【案例】500強制造企業萬寶集團：文檔一體化管理創新應用，得到主管部門認可
2023/2/13 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 841
擁有1萬多名員工、7大生產基地、年產值達100億、500強公司，如何進行文檔檔案管理？本期內容，小編給您展開講講得到主管部門認可的文檔一體化管理平臺的故事。該平臺應用主體為廣州萬寶集團有限公司。借助平臺力量，萬寶集團實現了實體檔案、數字檔案從采集、歸檔到再利用的“全生命周期管理鏈路”，大幅提升檔案管理效率。
廣州萬寶集團有限公司是中國大型現代化企業之一，是中國家電行業中最早、最具規模的家電制冷設備和產品研發制造中心。職工1萬多名，年產值達100億元，擁有廣州人和、從化、番禺及青島、合肥、海寧、河南民權等七大生產基地。
廣州萬寶集團建有國家級企業技術中心和廣東省供貨才能技術研究開發中心，設立了博士后科研工作站。廣州萬寶擁有“中國馳名商標”、“最具市場力品牌”——“萬寶”以及“華光”兩大自有品牌，并擁有“萬寶”牌電冰箱、“華光”牌電冰箱壓縮機兩大“中國名牌產品”。廣州萬寶積極塑造國際品牌的形象，在多個國家和地區注冊商標，銷售網絡覆蓋海外各主要市場。廣州萬寶連年位列中國企業500強。
02客戶痛點
1）文檔檔案數量多種類雜：集團型企業在日常工作中直接形成的文檔檔案數量多、種類雜。各部門在工作中直接形成的具有保留價值的多種文字、圖表、音像、電子數據、圖紙等形式各異的材料，都要要納入保管范圍，工作量大，容易遺漏。
2）需進一步提升檔案安全：原則上，工作活動中形成的檔案，應集中到答案管理部門統一管理，不得分散保留。各部門檔案工作由部門檔案管理員分管，在工作上接收檔案管理人員監督和指導，然而在多人協作的過程中，易發生檔案泄露事件。
3）檔案借閱規范需進一步優化：為確保檔案工作標準化、規范化、科學化，檔案出借及追回，需要經過各相關部門審批，檔案利用、出借非常繁瑣。
4）人力管檔提升空間大：靠人力進行管檔，比較容易出現檔案編號錯誤，錯歸、漏歸，無法追責等情況，此類人力管檔的方式有較大的提升空間。
03會博通文檔一體化管理平臺：一體化，更便捷
1）文檔檔案全生命周期管理：文檔是檔案的前身、檔案是文檔的結果。使用會博通文檔一體化管理平臺，可以實現文件從草擬、到審批、鑒定、歸檔等全生命周期管理。文書工作全線在系統上完成的工作模式，可以使企業內部文檔檔案工作更為科學和標準。
2）細粒化權限管理：會博通文檔一體化管理系統，提供細粒化的權限管理功能。從人的角度出發，系統管理員可以賦予不同組織、部門、乃至具體人員相應的訪問權限。從文檔、檔案角度來說，系統管理員也可以直接設置某一類型檔案或具體檔案可供訪問的權限。
3）線上線下文檔借閱服務：為方便實體文檔與電子文檔借閱，會博通提供了線上加線下的靈活借閱模式。如果是實體文檔，可以直接下線上提交申請，線下申領；如果是電子文檔，提交申請和文檔申領可全部通過線上完成。
4）智能化輔助、操作更省心：會博通文檔一體化管理平臺可為用戶提供了輔助文件編號編制、檔號自動查重、歸檔工作量統計等功能。比如當檔案管理員不小心設置重復檔號時，系統就會自動彈窗提示，避免因檔案員粗心而造成紕漏。
