子檔案，需要了解電子檔案的詳細情況，電子檔案管理系統應具備對電子檔案數量與容量的統計功能，按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計，并可對電子檔案的接收、整理、保存、堅定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計。統計后的系統及電子檔案信息應可通過系統內置的報表制作工具輸出，報表應支持用戶進行自定義設置，輸出符合管理需求的相應樣式報表。
6.系統管理：
電子檔案管理系統應提供電子檔案數據庫及其存儲結構、電子檔案分類方案的定義與配置功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；還應內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；應支持對會計、業務類等專業檔案分類體系的設置。系統可以對電子檔案的后臺數據庫及存儲附件或數字化副本結構定義與配置功能，這些功能在檔案門類及其元數據定義中實現，分類方案可以自定義并維護，維護中包含類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理，并支持自定義設置。
《功能規定》提出電子檔案管理系統應具備用戶信息管理的功能，支持系統管理員、系統安全保密員和系統安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數據進行授權等功能。三員不瀏覽和管理檔案數據，只能管理系統用戶、權限、配置等基礎信息。其中系統安全保密員具備系統角色和權限分配權限，系統安全審計員具備系統日志管理權限，系統管理員具備其他系統配置相關權限。
轉載：中華人民共和國國家檔案局
推薦閱讀：
國家檔案局辦公室關于印發《電子檔案管理系統基本功能規定》的通知
大型高新技術企業集團白云泵業，用會博通打造“證照+檔案管理”一體化應用
