能源公司在檔案管理上,目前存在的痛點:
1)重工程建設,輕檔案管理
在能源行業中,直接產生效益的,往往是項目工程部門。因此,為使工程項目盡快發揮效益,建設方和參建單位在工程建設過程中,往往更多關注工程建設,而忽視檔案資料的作用。檔案管理意識淡薄,未將工程檔案管理納入日常建設管理中,特別是在施工階段面臨工期緊施工任務重等情況下,只注重工程進度,忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作,造成工程檔案管理與工程建設不能同步進行。
2)檔案歸檔不及時
包括能源行業在內的所有檔案、文件的管理工作,都是一個長期且持續的過程。能源建設參建單位多工期長、人員流動大、建設過程中形成的資料得不到及時收集和妥善保管,以至于檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。常常需要等到工程項目完工后,才在辦理竣工驗收手續時再來組織大量的人力、物力,補充檔案資料,檔家資料的真實性、完整性、準確性難以控制。
3)檔案資料整理不規范
要解決能源公司重工程建設、輕檔案管理,檔案管理不及時、檔案整理不規范等問題。您可以從提高檔案管理意識和打造好的檔案管理系統兩個方面入手。
1)加強宣傳,強化員工檔案管理意識
在能源公司的業務推進中,不僅要重視工程質量、工程進度、工程安全,同時也要對檔案工作加強重視,做到檔案與工程同步,保證檔案的準確性、齊全性和完整性。要做好檔案管理工作,首先需要提高檔案管理意識,比如可要求建設單位及參建單位配備專業的檔來人員,并定期進行輔導和培訓。同時,還需要建立有效的檔案管理責任制度,明確建設單位與參建單位領導的責任,增強檔案意識與支持力度。
2)建立高效的檔案管理系統,推進檔案規范化管理
要做到能源檔案的信息化管理,需要借助專業的檔案管理系統。一款優秀的檔案管理應用,能夠在很大的層面上解決檔案管理、滯后、不合規、低效的問題。拿紹林科技旗下會博通檔案管理系統來說,我們就實現了檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫、利用、統計、鑒賞的全過程的管理。
結語:能源檔案管理工作是一個系統性的工程,既要提高檔案工作者的思想意識和能力素質,也要同步構建優質的檔案管理系統輔助管理,只有兩者同步并進、協調配合,才能切實將檔案管理融合進日常的業務體系中,使之成為推動業績增長的知識資源。
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