電子檔案太多,一個個手動統計費時又費力?月/年度檔案存儲、利用統計報表,還要自己設計?為解決檔案統計難的問題,各企事業單位紛紛上線電子檔案管理系統,使檔案管理員得以擺脫繁重、重復的機械式統計工作。
早在2021年3月份,國家市場監督管理總局、國家標準化管理委員會聯合發布的《電子檔案管理系統通用功能要求》(GB/T 39784-2021),對電子檔案管理自動化統計功能,就提出過2個明確要求:
其一是,系統應具備對電子檔案數量與存儲容量的統計功能,可按照答案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。
市面上的檔案管理軟件,是否符合國家對于檔案統計標準化要求?就會博通電子檔案管理系統而言,我們在98年產品剛面市的時候,就匹配了簡單的檔案數量統計功能。經過三十多年的發展,如今已經形成了集類型、分布、年度、報表等不同形式于一體的檔案統計功能。
1.檔案類型分布統計
按類型劃分統計檔案數據,可以是電子檔案、實體檔案;也可以是音頻、視頻、圖片、文檔等。類型可自定義。
2.檔案年度分布統計
利用年度分布統計,檔案管理員可直觀掌握不同年度檔案統計狀況。
3.檔案保管期限統計
利用檔案保管期限分布統計,管理員可便捷掌握檔案保管期限分布情況。
4.檔案密集分布統計
利用檔案密集分布統計,檔案管理員可快速了解檔案的保密級別占比。
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