伴隨經濟全球化、金融全球化不斷發展,人們對國際資本流動的需求越來越大,金融企業對檔案管理工作的要求,也越來越高。要跟上時代的腳步,需要充分發揮信息技術在金融檔案管理系統工作中的作用,實現金融檔案的科學化管理。
1、檔案數量龐大,需要精細的分類管理:金融檔案管理包含兩類,一類是與企業管理和經營活動密切相關的檔案,包括文書檔案、審計檔案、信訪檔案、法律事務檔案、科技檔案、人事檔案、財務會計檔案等;另一類是與客戶密切相關的金融業務檔案,包括信貸檔案、中間業務檔案、保險業務檔案、證券業務檔案、金融業務客戶檔案等。檔案數量龐大,對于收集和分類有很高的要求。
2、業務范圍廣,檔案調用傳遞頻繁:金融涉及很多下屬機構、客戶、業務合作伙伴,文件分散存儲于不同地域,常常需要跨部門傳遞、審核,流程長,效率匹配業務發展需求比較高。
3、檔案管理對業務輔助力度不夠:檔案管理專業人員懂檔案管理,但對金融業務了解不夠深,無法從金融檔案中發現和金融活動相關的信息,容易導致檔案管理效果不佳。
4、金融檔案安全保障要求嚴格:《金融企業業務檔案管理規定》明確指出,金融企業應當按有關要求做好電子業務檔案的存儲和安全管理,保證電子業務檔案的真實、完整、安全和可用,并對重要業務檔案進行異質、異地備份,確保業務檔案安全。金融企業對檔案信息安全負最終責任。
會博通金融檔案管理系統,遵循法定、求實、效益的原則,為金融企業提供跨軟件自動歸檔、流程化管理、高效安全的檔案管理模式。
1、檔案內容管理:自主錄入+跨軟件自動歸檔
在自主錄入方面,會博通金融檔案管理系統,提供批量導入和單個文件導入兩種方式,無論檔案數據量多大,也能輕松完成歸檔操作,十分契合大體量的金融檔案錄入需求。
在OA(泛微、致遠、藍凌等)、ERP(SAP、金蝶、用友等)、財務系統(金蝶、用友、稅務、銀行、淘寶、京東等)、即時通訊工具(微信、釘釘、云之家等)系統中流轉的檔案,都可以自動歸檔至會博通金融檔案管理系統。
2、檔案調用傳遞:面向對象式流程化管理
會博通金融檔案管理系統,根據國家檔案管理規范、金融檔案管理標準,提供不限層級的檔案管理分類,每一個分類可單獨授權訪問密級,及對其的操作權限。設置完成后,系統用戶不用專門與檔案管理員直接對接,就可以根據業務需求,自主借閱、調用所需檔案。
在系統安全層面,會博通金融檔案管理系統通過技術手段,從登錄安全、利用安全、存儲安全、痕跡可尋四個方面保障企業的文檔管理安全。
其中登錄安全和存儲安全內嵌于系統之中,用戶無需特殊操作,即可安享7*24小時安全保障。另外,根據金融用戶使用特性,會博通還提供了利用安全和痕跡可尋兩大功能,且每個功能下都包含了非常豐富的應用。比如,通過本地緩存預覽應用,無需下載檔案文件,即可非常方面地預覽文件,既保障了安全,又不增加電腦內存;又如,防擴散水印應用,支持全局水印、類型水印、二次水印等不同形式的水印添加模式,不用擔心檔案在流轉過程中被惡意盜用;再如,操作行為監控應用,不論用戶在系統上進行何種操作,檔案管理員都可以全面掌控,不用擔心檔案被誤刪、篡改等。
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