1、歸檔的文件應最少有一份原件；

2、文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范，標準和規程；

3、工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合；

4、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；

5、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備；

6、工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙宜采用國家標準圖幅。

7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大，耐久性強的紙張，圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件；

8、所用竣工圖均應加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內容應包括："竣工圖"字樣，施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監，竣工圖章尺寸為：50㎜×80㎜。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處；

9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據，凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖；

10、不同幅面的工程圖紙按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統一折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖標欄露在外面；

11、歸檔文件的案卷不宜過厚，一般不超過40㎜，案卷內不應有重復文件；

12、卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從"1"開始，單面書寫的文件頁號編在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；

13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂，裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。