8年HR，管理近15萬份人事檔案，一把辛酸淚

我從事人力資源相關(guān)工作已有8年，這八年時間，從簡歷篩選專員，到人事專員，再到部門經(jīng)理，親歷親為做過人事崗位的每一個模塊和公司一起成長至今，經(jīng)歷了很多心酸往事。今天，給大家分享關(guān)于近8年的從業(yè)經(jīng)驗，經(jīng)手管理過的人事檔案超15萬份之多，回憶起這些過往，既有成就感，也有辛酸淚！

我對每一位新入職的人力資源部同事都有一個要求，也會反復(fù)強調(diào)，作為人事管理工作崗位，人事檔案管理工作不能掉以輕心，更要做到心里有數(shù)，它是人事工作的基礎(chǔ)，是一切人力資源管理過程管控重要參考資源。盡管我再三強調(diào)，依然會有新員工覺得，那么多人事檔案，要歸檔，分類他國麻煩枯燥，甚至有新員工主觀認(rèn)為部分資料不重要，往往導(dǎo)致一些人事檔案資料遺失，一旦碰到崗位晉升，崗位調(diào)動，新人入職、員工離職交接，就有可能出現(xiàn)信息遺漏的尷尬局面，甚至出現(xiàn)法律糾紛，往往給公司帶來重大損失。

我工作第五年正式從招聘主管兼人事檔案管理主管，正式晉升為人力資源管理部門經(jīng)理。由于公司快速成長，以前的管理方式有些滯后，公司決定對公司管理架構(gòu)做出重大調(diào)整，尤其是對業(yè)務(wù)部門進行全面人事調(diào)整和整改，這樣的大變化，有人升遷，有人調(diào)崗，當(dāng)然還有一些人將被列入淘汰離職名單內(nèi)。

經(jīng)過幾番討論，同事Y女士，被認(rèn)為需要淘汰。按照流程，我們在約定的時間展開離職面談，她突然提起自己已經(jīng)在上一份勞動合同到期且沒有續(xù)簽的情況下持續(xù)工作了6個月，作為HR我知道，這意味著除了離職賠償，我們還要承擔(dān)無合同工作期間的雙倍工資。整個部門都開始緊張的回顧以往有關(guān)Y女士的全部人事檔案，我查找了前同事交接給過全部資料，都沒有相關(guān)紙質(zhì)材料，線索無處查證。后來通過前HR主管溝通才得知，在此之前由前HR主管口頭通知過Y女士續(xù)簽人事合同事宜，但因為Y女士經(jīng)常出差等因素，導(dǎo)致忘記續(xù)簽合同這個事。最后依勞動法，公司支付給Y女士應(yīng)有的賠償款。

經(jīng)歷此事之后，我開始反思人事檔案管理工作，其實不是有多難，只是缺一個人力資源檔案智能化管理系統(tǒng)。如果有一套系統(tǒng)能夠讓我們的人事檔案實現(xiàn)信息化管理，查找更便捷，人事合同時間節(jié)點提醒功能，人事檔案缺漏項一目了然，這樣就不會因為哪一位HR離職就讓待辦事項永遠無法完結(jié)，這樣就能使我們的工作效率大大提高，還能保證人事檔案無漏洞管理。

偶然機會在一次于合作企業(yè)對標(biāo)中，了解到會博通綜合人事檔案管理系統(tǒng)，在人事檔案管理方面給他們公司的人事檔案管理辦公效率和成本上帶來了很大優(yōu)勢。

于是詳細(xì)了解會博通人事檔案管理系統(tǒng)這個產(chǎn)品是否合適我公司，了解后知道，會博通是紹林科技自主研發(fā)的人事檔案管理產(chǎn)品。作為國家重點支持的高科技軟件企業(yè)紹林科技，1988年已開發(fā)出我國第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品會博通，亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。在過去30余年，會博通一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng)，不斷升級，為打造組織知識生態(tài)鏈而努力，現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè)。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。曾為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團、珠江鋼琴等黨政機關(guān)、企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng)，提供檔案管理信息化建設(shè)方案，促進檔案管理工作創(chuàng)新、提高效率。

很快我們就展開了合作，會博通為我們公司建設(shè)了綜合性的人事檔案管理平臺，每一個員工在入職的時候，系統(tǒng)便會自動建立起該員工的動態(tài)人事檔案，標(biāo)準(zhǔn)化需要錄入的信息和需要上傳的文件等。通過紙質(zhì)資料和數(shù)字人事檔案一體化管理，對人事檔案分類，信息，檔案借閱實施標(biāo)準(zhǔn)化管理，員工信息的錄入、篩選和更新快速、準(zhǔn)確，每一次查閱都有據(jù)可循，有效防止人事信息泄露，檔案缺漏項還能智能提醒，極大提高了工作能效。各項流程的審批節(jié)點清晰并且能夠通過多種形式對審批人進行待辦事項提醒，防止工作上的遺漏。

除了人事檔案管理之外，會博通還是一個綜合知識管理平臺，能為企業(yè)提供全面的知識管理解決方案，通過檔案管理系統(tǒng)的愉快合作，我們也部署了會博通綜合知識管理系統(tǒng)，通過專業(yè)的知識管理平臺實現(xiàn)對知識、企業(yè)檔案及證照等全生命周期管控。

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