2020年HR須知人事檔案管理的常見問題匯總

眾所周知，在我國，人事檔案對于用人單位和職工都具有十分重要的作用,人事檔案記錄了一個人的學歷、工作經歷、事務能力、政治面貌、獎勵懲罰等多類重要信息，如實的反映個人的人生狀態。人事檔案的管理可以提高企業、單位的人力資源利用率，對于用人單位了解員工和制定用人計劃具有重要意義。但是，由于不少單位，還在采用傳統的人事檔案管理方式，甚至有的單位不重視人事檔案管理，導致人事檔案管理混亂。那么人事檔案管理混亂會造成怎樣的后果？

紹林科技作為我國早期高科技軟件企業，1988年已開發出我國第一套文檔一體化軟件產品會博通，亦是我國最早的知識與內容管理軟件開發與供應商之一。在過去30年，他們一直潛心研發綜合知識管理系統，不斷升級，為打造組織知識生態鏈而努力，現在已經成為經國家認證雙軟企業，國家重點支持的高新技術企業。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等領域走在世界領先水平。曾為南方電網、中國銀行、農業銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團、珠江鋼琴等黨政機關、企事業單位部署綜合檔案管理系統，提供檔案管理信息化建設方案，促進檔案管理工作創新、提高效率。下面就有會博通人事檔案管理資深產品經理分享人事檔案管理的幾個常見問題，以助于用人單位避免人事檔案管理混亂造成沒必要的損失。

傳統人事檔案管理常見問題：

在實際工作中，因為過去與現在對人事檔案管理方式不同，人事檔案管理重視程度不同，傳統的人事檔案管理方式往往造成大量的人事檔案電子化及信息傳遞的脫節，導致部分人事檔案的缺失或信息不準確。這種情況成為目前人事檔案管理的最大問題。

一、傳統的人事檔案管理機制不健全，人事資料真實性、完整性難以保證。很多單位雖然都有專門的人事檔案管理部門，但是部門內部的管理方式并不完善，部門外部的配套管理制度也不健全。

二、傳統人事檔案管理方式落后，利用率不高。傳統的人事檔案管理方式都缺乏技術性，依舊采用原有的人力管理模式，這種管理模式在單位需要查取人員信息時需要翻閱大量的資料，再一次次的檢索、查閱，最終找出正確的人提取正確的信息，這種方式極其不便，且與現代化飛速發展的科技脫軌，大大降低了人力資源的利用率，阻礙了人力資源的有效分配。

三、傳統人事檔案管理方式有待提升。對于個人和單位來說，檔案原件是極其重要的，因而人事資源保管是檔案管理工作的重中之重。

在現代化的信息社會中，采用電子信息化的人事資源管理方式是無法避免的，現代社會信息量的大量提高導致原本的管理方式出現很多無法填補的漏洞，只有借用現代化的管理方式才能很好地跟上時代的步伐，例如，會博通綜合人事檔案管理系統，不是一個單純的人事資源管理平臺，他屬于一個系統化的知識管理體系，在人事檔案管理方面，具有高效員工檔案存儲、歸檔、分類、查詢、備份等一系列自動化管理方案。借助會博通這一套嶄新的人力資源管理體系，能夠通過內部查詢及時有效的調取員工信息，提高人力資源利用率，有效切實的分配人力資源，同時會自動備份人事資源，很難造成資源丟失，最終對企業知識的儲存也是一個好的方面。

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