在傳統(tǒng)的檔案管理體系當(dāng)中，檔案所需用戶，需要經(jīng)過(guò)層層層審批、耗時(shí)數(shù)月才能完成一次檔案借閱流程，非常耗時(shí)，而且檔案是否在館等情況，由于檔案管理員登記不細(xì)致等情況，常常出現(xiàn)各種烏龍事件。為解決檔案審核周期長(zhǎng)、借閱不便的問(wèn)題，大多數(shù)企業(yè)相繼用上電子檔案管理系統(tǒng)。

用電子檔案管理系統(tǒng)借閱檔案，究竟是一種怎樣的體驗(yàn)？能否解決檔案利用低效問(wèn)題？會(huì)博通電子檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供了集線上、線下、線上與線下相結(jié)合的一體化檔案借閱應(yīng)用。

1.依權(quán)限借閱檔案

會(huì)博通電子檔案管理采用與用戶工作職能相適應(yīng)的權(quán)限體系進(jìn)行多維度授權(quán)，系統(tǒng)可以區(qū)分閱讀條目與內(nèi)容權(quán)限，區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的知識(shí)的權(quán)限。如果用戶有權(quán)限搜索到相關(guān)文件，可在搜出文件后，根據(jù)實(shí)際應(yīng)用需求，直接進(jìn)行線上閱讀申請(qǐng)，或是線上\線下借閱原件或復(fù)印件。

借閱申請(qǐng)?zhí)峤缓螅瑫?huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到相關(guān)審批人員處，審批完成后，若想要對(duì)電子檔案進(jìn)行借閱，那您可通過(guò)系統(tǒng)直接閱覽或下載。在檔案閱覽方面，為增強(qiáng)用戶使用體驗(yàn)，會(huì)博通無(wú)插件瀏覽功能。對(duì)于實(shí)體檔案借閱，線上流程審批完成后，可直接到檔案管理部門(mén)登記取閱。

2.權(quán)限外借閱檔案

當(dāng)所需檔案人員，沒(méi)有檔案搜索權(quán)限，但又需要進(jìn)行檔案借閱時(shí)，就需要用到權(quán)限外借閱功能。啟用權(quán)限外借閱功能，需要先利用申請(qǐng)模塊向檔案管理人員提交借用申請(qǐng)，待檔案管理人員知悉、審核并開(kāi)放權(quán)限后，再執(zhí)行線上借閱流程。

權(quán)限外借閱檔案的借閱流程與依權(quán)限借閱檔案的流程一致，均支持純線上借閱，或線上與線下相結(jié)合的管理模式。

3.從第三方系統(tǒng)借閱檔案

在會(huì)博通電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，可定制包括企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP第豐富的三方應(yīng)用接口。接口打通之后，可以直接從第三方系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng)。

如果所需檔案人員想要借閱的是電子檔案，那么檔案管理人員可以直接發(fā)起簡(jiǎn)單流程，把對(duì)應(yīng)的電子檔案在系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)給借閱人。如果借閱的是紙質(zhì)文件，檔案管理員可直接通過(guò)會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的借閱與歸還模塊，進(jìn)行線下登記借閱。

依權(quán)限借閱檔案、權(quán)限外借閱檔案、從第三方系統(tǒng)中直接借閱檔案，是會(huì)博通電子檔案管理系統(tǒng)中的3種借閱方式，滿足絕大部分檔案借閱場(chǎng)景應(yīng)用，能夠有效解決檔案審批慢、流程長(zhǎng)等低效借閱問(wèn)題，為檔案管理員、系統(tǒng)應(yīng)用人員提供便捷、高效的檔案借閱體驗(yàn)。

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