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來自用戶的聲音:企業為什么要引進檔案管理系統?

2022/1/24 0:00:00         來源:公司資訊         作者:小博        瀏覽量:  397

最近幾年,我們明顯感受到各企業對于檔案管理工作越來越重視,對檔案管理系統,尤其是專業檔案管理系統的需求,相較于前幾年而言,更為迫切。

這背后的原因多種多樣,既有共性的、也有針對企業現狀想要實現一些個性化功能。每一個深聊下來,我們都很有感觸,同時也很高興能夠聆聽到這么多的檔案管理需求,讓我們得以不斷拓展檔案管理軟件的應用場景。


檔案管理系統

我們常說,答案藏在問題當中,了解為什么要選擇一款檔案管理系統,也就大概能清晰地知道適合自己的檔案管理系統是什么樣的。為此,在眾多的客戶需求中,我們挑選了檔案管理需求榜TOP3,分享給您,希望能幫您提供一些挑選的維度。

引進檔案管理系統理由1:避免因經濟糾紛而遭受財產損失


聽過很多因為沒有保留檔案材料,而發生經濟糾紛的例子。比如,歷史上形成的應收款,很多因為沒有保留必要的檔案材料,導致無法收回;又如,在處理占地問題時,沒有檔案做憑證,就要繳納占地稅;再如,在勞動糾紛當中,企業不能提供有關證據,也會遭受巨大的經濟損失……

這是企業在檔案管理中的首要訴求,企業希望通過檔案管理系統收集、管理在經營工作中所產生的各種憑證,以便合法、合規保障企業利益。

引進檔案管理系統理由2:沉淀企業知識,實現可持續發展


現在很流行一個詞叫烏卡時代,VUCA。這四個字母代表四個特征:不穩定、不確定、復雜、模棱兩可。對于企業而言,同樣處在很大的不確定之中,員工更新換代很快、技術更新換代很快、市場需求日日常新,如何在變化的時代,構建自己的確定性?企業家們從戰略的角度出發,選擇引進檔案管理系統,向知識型組織轉型升級。

在眾多的溝通中,我們發現大家對知識的定義其實很廣,不僅包括日常工作的表單、文件、資料等肉眼可見的資料,還包括存在大家頭腦中的資源,包括日常的思維碰撞與交流,大家都希望能夠將它們很好地存儲下來。

引進檔案管理系統理由3:解放雙手,提高檔案管理效率


在引入檔案管理系統之前,檔案管理是如何運作的呢?少部分企業,日常不太關注檔案管理工作,通常是到了某一個時間段想起來,集中進行處理,特別痛苦。其他大部分企業,日常就有檔案管理的習慣,不過從檔案的接收與征集、到檔案的整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務等全部都靠人工來完成,需要投入大量的人力、物力和財力。

企業家們希望通過引進檔案管理系統,用系統操作取代人力操作,盡可能地將員工們從這些繁重的事務性工作當中解脫出來,從而用更多的精力去為公司創造更大的價值。

聽了TOP3需求榜,是否能夠幫你進一步明確您的需求?關于檔案管理系統,如果您有更為個性化的需求,歡迎與我們進行進一步的溝通。



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