電子檔案管理系統(tǒng)已成為企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要工具，不僅提供了完整的檔案管理解決方案，還通過數(shù)字化手段，實現(xiàn)了檔案的高效利用與保護。

一、電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

1、檔案數(shù)字化管理：通過電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲與管理，提高檔案的利用效率，降低紙質(zhì)檔案的管理成本。

2、檔案信息安全：保障電子檔案的真實、可信、可靠、完整和可用。

3、檔案資源共享：構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案的采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等全過程的信息化處理。

4、提高工作效率：通過智能化、信息化手段，簡化檔案查詢程序，提高檔案管理的工作效率。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)的總體架構(gòu)可以分為四個結(jié)構(gòu)層級：數(shù)據(jù)中心層、應(yīng)用服務(wù)支撐平臺層、應(yīng)用服務(wù)層和客戶端服務(wù)層。每個層次都有獨立的運行和管理機制，整個體系結(jié)構(gòu)構(gòu)建在統(tǒng)一的檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)體系以及系統(tǒng)安全保障體系下。

1、數(shù)據(jù)中心層：負責(zé)存儲和管理電子檔案數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2、應(yīng)用服務(wù)支撐平臺層：提供系統(tǒng)所需的各種支撐服務(wù)，如用戶管理、權(quán)限管理、日志管理等。

3、應(yīng)用服務(wù)層：實現(xiàn)電子檔案的各種業(yè)務(wù)功能，如檔案采集、歸檔、借閱、查詢等。

4、客戶端服務(wù)層：為用戶提供友好的操作界面，方便用戶進行檔案的查詢、借閱等操作。

三、電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能

1、檔案接收：支持在線與離線批量接收電子檔案，具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性進行檢查的功能，保障接收的檔案符合規(guī)定要求。

2、檔案整理：對檢查合格的電子檔案進行登記，賦予唯一標(biāo)識，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。

3、檔案保存：監(jiān)控電子檔案的存儲狀況，具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復(fù)的功能。

4、檔案檢索：系統(tǒng)提供多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，方便用戶快速找到所需檔案。

5、檔案借閱：支持電子檔案的在線借閱服務(wù)，包括在線申請、審批、閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

6、檔案鑒定與處置：具備對電子檔案進行鑒定與處置的功能，包括定義、配置和管理鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

7、檔案統(tǒng)計：對電子檔案的數(shù)量與容量進行統(tǒng)計，包括對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進行統(tǒng)計，為決策提供數(shù)據(jù)支持。

四、電子檔案管理系統(tǒng)特點

1、系統(tǒng)模塊獨立性與協(xié)同性的統(tǒng)一：系統(tǒng)的各個模塊既相互獨立又相互協(xié)同，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可擴展性。

2、強大的檢索功能：系統(tǒng)提供多種檢索方式，如按檔案類型、全宗目錄、案卷號和所在區(qū)域等條件進行檢索。

3、檔案自動歸檔：通過智能化手段實現(xiàn)檔案的自動歸檔，提高歸檔效率，減少人工操作。

4、操作留痕：系統(tǒng)記錄所有操作痕跡，操作記錄有跡可尋，提高系統(tǒng)的安全性和可追溯性。

5、操作簡便：提供友好的操作界面和簡便的操作流程，降低用戶的學(xué)習(xí)成本和使用難度。