萬寶集團文檔一體化管理平臺的設立，對于加強企業檔案工作的科學管理、提升檔案工作水平，維護檔案工作的完整與安全、有效收集、保管和利用檔案，充足發揮檔案在生產、管理、科研中的作用有顯著成效。此次文檔一體管理項目得到主管部門的認可，是對萬寶集團的肯定，也是對會博通的肯定，后續萬寶集團和會博通將加強合作，充分發揮文檔、檔案作用，為社會創造更多價值。
廣州萬寶集團有限公司是中國大型現代化企業之一，是中國家電行業中最早、最具規模的家電制冷設備和產品研發制造中心。職工1萬多名，年產值達100億元，擁有廣州人和、從化、番禺及青島、合肥、海寧、河南民權等七大生產基地。
廣州萬寶集團建有國家級企業技術中心和廣東省供貨才能技術研究開發中心，設立了博士后科研工作站。廣州萬寶擁有“中國馳名商標”、“最具市場力品牌”——“萬寶”以及“華光”兩大自有品牌，并擁有“萬寶”牌電冰箱、“華光”牌電冰箱壓縮機兩大“中國名牌產品”。廣州萬寶積極塑造國際品牌的形象，在多個國家和地區注冊商標，銷售網絡覆蓋海外各主要市場。廣州萬寶連年位列中國企業500強。
02客戶痛點
1）文檔檔案數量多種類雜：集團型企業在日常工作中直接形成的文檔檔案數量多、種類雜。各部門在工作中直接形成的具有保留價值的多種文字、圖表、音像、電子數據、圖紙等形式各異的材料，都要要納入保管范圍，工作量大，容易遺漏。
2）需進一步提升檔案安全：原則上，工作活動中形成的檔案，應集中到答案管理部門統一管理，不得分散保留。各部門檔案工作由部門檔案管理員分管，在工作上接收檔案管理人員監督和指導，然而在多人協作的過程中，易發生檔案泄露事件。
3）檔案借閱規范需進一步優化：為確保檔案工作標準化、規范化、科學化，檔案出借及追回，需要經過各相關部門審批，檔案利用、出借非常繁瑣。
4）人力管檔提升空間大：靠人力進行管檔，比較容易出現檔案編號錯誤，錯歸、漏歸，無法追責等情況，此類人力管檔的方式有較大的提升空間。
03會博通文檔一體化管理平臺：一體化，更便捷
1）文檔檔案全生命周期管理：文檔是檔案的前身、檔案是文檔的結果。使用會博通文檔一體化管理平臺，可以實現文件從草擬、到審批、鑒定、歸檔等全生命周期管理。文書工作全線在系統上完成的工作模式，可以使企業內部文檔檔案工作更為科學和標準。
2）細粒化權限管理：會博通文檔一體化管理系統，提供細粒化的權限管理功能。從人的角度出發，系統管理員可以賦予不同組織、部門、乃至具體人員相應的訪問權限。從文檔、檔案角度來說，系統管理員也可以直接設置某一類型檔案或具體檔案可供訪問的權限。
3）線上線下文檔借閱服務：為方便實體文檔與電子文檔借閱，會博通提供了線上加線下的靈活借閱模式。如果是實體文檔，可以直接下線上提交申請，線下申領；如果是電子文檔，提交申請和文檔申領可全部通過線上完成。
4）智能化輔助、操作更省心：會博通文檔一體化管理平臺可為用戶提供了輔助文件編號編制、檔號自動查重、歸檔工作量統計等功能。比如當檔案管理員不小心設置重復檔號時，系統就會自動彈窗提示，避免因檔案員粗心而造成紕漏。
萬寶集團文檔一體化管理平臺的設立，對于加強企業檔案工作的科學管理、提升檔案工作水平，維護檔案工作的完整與安全、有效收集、保管和利用檔案，充足發揮檔案在生產、管理、科研中的作用有顯著成效。此次文檔一體管理項目得到主管部門的認可，是對萬寶集團的肯定，也是對會博通的肯定，后續萬寶集團和會博通將加強合作，充分發揮文檔、檔案作用，為社會創造更多價值。
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