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律師文件檔案管理痛點及檔案管理軟件解決方案
律師所主要是向客戶提供法律咨詢，或代表當事人提出訴訟請求、出庭辯護，或在商事交易中代表當事人進行談判并起草合同，律師事務所則專注業務領域還是比較廣的，比如說知識產權法、稅法、人身傷害、勞動法、刑事辯護等領域；大型律師事務所是由多名律師合作開辦的合作制律師事務所。據了解律師所的各種文件、檔案文檔很大量的，涉及領域廣，而且具備很重要的作用，那需要如何管理呢？
一、律師所文件檔案管理需要滿足以下要求
1、完整性：律師所的文件、檔案數量巨大，而且也特別分散，針對處理好某個案件業務，那么文件、檔案完整性是具有至關重要的作用，因此，律師檔案做到完整集中管理是必然需求。
2、安全性：眾所周知，律師所的檔案通常包含了比較多的敏感信息，譬如客戶個人信息、商業機密等，必須保障該檔案安全性，防止信息泄露和未經授權的訪問是必須做到的。
3、合規性：律師事務所必須遵守法律、法規和行業標準，因此文件管理系統必須符合相應的規定和標準，如數據保護法規和律師職業道德規范。
4、有效性：律師事務所相關人員的工作比較繁忙，而且時間較為緊張，針對檔案管理，需求一種可實現高效的存儲和檢索功能，以便快速地找到所需的檔案文件，支持隨時查看、編輯與共享。
5、組織性：律師事務所處理的文件通常涉及多個案件和客戶，因此文件管理系統必須能夠對文件進行組織和分類，以便律師和員工能夠輕松地管理和訪問它們。
6、可擴展性：隨著律師事務所的業務會不斷擴張，檔案管理必須能夠輕松地擴展和適應不同的需求和情況。
7、跟蹤性：律師事務所的文件通常需要進行審計和追蹤，以便查找和確定文件的使用情況，因此文件管理系統必須具有跟蹤功能，以便能夠對文件的使用情況進行記錄和跟蹤。
8、協作性：律師事務所的律師與助理間需要共享文件和合作處理某檔案文件，因此檔案使用滿足隨時可協作以便他們能夠方便地合作與協同工作。
針對上述提到的問題與需求，建議使用會博通律師文件檔案管理軟件作為整體解決方案，構建全新的數據資產管理體系。會博通檔案管理系統一站式文件、文檔、檔案電子數字化管理平臺，全過程管控律師所檔案收、整、鑒、保、管、用、借閱、銷等全生命周期信息化管理。為企業持續發展提供新動能。為企業建立企業級文檔檔案資料庫，通過文件歸集和自動同步，實現文檔的集中存儲和統一管理，進而實現便捷的文件共享、高效的群組協同、隨時隨地遠程辦公、多終端協同辦公、精細化權限控制、日志審計、在線預覽編輯，從而實現提高辦公效率、降低溝通成本、加強企業管理的目的。
二、會博通律師文件檔案管理軟件解決方案
1、大量的文件：會博通律師文件檔案管理軟件可以將律師事務所需的文件/證據高效的收集、整理、分類、存儲、備份，確保檔案的完整性。
2、安全性要求：律師事務所處理的文件通常包含敏感信息，如客戶個人信息、商業機密等，需要一個高度安全的文件管理系統來防止信息泄露和未經授權的訪問。
3、多人協作：律所的律師和助理可能需要共享文件和合作處理文件，因此需要一個具有協作功能的文件管理系統，以便他們能夠方便地合作和協同工作。
4、多樣化的文件類型：律師事務所需要處理多種格式類型的文件，如文本、表格、電子郵件、圖片和音視頻等，因此需要一個可查看多文件類型的文件管理系統。
5、跟蹤和審計：律師事務所的文件需要進行審計和追蹤，以便查找和確定文件的使用情況，因此需要一個具有跟蹤功能的文件管理系統，以便能夠對文件的使用情況進行記錄和審計跟蹤。
6、變化的需求和業務：律師事務所的業務和需求可能會不斷發展、變化，因此需要一個具有可擴展性和靈活性的文件管理系統，以便能夠適應律師發展的需求和現狀。
三、會博通律師文件檔案管理軟件功能：
1、文檔集中存儲
會博通為律師事務所、律師企業提供文件、文檔、檔案一體化文檔集中存儲與管理平臺，將分散在各終端設備的文檔資料集中歸檔與備份，顯著提高工作效率。
2、精細化權限控制
律師每個案件均設計大量文檔內容，案件結束后將這類文檔分類歸檔存儲，保護數據沉淀，也可方便其他律師檢索和學習。同時應用精細化權限分配，靈活配置：可見、預覽、編輯、版本控制、下載、移動、復制、重命名、刪除、評論、鏈接分享、發送給同事、成員管理、權限管理、新建、上傳等多種權限控制，無關人員無法查詢、下載、分享、編輯關鍵案件文檔，充分保障律所數據的安全性和隱私性。
3、精準快速檢索
根據用戶需求，系統提供了各種檢索功能，可根據文件名、日期、標題、文件內容關鍵字，快速篩選律師需要查找的案件文件；同時可自定義文件收藏功能，文件標簽，快速訪問常用文件資料。
4、內部分享、外部鏈接
通過會博通律師檔案管理軟件實現分享、外鏈功能高效完成案件文件交互工作，提高協作辦案效率。內部分享功能可以分享給某位律師或某個律師合伙團隊，可設置下載和在線編輯權限。外鏈共享功能可快速與案件相關的人員交互文件資料，更高效的完成證據收集、整理、打印裝訂、上報、分享、歸檔全過程，可設置提取碼分享或公開分享，鏈接過期時間，下載和上傳權限。
5、多終端、遠程辦公
會博通律師檔案管理軟件平臺提供兩種內網穿透技術：云主機代理轉發和外網IP/NAT模式，方便律師從公網訪問云盤內的文件。外出辦案、開庭時無需背負電腦，一部手機，就可所有信息盡在掌握。
6、安全防護
本地化存儲：會博通律師檔案管理軟件平臺所有數據都在本地云存儲，無懼云服務商的內容審查、刪除行為。同事也防止案件機密信息泄露。
傳輸加密：會博通律師檔案管理軟件平臺提供Https訪問，通過傳輸加密和身份認證保證了文件在網絡傳輸過程的安全性。
空間隔離：個人空間的數據只對本人可見，群組空間和公共空間數據只對群組成員可見。系統不設置超級管理員，防止文件泄露隱患。
密碼保護機制：系統可以加強的密碼規則保護機制，很好做到防止密碼暴力破解。
審計日志：記錄用戶每次的操作檔案管理的所有日志，比如具體操作時間、操作對象、操作終端、操作用戶、操作詳情、操作的次數、IP地址。
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