會博通綜合證照管理解決方案：證照數字化，助力企業高效運營管理
2022/7/13 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
瀏覽量： 689
企業所擁有的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、用工許可證等，數量成百上千，加上各種經營資格、資質證書以及與資質有關的個人證件，與資產有關的房產證、車船執照、注冊商標證等，更是成千上萬，如何有效地管理好這些證照，為企業的生產經營活動提供及時高效的證照管理服務，已是擺在所有企業面前的一項非常緊迫且重要的工作。
為什么要進行證照檔案管理？
①公司證照未實現數字化，查閱要專門跑到到管理部門，影響效率。
②各部門分散保存證照資料，公司沒有集中管理，有什么，在哪里均不清楚，導致證照無從找起。
③證照文件一般都會存在有效期，證照很多，很多時候過期都不得而知。
④證照分類不科學，查找都經常花費大量的時間。
⑤外出投標等借出證照頻率很高，有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通。
會博通綜合證照文件管理系統
會博通綜合性證照管理解決方案，實現了實體及數字證照文件的集中統一管理，結合標準版的借閱流程管理，提供證照管理效率及規范性。
01證照管理信息化
會博通綜合證照管理系統，實現了證照管理的信息化存儲和應用。在證照存儲方面，用戶可以對證照的文本、日期、金額等屬性定義，還可自由選擇證照性質、證照類型、管理部門等不同的分類方式進行結構化、有序化證照管理。此外，包含證照申辦、變更、延期，證照搜索、證照統計、證照提醒、借還登記等均可通過線上的方式解決，簡單又方便。
使用會博通證照管理系統，您可以將企業當中的營業執照、經營許可證等經營類執照；專利、商標、著作權等權利證書；質量體系認定證書、儀器儀表鑒定等資質性證件；土地證、房產證、車船行駛證等資產性證件數字化存儲于系統中，既能夠很好地備份和保護了原件，也能提高證照的利用率。
02證照分類與管理授權
證照管理在一定程度上與企事業單位的商業運營工作相關，因此做好保密性以及權限管理非常重要。會博通綜合性證照管理系統為用戶提供了分類授權體系輔助企業進行證照安全管理。會博通的分類授權體系屬于細粒化授權，即可每一個分類都可以進行單獨授權、配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內容的訪問密集，以及對其操作權限。
比如，李一是某公司商務部的同事，經常需要參加招投標的活動，需要用到營業執照、審計報告、iso等資料，為避免反復申請使用耗時和繁瑣，系統管理員，可直接授權李一擁有招投標證照的使用權限，允許它在權限范圍內，進行自主調用。
03證照事務提醒
各類營業執照、許可證資格證書的有效期、更新時間各不相同，為了避免證照失效過期、不耽誤業務運作，需要定義進行年檢或更新。
會博通綜合證照檔案系統，內嵌了提醒功能，用戶對每一份證照都可以設置多個提醒，讓證照年檢、換證、延期等工作永不落單。證照提醒方式可以以郵件或短信的方式進行。
假設，某份許可證需要在12月進行年審，那么您可以提前為該許可證添加提醒：許可證年審辦理；預設時間可為12月1日3天前，以每天一次的周期發送給對應的負責人或部門。設置好后，您就可以不用可以記住年審的時間，到期之后，系統會主動向負責人及相應的部門發出郵件或短信，提醒其作出相應。
04證照借用與歸還
證照不僅要存、還要用，會博通為用戶提供了流程化的借閱與歸還處理平臺，可以準確記錄證照利用情況。借閱與歸還流程化管理，為企業證照利用提供了極大的便利。在實際的執行中，用戶只需要通過系統，勾選證照并將之放進收納盒中，就可以一鍵發起標準化的借閱流程，流程步驟即表單均可自定義。
假設您需要借閱電子證照，那么直接通過線上提交借閱申請、下載借閱證照就可以了；假設您是需要借用實體證照，也可以通過線上申請、線下取用的方式進行借閱。電子化的借閱方式，使證照的借閱痕跡實時、規范化地留存在系統當中，便于證照的便捷利用與追溯。
05電子證照防擴散水印
會博通為用戶提供了在借閱流程中，設置生成電子證照打印水印功能。通過證照借閱申請后，管理員可根據提交人提交的用戶，設定打印水印，用于限定電子證照的使用范圍，可自由設置多項參數，滿足更為個性化的水印設置。
水印設置的模式可完全自主定義，您既可以直接套用單位名全稱、單位名簡稱、單位英文名、系統名稱，也可以直接自由定義水印內容。比如，您審批的證照用于某某項目投標，可直接在系統中打上水印，僅限用于某某項目招投標。這樣就很好地規避了證照被濫用的風險。
06證照的利用統計
證照利用統計功能為用戶提供了非常詳實的數據統計信息，可從一定的側面幫助企業管理者分析業務偏向、業務進度、以及項目和員工的動態。
區別與普通的文件夾、excel等證照關系，系統性的證照管理應用能夠為用戶提供更為安全的證照保護。在會博通綜合證照管理系統當中，我們為用戶提供了痕跡記錄、USBkey、數字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印等安全管理功能，最大限度保障證照安全。
在系統登錄階段，會博通強制了復雜密碼、機器指紋，很好地規避了由于系統用戶太過隨意而被人隨意侵入系統的情況；在證照利用、傳輸的過程中，會博通通過痕跡記錄、數字證書、USBkey、防擴散水印等來保障安全，會博通從操作的全流程為系統設置了重重的安全屏障，系統使用更安心和踏實。
