1、歸檔的文件應最少有一份原件;
2、文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范,標準和規程;
3、工程文件的內容必須真實、準確,與工程實際相符合;
4、工程文件應采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如:紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等;
5、工程文件應字跡清楚,圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備;
6、工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297㎜×210㎜),圖紙宜采用國家標準圖幅。
7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大,耐久性強的紙張,圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖,計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復印件;
8、所用竣工圖均應加蓋竣工圖章,竣工圖章的基本內容應包括:"竣工圖"字樣,施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監,竣工圖章尺寸為:50㎜×80㎜。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方空白處;
9、利用施工圖改繪竣工圖,必須標明變更修改依據,凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖;
10、不同幅面的工程圖紙按《技術制圖復制圖的折疊方法》(GB/10609.3-89)統一折疊成A4幅面(297㎜×210㎜),圖標欄露在外面;
11、歸檔文件的案卷不宜過厚,一般不超過40㎜,案卷內不應有重復文件;
12、卷內文件均按有書寫內容的頁面編號,每卷單獨編號,頁號從"1"開始,單面書寫的文件頁號編在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角;
13、案卷的裝訂:文字材料必須裝訂,既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂,裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法,要整齊、牢固,便于保管和利用,裝訂時必須剔除金屬物。