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百強企業佛山投控選擇會博通：讓數字化檔案管理，成為面向員工的“服務”中心

2022/10/27 0:00:00 來源：最新案例作者：小博瀏覽量： 985

01公司簡介：

佛山市投資控股有限公司（簡稱佛山投控）成立于2006年，是經佛山市人民政府出資成立，由佛山市國資委監管的國有控股有限責任公司，也是佛山市首批國有資本投資運營公司改革試點企業，在佛山企業100強中位居前列。

02項目背景

新檔案法的實施增加了檔案信息化建設和監督檢查的內容。在信息化建設上，新檔案法新增了5個方向的要求：

一、將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用；

二、積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接；

三、電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用；

四、推進傳統載體檔案數字化；

五、電子檔案安全管理、移交。

在監督檢查方面，對企業和個人做了8點要求，分別為：

一、檔案工作責任制和管理制度落實情況；

二、檔案庫房、設施、設備配置使用情況；

三、檔案人員管理情況；

四、檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；

五、檔案信息化建設和信息安全保障情況；

六、對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況。

此外，中辦國辦于 2021年6月印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，電子檔案管理相關標準的確立和規范也對加速了佛山投控數字化檔案管理體系建設進程。

03項目建設成果

1）文書、基建、人事、會計等全線檔案統一管理

佛山投控現擁有水業集團、電建集團、佛燃能源、國通公司、寶裕發展、福能東方、產投公司、全流域公司、新金葉公司、電子政務公司等72家重點核心下屬企業。多年來，佛山投控堅持創新驅動發展，累計擁有一批高新技術企業，取得專利近1500項，榮獲近百項國家、省、市級獎項。現有員工7000多人，聚集了一大批企業管理、工程技術、財經法務等專業的優秀人才。

面對如此龐大的機構和組織成員，會博通為佛山投控定制了一套集文書、基建、人事、會計等覆蓋企業全線業務的檔案管理系統，讓不同的業務的所有成員，都可以集中在一個平臺上，在權限允許的范圍內處理檔案。比如會計人員登錄賬號可以查詢會計檔案但沒有權限查詢人事檔案，反之亦然，但它們所有的操作都在一個平臺上執行。

2）標準化綜合檔案移交、接收、鑒定流程業務

上線數字化檔案管理系統后，佛山投控所有檔案均實現了有序化管理、規范化利用。

在檔案收集方面，檔案管理員可以依據權限進行手工、批量錄入，或直接通過OA、釘釘、ERP、企業微信等第三方系統進行檔案收集，簡單又方面。這些檔案收集好后會歸入預歸檔庫。在預歸檔庫中，系統管理員或兼職檔案員可對檔案進行歸檔鑒定、自動歸檔、歸檔編輯等檔案整理工作。在檔案庫當中，公司檔案員可對接收的檔案進行鑒定、審核。所有通過審核的檔案，可在安全范圍內，通過會博通面向用戶服務的搜索平臺進行交流共享。

3）全面銜接企業內部信息化體系

佛山投控此前用致遠OA系統進行自動化辦公管理，很多文件在OA系統上進行流轉。為了便于檔案歸檔，會博通檔案管理系統全面打通了佛山投控內部信息化體系，實現跨平臺的檔案管理。

數字化檔案管理、檔案管理