為什么要進行證照檔案管理？
①公司證照未實現數字化，查閱要專門跑到到管理部門，影響效率。
②各部門分散保存證照資料，公司沒有集中管理，有什么，在哪里均不清楚，導致證照無從找起。
③證照文件一般都會存在有效期，證照很多，很多時候過期都不得而知。
④證照分類不科學，查找都經常花費大量的時間。
⑤外出投標等借出證照頻率很高，有時會不知去向，了解借用人員也需要多方溝通。
會博通綜合證照文件管理系統
會博通綜合性證照管理解決方案，實現了實體及數字證照文件的集中統一管理，結合標準版的借閱流程管理，提供證照管理效率及規范性。
01證照管理信息化
會博通綜合證照管理系統，實現了證照管理的信息化存儲和應用。在證照存儲方面，用戶可以對證照的文本、日期、金額等屬性定義，還可自由選擇證照性質、證照類型、管理部門等不同的分類方式進行結構化、有序化證照管理。此外，包含證照申辦、變更、延期，證照搜索、證照統計、證照提醒、借還登記等均可通過線上的方式解決，簡單又方便。
使用會博通證照管理系統，您可以將企業當中的營業執照、經營許可證等經營類執照；專利、商標、著作權等權利證書；質量體系認定證書、儀器儀表鑒定等資質性證件；土地證、房產證、車船行駛證等資產性證件數字化存儲于系統中，既能夠很好地備份和保護了原件，也能提高證照的利用率。
02證照分類與管理授權
證照管理在一定程度上與企事業單位的商業運營工作相關，因此做好保密性以及權限管理非常重要。會博通綜合性證照管理系統為用戶提供了分類授權體系輔助企業進行證照安全管理。會博通的分類授權體系屬于細粒化授權，即可每一個分類都可以進行單獨授權、配置某用戶、某部門或整個公司對分類下所管理內容的訪問密集，以及對其操作權限。
比如，李一是某公司商務部的同事，經常需要參加招投標的活動，需要用到營業執照、審計報告、iso等資料，為避免反復申請使用耗時和繁瑣，系統管理員，可直接授權李一擁有招投標證照的使用權限，允許它在權限范圍內，進行自主調用。
03證照事務提醒
各類營業執照、許可證資格證書的有效期、更新時間各不相同，為了避免證照失效過期、不耽誤業務運作，需要定義進行年檢或更新。
會博通綜合證照檔案系統，內嵌了提醒功能，用戶對每一份證照都可以設置多個提醒，讓證照年檢、換證、延期等工作永不落單。證照提醒方式可以以郵件或短信的方式進行。
假設，某份許可證需要在12月進行年審，那么您可以提前為該許可證添加提醒：許可證年審辦理；預設時間可為12月1日3天前，以每天一次的周期發送給對應的負責人或部門。設置好后，您就可以不用可以記住年審的時間，到期之后，系統會主動向負責人及相應的部門發出郵件或短信，提醒其作出相應。
04證照借用與歸還
證照不僅要存、還要用，會博通為用戶提供了流程化的借閱與歸還處理平臺，可以準確記錄證照利用情況。借閱與歸還流程化管理，為企業證照利用提供了極大的便利。在實際的執行中，用戶只需要通過系統，勾選證照并將之放進收納盒中，就可以一鍵發起標準化的借閱流程，流程步驟即表單均可自定義。
假設您需要借閱電子證照，那么直接通過線上提交借閱申請、下載借閱證照就可以了；假設您是需要借用實體證照，也可以通過線上申請、線下取用的方式進行借閱。電子化的借閱方式，使證照的借閱痕跡實時、規范化地留存在系統當中，便于證照的便捷利用與追溯。
05電子證照防擴散水印
會博通為用戶提供了在借閱流程中，設置生成電子證照打印水印功能。通過證照借閱申請后，管理員可根據提交人提交的用戶，設定打印水印，用于限定電子證照的使用范圍，可自由設置多項參數，滿足更為個性化的水印設置。
水印設置的模式可完全自主定義，您既可以直接套用單位名全稱、單位名簡稱、單位英文名、系統名稱，也可以直接自由定義水印內容。比如，您審批的證照用于某某項目投標，可直接在系統中打上水印，僅限用于某某項目招投標。這樣就很好地規避了證照被濫用的風險。
06證照的利用統計
會博通綜合證照管理系統為用戶提供可自定義范圍的證照利用統計功能，有權限的用戶可隨時隨地對證照的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統計。
證照利用統計功能為用戶提供了非常詳實的數據統計信息，可從一定的側面幫助企業管理者分析業務偏向、業務進度、以及項目和員工的動態。
07證照安全管理
區別與普通的文件夾、excel等證照關系，系統性的證照管理應用能夠為用戶提供更為安全的證照保護。在會博通綜合證照管理系統當中，我們為用戶提供了痕跡記錄、USBkey、數字證書、機器指紋、登錄安全、防擴散水印等安全管理功能，最大限度保障證照安全。
在系統登錄階段，會博通強制了復雜密碼、機器指紋，很好地規避了由于系統用戶太過隨意而被人隨意侵入系統的情況；在證照利用、傳輸的過程中，會博通通過痕跡記錄、數字證書、USBkey、防擴散水印等來保障安全，會博通從操作的全流程為系統設置了重重的安全屏障，系統使用更安心和踏實。
證照管理信息化、證照分類與管理授權、證照事務提醒、證照借用與歸還、電子證照防擴散水印、證照的利用統計、證照安全管理，會博通從以上7個方面為企業構建了一個生態化的證照管理系統，助力企業高效運營管理。
推薦閱讀：
公司新聞
最新案例
免責聲明：部分文章信息來源于網絡以及網友投稿，本網站只負責對文章進行整理、排版、編輯，是出于傳遞更多信息之目的，并不意味著贊同其觀點或證實其內容的真實性，如本站文章和轉稿涉及版權等問題，請作者在及時聯系本站，我們會盡快處理。
更多資訊