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保險業務檔案管理系統解決方案，讓保險企業實現檔案信息化建設
隨著中國保險行業的快速發展，相信未來將成為全球最重要的保險市場之一。隨之而來，該行業的各類型紙質檔案大量增加，業務部門與各個部門對檔案信息的需求也在急劇攀升。保險行業也會成為檔案信息化建設的一個重要門類，因此，會博通保險業務檔案管理系統也應運而生，確實幫助了很多保險企業解決了檔案收集、管理與利用的難題。
國家檔案局和中國人民保險公司在1988年制定并印發的《中國人民保險公司檔案管理辦法》、保監會下發的《人身保險業務檔案管理規范》等文件均對保險行業的業務檔案管理工作有明確規定與考量標準，并強令加強執行檔案信息化管理。因此，目前中國平安、中國人壽、新華保險、友邦、信誠人壽等保險公司率先也采用了電子檔案管理技術，因與傳統的紙質業務檔案相比，電子檔案具有管理成本低、利用便捷及支持多人同時在線查閱等優點，現今電子檔案技術得到大力推廣并已經成為檔案管理的主要模式。
在保險行業的調研報告中總結如下，保險公司檔案管理工作中普遍存在下面幾大問題：
1、檔案管理分散，無良好的檔案管理規范制度，并且檔案管理者對檔案管理專業知識欠缺，那么檔案管理工作就變得難度大；
2、過期、無保存價值紙質檔案沒有及時更換與銷毀，造成庫房的積壓，提高各項管理成本；
3、檔案查閱與利用安全性差，比如紙質檔案無人保管與長期利用，查閱，那么檔案地價值便無法得到保存地意義；
4、紙質檔案出了保存難，其檔案利用效率低下，并且人工數據統計也不達標與準確；
5、歷史檔案管理沒有到達到國家檔案局和保監會的要求；
6、傳統人工操作易導致檔案著錄信息出錯，易遺漏，并且不明確。
針對上述的諸多問題，會博通結合各大保險公司檔案管理工作的實際需求，自主研發了檔案管理系統與檔案數字化加工解決方案，并且進行了市場實戰運用，獲得眾多保險企業的好評，通過了解分享，會博通保險業務檔案管理系統亮點如下：
一、保險業務檔案管理系統解決方案：
①統一集中規范管理：為保險企業量身設計完整的檔案管理規范一款系統，為總公司提供了總部公司對所有分支機構集中式統一的管理方式；并實現檔案管理的全生命周期管理，從檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管到利用（共享、借閱、移交、編研等），為了滿足一些保險企業各部門操作需求，該系統設計可以引導各級部門檔案人員規范化操作，更為簡單快捷。
②多種檢索模式：當用戶需求某個檔案時，但在海量的檔案庫中不易尋找，這時需要精準查詢目標檔案，那么該系統就擁有多種多種檢索模式，比如檔案條目檢索、時間篩選、屬性檢索與關鍵詞形式的全文檢索、簡單檢索、高級檢索、跨庫檢索等功能；
③解決歷史檔案難題：對用戶的歷史檔案可根據國家檔案局與保監會的要求結合用戶單位的實際需求設計一套完整的整理方案，使原始紙質檔案進行電子化的處理與檔案系統同步；
④待辦事件及時處理：為了提供日常工作效率，會博通保險業務檔案管理系統中設有各種類型的提示功能，比如在線交流的對話框提示、在線待辦事件提醒、郵件提示功能、手機短信提示等，可以便利相關人員及時處理檔案借閱、移交、鑒定銷毀審批和對檔案保管期限的判斷；
⑤高安全性的檔案利用：在保險檔案管理系統中，檔案管理可以做到權限的控制，其中可以涉及保存借閱、查閱、移交、打印、下載、檔案系統登陸等詳細操作日志，且該系統中的電子檔案不允許拷屏；
⑥多種數據統計：檔案明細統計、檔案年報統計、檔案利用情況統計、檔案保管統計、系統操作日志統計等；
⑦提高檔案信息準確率：由管理系統將檔案著錄信息詳細進行摘錄，減少諸多人工操作帶來的錯誤率。
二、紙質檔案實現檔案數字化解決方案：
由于各地的政策要求，保險公司針對檔案的管理越來越規范，給企業帶來的好處也是諸多的，甚至會影響企業穩步向前長遠發展的關鍵。
①系統具體高效、高速運作：可以進行線上批量檔案錄入與整理、批量圖像處理、數據加密、全文檢索、批量數據轉換、PDF、文本錄入、OCR漢字識別等技術，針對各種業務檔案類型，按照不同時間、事件與格式選擇的靈活性，制定出不同的生產流程，從人員、設備、軟硬件的配備方面，都有嚴格的質量控制和全面的監督與管理。
②數據操作安全：利用系統實現公司本單位內采用局域進行數據處理的操作，加工人員不得攜帶任何存儲設備進入辦公現場，防止數據的泄密，每天上下班安排專人負責文檔質量及數量嚴格的核對與交接，將清查情況詳細記錄在案。
③紀律嚴明。嚴格遵循國家、行業標準及用戶的實際需求進行紙質檔案數字化加工。
④檔案管理設備先進：自主研發的檔案數字化機器人（一套檔案管理系統+掃描儀）可實現多站點快速檔案電子數字化處理，可實現所生成的文件格式能夠方便地掛接到檔案管理系統中，且自動攜帶壓縮技術、OCR全文識別技術等，快捷掛接到保險檔案管理系統中，減少存儲空間，人力物力的浪費。
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