在會博通文檔管理系統中,啟動變更流程對文檔進行修訂時,審定通過后,會博通可根據預先設置自動編制版本號。版本號可獨立編制,也可與編號一起集成編制。
01版本號獨立編制
版本號獨立編制,指的是,在原有版本號基礎上,按預先設定的規則,自動加上預設的增量來形成一個新的版本號。舉個例子。假設原文檔的版本號為:V0000。預先設定編制規則為:版本號增量為1。則新生成的版本號為:V0001;
02版本號與編號一同編制
有時候我們看到的文檔“代號”是這種類型的:ABC-001V0001。這是“編號+版本號”的文檔指示模式。在這當中,ABC-001 是編號,V0001是版本號。
“編號+版本號”規則下的一個極端情況,就是當編號不存在時,也可以在編號的位置自動形成只包含版本號,但這種方式背離了編號的初衷,因為,編號的目的是為了體現文檔的唯一性,但版本號體現的則是同一份文檔經過修訂后的不同版本的唯一性,而對于不同文檔,按相同規則編制的版本號很可能是重復的。
此外,除啟動變更流程對文檔進行修訂,進而自動生成版本號之外,系統管理員也可直接設置,在更換正文時,同樣按規則自動編制版本號。
系統一經設置好,對于文檔的任何編輯操作都有可能出發更換正文的操作。因此,采用這種設置時,為避免系統過于頻繁更換版本號,在設置之前,我們建議系統管理員與文檔管理人員進行充分的溝通。
以上就是會博通文檔管理系統自動生成版本號功能解說的全部內容。總結一下,版本號既可以獨立編制、也可以與編號一同編制。除了啟動變更流程修改版本號之外,您也可以直接在軟件軟件中設置:更換正文時自動編制版本號。
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