在檔案管理中,聲像檔案是比較特殊的存在。與單純靠文字記錄的傳統(tǒng)檔案不同,聲像檔案采用了聲音、錄像這種更直觀、形象的方式進(jìn)行記錄,極大地拓寬了檔案的內(nèi)涵。
如果你問(wèn),什么是聲像檔案?我想,除了上述的解釋之外,我還愿意稱呼它為:有情懷的檔案。無(wú)閑事掛心頭的暗夜,兩個(gè)電臺(tái)主持人不著邊際地聊:

“你說(shuō),一張CD能夠保存多久?”
“50年吧。”
“50年?”
“在不使用的情況下。”
“那就是說(shuō),我70多歲的時(shí)候,已經(jīng)聽(tīng)不到我年輕時(shí)候的聲音了。”
“有一個(gè)方法,就是完全密封、避光、避濕,大概10-20度之間,防蟲(chóng)咬。”
“你說(shuō)的,是CD,還是記憶”
對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō),CD就是記憶。將這份記憶長(zhǎng)久、無(wú)損地保存下來(lái),就是會(huì)博通一直在做的事兒。我們希望這一份記錄不僅能夠作為國(guó)家、企業(yè)發(fā)展的憑證,同時(shí)也能夠讓大家隨時(shí)可以身臨其境地回到彼時(shí)、彼地,見(jiàn)到彼人。
長(zhǎng)久保存,說(shuō)來(lái)容易,實(shí)際執(zhí)行起來(lái),卻是要將很多因素考慮在內(nèi)的。
就照片檔案而言,對(duì)保管條件的要求就很高。底片、照片應(yīng)該恒溫、恒濕保存。溫度控制在12℃~14℃,濕度保持在40%~50%。長(zhǎng)期儲(chǔ)存環(huán)境,24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化應(yīng)不大于正負(fù)2℃,相對(duì)濕度變化應(yīng)不大于正負(fù)5%。中期儲(chǔ)存環(huán)境,24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化應(yīng)不大于正負(fù)5℃,相對(duì)濕度變化應(yīng)不大于正負(fù)10%,儲(chǔ)存庫(kù)的氣壓應(yīng)保持正壓狀態(tài),做到防火、防塵、防有害氣體、防高溫、防潮濕、防光、防蟲(chóng)、保持庫(kù)房清潔。
對(duì)多種新型載體并存的庫(kù)房,要求庫(kù)內(nèi)溫度保持在18℃~20℃,相對(duì)濕度保持在45%~60%范圍內(nèi),避免30奧斯特以上的磁場(chǎng),并定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查。
此外,檔案管理部門還要建立聲像檔案借閱、利用制度,并執(zhí)行嚴(yán)格審批手續(xù)。一般情況下,原版聲像檔案不得外借,需要配備必要的錄音、錄像、放像設(shè)備,并編制必要的聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,方便提供利用。
為更方便、安全地對(duì)包含聲像檔案在內(nèi)的,多種新型載體并存的庫(kù)房進(jìn)行綜合管控,會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng),全面升級(jí)了庫(kù)房監(jiān)控功能,使庫(kù)房的監(jiān)控內(nèi)容從溫濕度監(jiān)控,進(jìn)一步拓展到PM2.5、二氧化碳等十余項(xiàng)環(huán)境監(jiān)控。聲像檔案的損壞是一個(gè)日積月累的過(guò)程,更細(xì)化、精準(zhǔn)的環(huán)境指標(biāo)監(jiān)控與調(diào)控,可以說(shuō)是為檔案的長(zhǎng)久保存提供了一個(gè)安全穩(wěn)定的“保護(hù)罩”。
在聲像檔案的利用和搜索方面,你可以通過(guò)定義屬性字段,利用全文檢索或高級(jí)檢索(設(shè)置復(fù)雜選擇條件的精準(zhǔn)檢索),搜索到所需的聲像檔案。此外針對(duì)圖片檔案,會(huì)博通系統(tǒng)平臺(tái)也提供了豐富的信息讀取功能,通過(guò)該功能你可以非常便捷地了解圖片的創(chuàng)建日期、分辨率以及各種數(shù)值設(shè)置。

聲像檔案中的聲音、顏色、一舉手一投足,都是我們?cè)哌^(guò)或不曾走過(guò),卻可共同享有的記憶,愿我們能好好保存,讓它不斷成為我們發(fā)展、成長(zhǎng)的底色,為生命增添新綠。讓我們一同走上這一場(chǎng)有情懷的檔案管理之旅吧!旅程當(dāng)中,會(huì)博通一直與你相伴。
推薦閱讀:
干部人事檔案管理包含什么內(nèi)容?會(huì)博通為您提供更科學(xué)的分類架構(gòu)
檔案管理軟件上的社交媒體功能,你用上了沒(méi)?
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)收納盒功能:批量化管控檔案,省時(shí)省心