1、歸檔的文件應(yīng)最少有一份原件；

2、文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；

3、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；

4、工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；

5、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；

6、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大，耐久性強的紙張，圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件；

8、所用竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括："竣工圖"字樣，施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)，竣工圖章尺寸為：50㎜×80㎜。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處；

9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；

10、不同幅面的工程圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖標(biāo)欄露在外面；

11、歸檔文件的案卷不宜過厚，一般不超過40㎜，案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件；

12、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從"1"開始，單面書寫的文件頁號編在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；

13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂，裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。